胡宏光

摘 要：企業(yè)辦公室是一個(gè)單位的綜合管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的重要作用。綜合協(xié)調(diào)是企業(yè)辦公室工作的主要職能，是溝通和反饋各種信息、協(xié)調(diào)和改善各方關(guān)系的重要途徑。協(xié)調(diào)工作是否到位，直接影響到企業(yè)各項(xiàng)工作完成的質(zhì)量和效果。本文針對(duì)加強(qiáng)企業(yè)辦公室在日常工作中的綜合協(xié)調(diào)，提高辦公室的工作效率和管理效能，提出了五個(gè)方面的建議。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合協(xié)調(diào)；建議

一、建立三項(xiàng)制度

要搞好綜合協(xié)調(diào)工作，保障企業(yè)各方面工作正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須建章建制，抓好以下三項(xiàng)制度的建立。

1.建立辦公室日常協(xié)調(diào)制度。沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。為了較好解決工作中遇到的矛盾和問(wèn)題，做到辦事講程序，工作講規(guī)則，銜接有條理，作為辦公室要堅(jiān)持不斷完善內(nèi)部協(xié)調(diào)工作規(guī)則、信息工作制度、督辦工作制度、接待工作制度等制度，保障各項(xiàng)工作有序運(yùn)行，保證協(xié)調(diào)工作的落實(shí)。

2.建立重點(diǎn)工作考核制度。根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，結(jié)合不同時(shí)期企業(yè)各項(xiàng)重點(diǎn)工作的不同要求，有針對(duì)性地開展重點(diǎn)工作考核。注意進(jìn)行量化考核打分，促進(jìn)綜合協(xié)調(diào)工作的有序進(jìn)行。

3.建立有效的信息聯(lián)系制度。要及時(shí)掌握企業(yè)各方面工作動(dòng)態(tài)，把各種問(wèn)題消除在萌芽狀態(tài)，保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集中精力抓大事，部門集中精力抓好業(yè)務(wù)。為此，企業(yè)辦公室要在內(nèi)部各單位、部門“聘請(qǐng)”一些信息員，明確信息報(bào)告任務(wù)，收集整理工作信息，分析、研究工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。特別是對(duì)突發(fā)事情，及時(shí)跟蹤和呈報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，迅速研究處理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

二、把握三個(gè)原則

1.把握協(xié)調(diào)重點(diǎn)原則。綜合協(xié)調(diào)工作涉及企業(yè)上下內(nèi)外事務(wù)的方方面面，只有抓住工作重點(diǎn)才能帶動(dòng)全局。辦公室人員要善于確定并抓好一個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作，把辦公室工作置于企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展和穩(wěn)定的大局中來(lái)謀劃，把重點(diǎn)決策部署、關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)、主要矛盾和問(wèn)題等關(guān)注點(diǎn)作為協(xié)調(diào)工作的著力點(diǎn)。要善于抓住對(duì)全局發(fā)展具有關(guān)鍵性影響的工作，抓住協(xié)調(diào)工作的決定性環(huán)節(jié)，增強(qiáng)協(xié)調(diào)工作的針對(duì)性，做到“牽一發(fā)而動(dòng)全身”。

2.把握照章辦事原則。制度協(xié)調(diào)是最基本、最有效的協(xié)調(diào)方式之一。辦公室要不斷加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)，改進(jìn)和完善制度約束體系，形成有章可循、有法可依的工作機(jī)制，明確責(zé)任劃分，以制度管人，按規(guī)定辦事，避免職責(zé)不清、任務(wù)不明、推諉扯皮等問(wèn)題發(fā)生。

3.把握?qǐng)F(tuán)結(jié)內(nèi)外的原則。辦公室工作具有系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和連續(xù)性，絕大部分工作都需要辦公室內(nèi)外同事的齊心協(xié)力、互相配合才能做好。做好辦公室工作，首先要協(xié)調(diào)好內(nèi)外關(guān)系。辦公室內(nèi)外同事間要相互信任、相互支持，大事共商量，小事多體諒，培養(yǎng)員工之間、部門之間的凝聚力。其次，要維護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)集體的團(tuán)結(jié)，辦公室人員要緊跟領(lǐng)導(dǎo)思路，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的想法和意圖，客觀、公正、準(zhǔn)確地表達(dá)各方意見，當(dāng)好參謀助手，不越級(jí)請(qǐng)示，不多頭請(qǐng)示。盡量避免和化解領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)集體統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，心往一處想，勁往一處使，營(yíng)造一個(gè)團(tuán)結(jié)融洽、精誠(chéng)協(xié)作的集體氛圍。

三、抓好各方協(xié)調(diào)

