顧麗麗

摘 要：在人力資源管理中，員工的各種信息都匯集成為人事檔案，在整個人力資源管理中，人事檔案管理占有重要地位。高效的人事檔案管理能夠使事業(yè)單位及時了解員工的情況，從而充分開發(fā)與利用好人力資源。隨著人力資源管理理念的更新，如果事業(yè)單位不能夠及時提高人事檔案管理水平，那么勢必會阻礙單位人力資源管理水平的提高。在本文中，筆者采用辯證的視角來對人事檔案管理的重要性加以闡述，并提出優(yōu)化人事檔案管理的有關(guān)策略，對全面提高事業(yè)單位人力資源管理水平具有重要意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 人力資源管理 事業(yè)單位

針對當(dāng)前事業(yè)單位的改革和發(fā)展來說，人力資源管理就是綜合各方面物力來有效地運(yùn)用人力，借助多種科學(xué)合理的手段來對人力資源進(jìn)行培訓(xùn)、組織與配置，從而使得其能夠?qū)崿F(xiàn)效能最大化。在此過程中，事業(yè)單位需要從人性的角度來控制、協(xié)調(diào)與引導(dǎo)員工的行為，使得員工的主觀能動性能夠被充分調(diào)動起來。從本質(zhì)上講，事業(yè)單位的人力資源管理就是對“人”進(jìn)行管理，其核心為“人”。人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理中的重要組成部分。其是企事業(yè)單位在進(jìn)行人事活動的過程中而形成的，其為員工個人情況、工作情況等的記錄材料，具有真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性、動態(tài)性、機(jī)密性。在人才選拔的過程中，人事檔案是最為重要的參考資料，其能夠反映出員工在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)的各種情況。從某種程度來講，人事檔案管理從屬于人力資源管理，人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理的重要方面，也是為了有效進(jìn)行人力資源管理而采取的措施。因此，事業(yè)單位在優(yōu)化人力資源配置的過程中，要想充分發(fā)揮人力資源的價值，必須要積極完善人事檔案管理。事業(yè)單位應(yīng)明確人事檔案的重要性，從多方面提升人事檔案管理的質(zhì)量水平。

一、人事檔案管理的重要價值

針對那些企業(yè)化的事業(yè)單位來說，隨著市場競爭的白熱化，其只有依賴人才能夠得到生存與發(fā)展。很多事業(yè)單位已經(jīng)意識到人才的重要性，紛紛提高其人力資源管理水平。在人力資源管理中，人才的選拔成為重要工作。而人事檔案能夠反映出員工的各項(xiàng)信息，對于事業(yè)單位選拔人才、運(yùn)用人才具有重要意義?？梢哉f，人力資源管理與人事檔案管理之間存在著千絲萬縷的關(guān)系，密不可分。

1.給事業(yè)單位的人力資源開發(fā)提供可靠的數(shù)據(jù)支持。對于事業(yè)單位的人力資源管理者來說，通過人事檔案其能夠快速而全面地了解員工的人生軌跡。針對人事檔案內(nèi)的各種信息，相關(guān)工作人員可以進(jìn)行動態(tài)分析，了解員工的過去，從而針對員工設(shè)計(jì)出更為科學(xué)的培養(yǎng)機(jī)制。事業(yè)單位能夠通過人事檔案獲得各種最有價值的信息，能夠有針對性地挖掘人才，減少人才埋沒或流失的情況出現(xiàn)，除此之外，事業(yè)單位借助人事檔案，能夠針對員工的優(yōu)缺點(diǎn)合理安排工作，揚(yáng)長避短，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的效益最大化。

2.促使事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。事業(yè)單位通過人事檔案能夠全面而深入的了解員工，從而更為科學(xué)地來管理員工。通過人事檔案，有關(guān)部門能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源信息的共享，事業(yè)單位在配置各項(xiàng)資源的過程中能夠遵從人才的自身狀況，充分利用人才優(yōu)勢。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位的培訓(xùn)工作更具有目的性，不僅快速提高員工的工作水平，還有效地節(jié)約了培訓(xùn)成本。除此之外，各項(xiàng)人員流動工作也更加合理，員工的積極性能夠得到充分調(diào)動，有助于事業(yè)單位適應(yīng)市場的變化和改革。

3.使得事業(yè)單位能夠科學(xué)地預(yù)測人力資源需求。對于事業(yè)單位來說，其內(nèi)部的組織狀況是直接影響人力資源需求的因素，因此在預(yù)測人力資源需求的過程中，必須從事業(yè)單位組織的內(nèi)部入手，只有這樣才能保證預(yù)測結(jié)果的準(zhǔn)確性。事業(yè)單位能夠通過人事檔案獲得大量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)分析，從而及時了解事業(yè)單位的人才需求，從而制定出科學(xué)而合理的人力資源計(jì)劃，為事業(yè)單位的發(fā)展提供人力資源保證。

