黃海燕

人事檔案是組織人事部門在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中的重要依據(jù)，也是維護(hù)個人權(quán)益的法律憑證，與檔案當(dāng)事人切身利益和前途命運息息相關(guān)。近年來，因人事檔案中記錄了“不實之詞”或被塞進(jìn)不利于當(dāng)時人的材料等，對當(dāng)事人造成人身傷害（精神上的傷害和經(jīng)濟上的損失）由此引發(fā)的檔案糾紛甚至訴訟經(jīng)媒體曝光引進(jìn)全社會的廣泛關(guān)注。因此，解開人事檔案神秘面紗，及時賦予當(dāng)事人對自身檔案知情權(quán)和用人單位對員工人事檔案知情權(quán)已刻不容緩。

一、人事檔案知情權(quán)涵義

知情權(quán)是指知悉、獲取信息的自由與權(quán)利，包括從官方或非官方知悉、獲取相關(guān)信息。隨著知情權(quán)外延的不斷擴展，知情權(quán)既有公法權(quán)利的屬性，也有民事權(quán)利的屬性，特別是對個人信息的知情權(quán)，是公民作為民事主體所必須享有的人格權(quán)的一部分。

人事檔案知情權(quán)是近年來伴隨著我國公民知情權(quán)的發(fā)展和政府信息公開進(jìn)程而呈現(xiàn)出來的。人事檔案知情權(quán)是指在不損害國家和集體利益前提下，當(dāng)事人合法擁有對本人人事檔案材料內(nèi)容真實性、完整性等狀況及其利用情況等知曉的權(quán)利。

雖然人事檔案歷來被蒙上神秘的面紗，但作為當(dāng)事人對自己的檔案并不是一無所知，當(dāng)事人對檔案材料應(yīng)包含學(xué)籍檔案、工作期間的各種審批表、考核表等狀況其實是有一定了解的，而且檔案中一些個人基本信息也幾乎是由本人填寫的。賦予當(dāng)事人知情權(quán)，不僅局限于當(dāng)事人自己所填寫的內(nèi)容，更重要的是指當(dāng)事人有權(quán)了解學(xué)校、用人單位或組織人事部門對當(dāng)事人各方面的評價意見、鑒定結(jié)果等情況，這些意見材料在入檔之前應(yīng)該告知當(dāng)事人，當(dāng)事人如有異議，有權(quán)提出申訴；應(yīng)讓當(dāng)事人知曉究竟哪些材料需要入檔及其是否按時按要求入檔；當(dāng)事人在需要時，可向有關(guān)檔案機構(gòu)了解其個人范圍內(nèi)的檔案構(gòu)成情況，自己在工作學(xué)習(xí)成長過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，可向檔案機構(gòu)提供補充。當(dāng)事人有權(quán)知道自身檔案被利用情況，當(dāng)事人有權(quán)了解查閱其人事檔案的單位名稱、利用者姓名、利用目的、查閱內(nèi)容、查閱時間和查閱結(jié)果等。

用人單位知情權(quán)是指用人單位合法擁有的對其員工人事檔案記錄內(nèi)容的客觀真實程度的知曉權(quán)利。人事檔案隨著個人成長逐步形成和充實，在保管和利用個人檔案方面用人單位雖然擁有主動權(quán)，但由于“檔隨人走”、“檔案管理部門保管”等特點，加

上有的單位或個人出于種種原因刻意隱瞞事實、進(jìn)行檔案造假或者遺漏檔案材料，使得用人單位并不完全知曉檔案內(nèi)容的真實和完整情況。因此，在賦予當(dāng)事人對本人人事檔案知情權(quán)的同時，也應(yīng)保證用人單位對其員工人事檔案真實完整情況的知情權(quán)。

二、人事檔案管理中知情權(quán)缺位帶來的問題及公開人事檔案知情權(quán)的必要性和重要性

1.公民對人事檔案的重要性和人事檔案知情權(quán)的意識不足

近年來，隨著政府信息公開相關(guān)法律法規(guī)相繼出臺，提倡公民享有人事檔案知情權(quán)的呼聲越來越高，但是我國公民對人事檔案知情權(quán)觀念理解還不夠深入，對自身檔案材料的社會價值仍認(rèn)識不足，導(dǎo)致越來越多的人認(rèn)為人事檔案可有可無，幾年來“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象屢見不鮮，嚴(yán)重影響了檔案內(nèi)容的真實性、完整性和檔案利用價值的提升。保障人事檔案的知情權(quán)，人們對自身檔案價值有了新的認(rèn)識，明確了檔案的內(nèi)容和用途及與本人的相關(guān)性，就會盡力去維護(hù)它的完整和安全；了解組織和領(lǐng)導(dǎo)對自己的評價，更加全面準(zhǔn)確地認(rèn)識自我，進(jìn)一步明確今后努力方向，有利于增強公民對人事檔案的重視程度，一定程度上有利于減少“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象發(fā)生。