企業(yè)辦公室肩負(fù)著上下溝通、平行交流的職責(zé)。工作協(xié)調(diào)得好，就可以使公司內(nèi)各單位、部門之間以及上下級(jí)之間形成強(qiáng)大的工作合力，提高機(jī)關(guān)工作效能。在協(xié)調(diào)對(duì)象上，應(yīng)注意做好以下五個(gè)方面的協(xié)調(diào)：

1.做好與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。及時(shí)領(lǐng)會(huì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意圖，把企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作準(zhǔn)確及時(shí)地安排、布置、貫徹下去。

2.做好與上級(jí)機(jī)關(guān)的協(xié)調(diào)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文、通知、安排，及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，在當(dāng)好“參謀”的前提下，及早拿出思路和方案。

3.做好領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)。辦公室處于公司“中樞”位置，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、各項(xiàng)工作安排等等，許多問(wèn)題都需要辦公室出面溝通協(xié)調(diào)。由于領(lǐng)導(dǎo)之間存在工作分工，一些問(wèn)題和矛盾往往匯集到辦公室。因此，必須高度重視領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)，做到多請(qǐng)示，多匯報(bào)，多溝通，找到“共同點(diǎn)”，尋求“平衡點(diǎn)”，消除誤解，求得共識(shí)。

4.做好與各單位和部門之間的協(xié)調(diào)。在工作中，由于各單位和部門之間的工作側(cè)重點(diǎn)和工作要求不同，不可避免的會(huì)產(chǎn)生一些不同的意見，辦公室必須主動(dòng)做好協(xié)調(diào)工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時(shí)協(xié)調(diào)解決。屬于需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題，及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，既解決問(wèn)題，又尊重各方面的意見。

5.做好與地方政府之間的協(xié)調(diào)。近年來(lái)，公司改革發(fā)展快速推進(jìn)，需要與省、市、區(qū)各級(jí)政府和主管部門進(jìn)行大量的溝通和協(xié)調(diào)，辦公室在其中必須發(fā)揮積極主動(dòng)的作用，搞好公司上下與地方政府和部門之間的協(xié)調(diào)和工作對(duì)接。

四、勤于三種督辦

任何一項(xiàng)工作任務(wù)的完成，都是抓落實(shí)的結(jié)果。沒(méi)有落實(shí)，再完善的制度也是一紙空文，再理想的目標(biāo)也不會(huì)實(shí)現(xiàn)。對(duì)于公司而言，發(fā)展目標(biāo)固然重要；目標(biāo)一旦確定，關(guān)鍵問(wèn)題是要抓落實(shí)。因此，協(xié)調(diào)工作的效果如何，最終需要督辦來(lái)落實(shí)。

1.以文督辦。對(duì)上級(jí)和公司領(lǐng)導(dǎo)安排布置的工作，定期進(jìn)行檢查，檢查的結(jié)果以文件、簡(jiǎn)報(bào)等形式予以通報(bào)，以此促進(jìn)和調(diào)動(dòng)各單位、各部門工作的積極性。

2.以會(huì)督辦。對(duì)一些涉及公司全局工作和重要事項(xiàng)，需要以會(huì)議形式協(xié)調(diào)督辦的，辦公室要及時(shí)通知，具體負(fù)責(zé)好會(huì)議的文字起草，會(huì)議服務(wù)，溝通協(xié)調(diào)。

3.以查督辦。上級(jí)和公司領(lǐng)導(dǎo)安排布置的工作，完成的進(jìn)程如何，效果如何，只有通過(guò)督辦檢查，強(qiáng)化協(xié)調(diào)效果，才能達(dá)到協(xié)調(diào)的目的，最終才能完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

五、講究三個(gè)技巧

凡事都有技巧。工作更要注重原則性與靈活性相結(jié)合。在協(xié)調(diào)方式上，更要講究工作技巧。

1.顧全大局。凡事多站在領(lǐng)導(dǎo)和全局的角度深入考慮問(wèn)題，多站在工作需要的角度考慮問(wèn)題，堅(jiān)持政策，出以公心，依規(guī)辦事，以理服人。

2.精心安排。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，這就要求辦公室在復(fù)雜的工作局面中巧妙安排，靈活處理，變無(wú)序?yàn)橛行?，變?fù)雜為簡(jiǎn)單。

3.善于溝通。善于加強(qiáng)溝通聯(lián)系，統(tǒng)一思想，形成共識(shí)，理順關(guān)系，化解矛盾，立足于解決問(wèn)題，調(diào)動(dòng)各方面的積極性，確保工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

六、結(jié)語(yǔ)

辦公室人員不但要注意以上五個(gè)方面的內(nèi)容，而且還要不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)和品格魅力的培養(yǎng)，增強(qiáng)知識(shí)儲(chǔ)備，用心、用情做好每一件事，在綜合協(xié)調(diào)工作中磨練成長(zhǎng)，努力開創(chuàng)企業(yè)辦公室工作的新局面。