向金玲

摘 要：經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)使得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅猛，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)事業(yè)單位改進(jìn)檔案管理模式提出新的要求。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日趨成熟的今日，便捷高效的信息化檔案管理成為事業(yè)單位檔案管理的新形式。同時(shí)一些新型技術(shù)軟件的誕生，也為檔案信息化提供了更多的保障。本文分析了事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性，并對(duì)如何提升信息化建設(shè)的方法進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

近年來(lái)社會(huì)的進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)有的質(zhì)的飛躍，在這種新的形式下，事業(yè)單位為了適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)代化的需求，提高檔案信息資源的利用，信息化管理已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理不可或缺的一部分。

1 事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

1.1 檔案管理存在的問(wèn)題

就目前國(guó)內(nèi)事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)來(lái)看，存在以下問(wèn)題：

第一，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理了解不夠，只是單純地把人才的引進(jìn)和培養(yǎng)作為單位的主要任務(wù)。實(shí)際來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的管理工作與單位的每一個(gè)人息息相關(guān)，甚至對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有重要的意義。對(duì)檔案管理足夠重視才能為單位員工爭(zhēng)取更多的利益，為國(guó)家創(chuàng)造更多的社會(huì)財(cái)富。認(rèn)識(shí)上的不足對(duì)檔案管理信息化的推進(jìn)增加了阻力。

第二，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員在我國(guó)的事業(yè)單位中比較缺乏。目前很多在管理檔案的管理人員沒(méi)有參加過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，加之管理人員年齡偏大，沒(méi)有計(jì)算機(jī)、軟件等必備知識(shí)的普及，缺乏對(duì)不斷更新的技術(shù)信息的接受學(xué)習(xí)能力，因此很難適應(yīng)檔案管理信息化的建設(shè)，也就直接導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)停留在一些淺層的應(yīng)用上。

第三，事業(yè)單位檔案管理的信息化程度不夠。雖然目前網(wǎng)絡(luò)比較發(fā)達(dá)，但是在實(shí)際的檔案管理操作過(guò)程中，很多重要的檔案信息還是依托紙質(zhì)媒介進(jìn)行保存。一旦檔案損壞，修復(fù)很困難，并且，紙質(zhì)的信息查找存在一定難度。

第四，事業(yè)單位對(duì)檔案管理資金投入短缺。某些事業(yè)單位資金的短缺，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)得不到良好的硬件和軟件設(shè)施，使得檔案信息化更多的停留在口頭上和書(shū)面介紹，難以深入實(shí)際。

第五，信息化管理的相關(guān)軟件匱乏，信息化成為檔案管理的主流，但是，功能全面，操作簡(jiǎn)單的應(yīng)用軟件的缺乏也制約了事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展。功能完備的軟件能使檔案管理工作事半功倍，加大工作效率，減少錯(cuò)誤率，后期修改十分方便。因此，軟件的缺失也會(huì)阻礙信息化的進(jìn)程。

1.2 事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

第一，檔案長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)久以來(lái)檔案的保存都是以紙質(zhì)為媒介。但是，紙質(zhì)的檔案面對(duì)天氣的影響，容易產(chǎn)生破壞，而且紙質(zhì)檔案的查找是一項(xiàng)繁重的任務(wù)，并且大量的紙質(zhì)檔案的保存需要占用很大的空間。紙質(zhì)的檔案在一些不便保存的環(huán)境中很容易發(fā)霉、發(fā)黑、變薄，這些發(fā)生了變化的紙就不能很好地保存信息，嚴(yán)重的話保存的信息就消失。充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理，就能夠?qū)⑺械男畔浞荩４嬖诖鎯?chǔ)媒介中。這種信息保存方法，能夠節(jié)省檔案占用的空間，而且不會(huì)受到天氣因素的影響，最重要的是能夠保證檔案信息的永久存在。