2.人事檔案信息資源開發(fā)利用率低

人事檔案收集整理的目的是為了服務(wù)和利用。長期以來，受滯后的法制建設(shè)和傳統(tǒng)封閉的人事檔案管理模式等因素影響，人事檔案的利用是只對單位不對個人的，人事檔案當(dāng)事人無權(quán)查閱本人檔案信息，很多人不了解自己檔案中的內(nèi)容和信息甚至根本不知道自己檔案的下落，檔案的利用價值大打折扣。鑒此，保障人事檔案的必要性、重要性在于適當(dāng)開放人事檔案，把檔案利用的權(quán)利交與個人，人們可以依據(jù)有關(guān)規(guī)定通過正當(dāng)程序查看自己的檔案，知曉自身檔案的內(nèi)容，明白檔案的價值，有利于提高檔案利用率。同時，由于個人的積極參與也有利于擴充檔案利用效果的反饋渠道，有助于激活人事檔案，從而最大限度發(fā)揮人事檔案的價值，為社會大眾服務(wù)。

3.人事檔案流動卡檔、一人多檔問題時有發(fā)生

市場經(jīng)濟條件下，人才的合理流動有利于人才資源與物質(zhì)資源優(yōu)化配置，有利于推動生產(chǎn)力發(fā)展。但現(xiàn)行的人事檔案制度，檔案由用人單位管理，使得人事檔案成為“卡”人的工具，嚴(yán)重阻礙優(yōu)秀人才合理流動。有些人才為了謀求更好的發(fā)展平臺，主動放棄人事檔案，出現(xiàn)了“棄檔”現(xiàn)象；而一些單位為了招納人才，為新引進(jìn)的人才重新建立了一份人事檔案。為取悅?cè)瞬牛聠挝煌谛陆ㄈ耸聶n案中突出人才的成績和優(yōu)點，而少有甚至沒有留下其缺點與不足的記錄，沒有對當(dāng)事人進(jìn)行客觀、公正地評價，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實性與權(quán)威性。與此同時，“一人多檔”的現(xiàn)象也不利于對人才進(jìn)行合理有效管理。因此，實現(xiàn)人事檔案知情權(quán)，明確人事檔案由單位和個人共同擁有，單位對人事檔案所有權(quán)具有時效性，這樣就可以做到 “人檔不離”，防止出現(xiàn)“卡檔”和“一人多檔”的怪現(xiàn)象。

4.人事檔案監(jiān)管工作有待加強

長期以來，人事檔案存在組織、人事、勞動、檔案局等“多頭管理”，有關(guān)部門權(quán)責(zé)不明的狀況，加上傳統(tǒng)封閉式的管理模式，檔案利用率低，有關(guān)單位和人事檔案主體無法對檔案主管部門及檔案管理人員進(jìn)行有效監(jiān)督，人事檔案缺失或不實的現(xiàn)象時有發(fā)生，給當(dāng)事人造成極大的損失，有的因此引起糾紛、爭議甚至訴訟。保障人事檔案知情權(quán)，個人可以通過正當(dāng)程序查閱自己的人事檔案，了解檔案內(nèi)容，核實檔案材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，可以督促相關(guān)單位和人員及時補充或修改檔案材料，防止他人人為惡意篡改，這樣就能降低公民權(quán)利受損程度，增強檔案主管部門和檔案管理人員責(zé)任心，有效監(jiān)督人事檔案工作，促進(jìn)檔案工作科學(xué)發(fā)展。

三、保障人事檔案知情權(quán)的具體途徑

1.更新觀念，提高認(rèn)識，營造氛圍

當(dāng)前人事檔案知情權(quán)的理念尚未深入人心，普通民眾對這個概念還比較陌生，組織人事等檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實際及時制定相關(guān)政策法規(guī)，積極開展對相關(guān)政策法規(guī)的輿論宣傳和人事檔案知情權(quán)咨詢服務(wù)，提高公民的檔案意識和法制意識，提升他們維護(hù)自身合法權(quán)益的能力，使公民能夠充分行使知情權(quán)。同時，要通過電視、報刊、網(wǎng)絡(luò)等媒介，多渠道多方式地宣傳人事檔案的功能和價值，打破公民對人事檔案的神秘感和陌生感，讓人們充分了解人事檔案在自身學(xué)習(xí)、工作和學(xué)習(xí)中的重要作用，勇于捍衛(wèi)本人對人事檔案的知情權(quán)利，營造一個開放人事檔案的良好輿論氛圍。