二、人事檔案管理不到位的危害

1.檔案資料失真導(dǎo)致人力資源配置不科學(xué)。檔案最基本的特點(diǎn)為真實(shí)。如果檔案資料存在失真的問題，那么檔案資料的價值就會喪失，無法被利用。在現(xiàn)實(shí)工作中，信息不對稱的情況非常嚴(yán)重，從而致使檔案失真的現(xiàn)象時有發(fā)生，比方說學(xué)歷造假、工作年限虛假等。這些不真實(shí)的材料都會使得管理人員難以有效地評估人力資源狀況，難以及時針對員工的變動作出相應(yīng)的人力資源計(jì)劃，如招聘、解聘等計(jì)劃。事業(yè)單位無法科學(xué)的配置人力資源，人才難以被有效利用，最終會影響其長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.檔案信息過于分散或雷同，導(dǎo)致人力資源無法充分發(fā)揮作用。事業(yè)單位人事檔案要想發(fā)揮作用，前提是其具有真實(shí)性，能夠客觀而全面地體現(xiàn)出員工的具體情況。然而，在實(shí)際工作中大多數(shù)的人事檔案都非常單一，內(nèi)容不夠具體，過于抽象，難以反映出員工的個體特征。這種情況下，事業(yè)單位難以充分了解員工的情況，在選用人才的時候，人事檔案無法發(fā)揮參考作用。最終，員工的晉升與選拔都缺乏科學(xué)性，事業(yè)單位不僅要蒙受經(jīng)濟(jì)損失，還會導(dǎo)致員工的積極性下降，甚至出現(xiàn)人才大規(guī)模流失的情況出現(xiàn)，危及事業(yè)單位的穩(wěn)定性。

3.人事檔案管理水平低下，制約了人力資源管理效率。對于事業(yè)單位員工來說，人事檔案材料相對陳舊，其記錄了其過往的方方面面。但是在現(xiàn)實(shí)中我們發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位并不過分關(guān)注員工的過往情況，很少會對員工材料展開二次審核，而員工最新的檔案僅僅停留在程式層面，難以有效反映出員工最近的工作狀況。在這種情況下，事業(yè)單位人力資源管理部門將難以從這些人事檔案信息中獲得有價值的內(nèi)容，人事檔案資料的價值喪失。隨著事業(yè)單位員工流動性的增強(qiáng)，單位難以查閱員工的個人檔案，人事檔案缺乏時效性，不但浪費(fèi)了單位的大量精力，還嚴(yán)重制約了事業(yè)單位人力資源管理水平的提高，影響了事業(yè)單位的穩(wěn)定。

三、完善事業(yè)單位人事檔案管理的有關(guān)策略

在當(dāng)前社會中，越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)意識到人力資源管理的重要性，基于此，事業(yè)單位要想提高人力資源管理水平，必須重視人事檔案管理，積極提高認(rèn)識檔案管理水平。

一是事業(yè)單位應(yīng)不斷優(yōu)化人事檔案管理，只有這樣，人事檔案才具有真實(shí)性，并且能夠動態(tài)地反映出事業(yè)單位人力資源的具體狀況。在管理人事檔案時，事業(yè)單位應(yīng)從自身發(fā)展的內(nèi)外環(huán)境出發(fā)，積極改良各種規(guī)章制度，使得其人事管理機(jī)制始終符合自身發(fā)展的需要。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律要求，積極完善相應(yīng)的規(guī)章制度，使得人事檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與法制化。在此過程中，事業(yè)單位應(yīng)格外重視人事檔案材料登記與傳遞機(jī)制的完善。人事檔案中的有關(guān)內(nèi)容應(yīng)做到動靜結(jié)合、橫縱結(jié)合，從而使得人力資源管理部門能夠迅速而準(zhǔn)確的獲得員工的各項(xiàng)情況，從而全面提高檔案管理的效率。

二是全面提升認(rèn)識檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平與職業(yè)道德水平。要想做好認(rèn)識檔案管理工作，相關(guān)工作人員必須具備較高的工作組織。針對此，事業(yè)單位應(yīng)針對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力與道德水準(zhǔn)。事業(yè)單位也可以采用外聘的方式，聘用專業(yè)的檔案管理人員，使得各項(xiàng)工作更為規(guī)范。由于檔案管理的特殊性，相關(guān)工作人員不僅需要具備工作技能，還需要具備良好的道德水準(zhǔn)，能夠做好保密工作。除此之外，檔案管理人員自身也需要不斷學(xué)習(xí)，從而適應(yīng)人事檔案管理的發(fā)展需要。

四、結(jié)語

人事檔案是事業(yè)單位充分了解員工過往的重要路徑，是開展人力資源管理的重要基礎(chǔ)。人事檔案管理水平直接關(guān)系到人力資源管理水平，對事業(yè)單位的人力資源開發(fā)工作具有重要意義。因此，事業(yè)單位必須重視人事檔案管理工作，積極采取多種措施保障人事檔案的真實(shí)性，使得人事檔案能夠?yàn)槠淙肆Y源管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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