井波

所謂館室結(jié)合是指檔案館與檔案室在業(yè)務(wù)建設(shè)上實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，其目的是使檔案館與檔案室的業(yè)務(wù)建設(shè)相銜接，為日后機(jī)關(guān)檔案室的檔案進(jìn)館打下好的基礎(chǔ)，避免檔案進(jìn)館時(shí)的一些重復(fù)勞動，下面就基層檔案室如何促進(jìn)館室結(jié)合問題談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識，不當(dāng)之處請指正。

1 提高認(rèn)識，擺正位置

1、館室結(jié)合是推動檔案工作整體發(fā)展的需要

長期以來文書處理部門、檔案室、檔案館作為檔案形成和管理的三個部門缺乏必要的協(xié)調(diào)，檔案重復(fù)勞動現(xiàn)象較為普遍，并且制約了檔案整體水平的提高。首先文書工作階段，也就是形成檔案階段就存在有“先天不足”，形成的歸檔文件材料質(zhì)量不高；其次文書工作與檔案工作既交叉，又脫節(jié)，特別是在文書歸檔文件整理這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)上缺乏有力的協(xié)調(diào)和控制，文件材料收集不齊全，整理不規(guī)范。檔案室的基礎(chǔ)工作不能為檔案館充分利用。這些不協(xié)調(diào)成為檔案工作發(fā)展中不可忽視的問題，這證明要想推動檔案工作整體發(fā)展必須實(shí)現(xiàn)館室結(jié)合。

2、從檔案館與檔案室所處地位看必須實(shí)行館室結(jié)合

檔案館和檔案室是同處于一個檔案管理系統(tǒng)之內(nèi)的兩個內(nèi)在因素。從文件生命周期論的角度看，二者是同一生命周期內(nèi)兩個階段。從現(xiàn)行文件到歷史檔案是一個延續(xù)統(tǒng)一前后銜接的完整過程，可分為四個階段：一是文件制作產(chǎn)生階段；二是文件現(xiàn)行階段；三是文件歸檔暫時(shí)保存階段，也就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案階段；四是文件保存于檔案館階段。在這四個階段間的運(yùn)動是緊密相連不可分割的。因此不難看出檔案館、檔案室之間既有相對獨(dú)立性，又是緊密相連互相影響的?？梢哉f是檔案管理這根鏈條上的兩個不同環(huán)節(jié)。這也充分說明搞好檔案館的業(yè)務(wù)建設(shè)就必須先做好檔案室的業(yè)務(wù)建設(shè)。做到館、室業(yè)務(wù)銜接，實(shí)現(xiàn)應(yīng)進(jìn)館的檔案及檢索工具在檔案室階段就提前接軌，所以從檔案館和檔案室所處不同地位看就必須實(shí)行館室結(jié)合。

3、從檔案室的業(yè)務(wù)工作是檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)角度看也必須實(shí)行館室結(jié)合。

檔案館的業(yè)務(wù)建設(shè)是建立在檔案室業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)之上的。如歸檔文件質(zhì)量的高低，館藏檔案的豐實(shí)程度，檔案檢索工具的建立等基礎(chǔ)均來自檔案室的業(yè)務(wù)建設(shè)。

第一、內(nèi)容豐實(shí)，結(jié)構(gòu)合理的館藏主要來自基層檔案室。檔案室是館藏來源的主渠道，只有做到檔案室的室藏豐富、結(jié)構(gòu)合理，才能進(jìn)而達(dá)到館藏的內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理。否則去談館藏豐富就是無本之木、無源之水。如果基層檔案室能把一切有利用價(jià)值的各種門類，各種載體的文件材料齊全完整地及時(shí)歸檔，會給檔案館豐富館藏打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)，否則就會使豐富館藏處于被動地位。

第二、高質(zhì)量的館藏基礎(chǔ)也在檔案室。檔案室歸檔文件質(zhì)量的高低，直接影響著館藏檔案整理質(zhì)量的高低。要想提高館藏檔案整理質(zhì)量，首先基層檔案室就必須在提高歸檔文件整理質(zhì)量上狠下功夫。

2 扎實(shí)工作，打牢基礎(chǔ)

實(shí)踐證明檔案館室之間業(yè)務(wù)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)、步調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)、做法的高度統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)館室結(jié)合的重要保證，所以基層檔案室在歸檔工作中就應(yīng)該從制定歸檔范圍、保管期限表、組件、裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章、編目到裝盒都嚴(yán)格按進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)去做。具體要抓好三點(diǎn)：

1、配合好縣檔案局（館）組織的一年一度的集中歸檔文件整理工作。文書歸檔文件整理是文書工作和檔案工作的臨界點(diǎn)，是推行文檔一體，館室結(jié)合的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。幾年來，縣檔案局（館）加大了文書歸檔文件整理監(jiān)督指導(dǎo)力度，每年第一季度末縣級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位文檔人員分期分批到檔案局（館）集中歸檔文件整理，從文件的收集、組件、裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章、編目到裝盒都由檔案局（館）業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)把關(guān)，以此保證了歸檔文件整理質(zhì)量達(dá)到進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。在此工作中，各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位文書處理部門和基層檔案室要努力做到以下三點(diǎn)：一是要提高認(rèn)識，端正態(tài)度。要做到既要熱情高漲，又要有超前意識。即在集中歸檔文件整理前兩周之內(nèi)把本單位應(yīng)歸檔的各門類文件材料收集齊全，并嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)組件、裝訂、分類、排列，便于縣檔案局（館）業(yè)務(wù)人員及時(shí)審定。二是按時(shí)參加集中歸檔文件整理，做到不遲到、不早退、出滿勤、干滿點(diǎn)，確保在縣檔案局（館）規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成歸檔文件整理。三是要按縣檔案局（館）的要求，嚴(yán)把歸檔文件整理質(zhì)量關(guān)，不明白的問題及時(shí)請教檔案局（館）業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，確保歸檔文件整理質(zhì)量達(dá)到進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。

2、編制檢索工具，達(dá)到進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，為將來進(jìn)館打好基礎(chǔ)。

基層檔案室在平日工作中，要逐步完善檢索體系。要編制出質(zhì)量高的歸檔文件目錄、專題目錄、全宗介紹等檢索工具。在編制工作中要及時(shí)請教檔案局（館）的業(yè)務(wù)人員，確保編制各類檢索工具質(zhì)量達(dá)到進(jìn)檔案館的要求。所編檢索工具要一式四套，其中兩套隨檔案一起進(jìn)館。

3、編研資料達(dá)到進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，為將來進(jìn)館打好基礎(chǔ)。

基層檔案室在平日工作中，要根據(jù)檔案局（館）的要求和標(biāo)準(zhǔn)，積極開展檔案的編研工作。必須編寫的有：《組織機(jī)構(gòu)沿革》《大事記》等，還要努力編寫出本單位的志書，將來同檔案一并進(jìn)館。在編寫工作中要做到嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，一絲不茍。確保編研材料經(jīng)得歷史的檢驗(yàn)，為縣檔案館編研全縣的《組織機(jī)構(gòu)沿革》《大事記》《黨史》《縣志》等大型志書打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)。