2.健全完善人事檔案知情權(quán)的法律法規(guī)

完善人事檔案知情權(quán)相關(guān)的法律法規(guī)是實現(xiàn)檔案知情權(quán)的根本保證。雖然《中華人民共和國檔案法》第二十條已經(jīng)規(guī)定了公民可以根據(jù)需要，利用有關(guān)單位保存的檔案的權(quán)力。但是我國其他人事檔案法律法規(guī)都規(guī)定“任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。因此，必須修改和完善現(xiàn)有人事檔案法律法規(guī)，從法律的角度來界定人事檔案知情權(quán)，確保公民合法擁有自身檔案知情權(quán)利。筆者認(rèn)為，在法律法規(guī)中應(yīng)明確公民對自身檔案有申請知曉的權(quán)利。但是人事檔案向本人開放必須有所規(guī)范，一是卻有查閱、利用本人人事檔案的需要；二是申請要符合公布的法規(guī)中的規(guī)定的時間、地點、費用和應(yīng)當(dāng)遵循的程序。在法律法規(guī)中應(yīng)明確公民提請相關(guān)部門的更正權(quán)，即公民在發(fā)現(xiàn)涉及自身的檔案信息有錯誤之處或者與實事不符合時，有權(quán)要求相關(guān)部門進(jìn)行修改或更正；公民在對其享有獲取的檔案信息中，發(fā)現(xiàn)有不齊全、不正確，已過時或使人誤解的內(nèi)容時，有權(quán)要求更正。如果相關(guān)單位拒絕更正時，必須書面提出拒絕的理由，當(dāng)事人有權(quán)就相關(guān)單位拒絕更正的決定向法院提起訴訟。在法律法規(guī)中還應(yīng)明確公民獲得救濟的權(quán)利，即人事檔案當(dāng)事人不服行政機關(guān)作出的關(guān)于人事檔案信息開放利用的決定時，有權(quán)在申請行政復(fù)議和提起行政訴訟中進(jìn)行選擇的權(quán)利，以便使人事檔案相對人的知情請求權(quán)在受到侵害時能及時獲得司法上的救助。

3.正確處理公開權(quán)與隱私權(quán)關(guān)系

我們在維護(hù)公民擁有合法知情權(quán)的同時，也要注意嚴(yán)格保護(hù)公民的隱私權(quán)。要樹立“立檔為民”理念，堅持“積極利用”與“謹(jǐn)慎開放”的有機結(jié)合，一方面，要積極倡導(dǎo)保障公民知情權(quán)，對人事檔案開放利用，即在法律允許的范圍內(nèi)，公民提出書面申請，可以查閱利用本人的檔案。另一方面，開放人事檔案必須以尊重公民的隱私權(quán)為前提，凡是涉及個人出生狀況、健康狀況、財產(chǎn)收入狀況、婚姻狀況、宗教信仰等人事檔案中有關(guān)個人利益或?qū)賯€人特征且當(dāng)事人不愿為他人知曉或散步的個人信息，相關(guān)部門必須保護(hù)個人隱私而限制他人利用，要堅持保持知情權(quán)與隱私權(quán)的有機平衡原則，更好地保護(hù)公民的合法權(quán)利。

4.健全監(jiān)督機制，加強檔案管理

加強監(jiān)督，規(guī)范管理是公民人事檔案知情權(quán)的有力保障。要明確規(guī)定檔案主管部門及檔案管理人員的法律責(zé)任和義務(wù)，對應(yīng)當(dāng)公開而不予公開人事檔案內(nèi)容或者是應(yīng)當(dāng)保密人事檔案內(nèi)容卻公開的單位和個人，要給予嚴(yán)厲的處罰，追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。要設(shè)立專門的評估機構(gòu)，定期或不定期監(jiān)測人事檔案材料的真實性、合法性和實用性，對個人或用人單位就材料真假提出的異議做出鑒定，督促有關(guān)單位采取措施解決問題。建立健全投訴機制，通過設(shè)立舉報電話、信箱等方式保障公民知情權(quán)，暢通監(jiān)督渠道，自覺接受社會各界的監(jiān)督，保障公民知情權(quán)實現(xiàn)。