第二，管理方便。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，利用新技術(shù)新軟件的信息化檔案管理在使用和查閱檔案時(shí)就顯得十分方便和快捷。舉例來(lái)說(shuō)，根據(jù)關(guān)鍵字就能夠十分迅速的查找到自己需要的檔案，不會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間在很多的紙質(zhì)檔案中翻閱查找，程序簡(jiǎn)單，省去了很多繁瑣的步驟。而且，信息化使得我們能夠在權(quán)限范圍內(nèi)隨時(shí)隨地的查找檔案，不再受到環(huán)境的限制。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的策略

第一，必須加強(qiáng)單位對(duì)檔案管理的重視。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位的重要性，把單位的檔案的管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容來(lái)抓。只有足夠的重視才會(huì)在工作中給予檔案管理工作更多的利益傾斜，更好的發(fā)展檔案管理信息化。

第二，提高檔案管理人員的素質(zhì)。功能完備的軟件，性能強(qiáng)悍的硬件，沒(méi)有能夠操作的工作人員來(lái)講，都是沒(méi)有利用價(jià)值的東西，因此管理人員的素質(zhì)在整個(gè)檔案管理信息化的進(jìn)程中有著至關(guān)重要的作用，是整個(gè)工作體系的心臟。加強(qiáng)工作人員的工作能力，要從計(jì)算機(jī)的使用，軟件的利用以及綜合素質(zhì)來(lái)著力培養(yǎng)，實(shí)際的工作中要求的是實(shí)際操作的能力，因此不僅是理論知識(shí)的掌握，更多的是需要把理論應(yīng)用到實(shí)際的能力。事業(yè)單位也需要建立完善的考核制度，提高從業(yè)人員的工作積極性以及學(xué)習(xí)最新知識(shí)的能力。

第三，完善檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)。硬件和軟件的完美配合才能成就一個(gè)完整的檔案管理信息化的工作環(huán)境。為了提高事業(yè)單位檔案信息化的水平和應(yīng)用的程度，我們就必須加強(qiáng)對(duì)于軟件的開(kāi)發(fā)力度，擁有更多的功能完備的軟件才能讓檔案管理信息化的進(jìn)程更加快速。

第四，制定事業(yè)單位檔案管理信息化總體規(guī)劃。為了確保事業(yè)單位檔案管理信息化的穩(wěn)定發(fā)展，制定符合事業(yè)單位實(shí)際情況的總體規(guī)劃顯得尤為重要。整體規(guī)劃首先要適應(yīng)事業(yè)單位的人員構(gòu)成，而且需要符合事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，構(gòu)建一個(gè)靈活穩(wěn)定的總體規(guī)劃。

第五，建立一個(gè)檔案信息網(wǎng)站。一個(gè)規(guī)范實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站是整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理的重要的手段。通過(guò)網(wǎng)站給需要查閱檔案的人員提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，使得檔案的查詢，查找以及分類(lèi)，歸檔，下載，瀏覽等都變的方便快捷。同時(shí)，為了不斷適應(yīng)使用過(guò)程中出現(xiàn)的新的需求，網(wǎng)站應(yīng)該建立在不斷地升級(jí)和改進(jìn)的基礎(chǔ)上。最好的方法是采用現(xiàn)有國(guó)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)，采用國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的技術(shù)，依靠本單位的實(shí)際情況來(lái)量身定做一個(gè)適合自己?jiǎn)挝坏臋n案管理的網(wǎng)站，便于實(shí)際的使用。

3 結(jié)語(yǔ)

依托計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，事業(yè)單位檔案管理信息化的推進(jìn)有序可尋。檔案管理的信息化對(duì)于單位本身的建設(shè)，工作質(zhì)量的提高，工作效率的提升以及科研力量的增強(qiáng)都有極大的促進(jìn)作用。事業(yè)單位檔案管理信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然要求，我們應(yīng)當(dāng)積極的接受信息化的進(jìn)程，積極的推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的普及。

參考文獻(xiàn)：

[1] 田巧愛(ài).新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理探析[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2015，（24）：156-156.

[2] 武曉艷.探索新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化之路[J].經(jīng)濟(jì)視野，2014，（14）：86-86.

[3] 賈莉.新形勢(shì)下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理研究[J].中國(guó)管理信息化，2015，（8）：209-209.0

（作者單位：湖北省來(lái)鳳縣仙佛寺景區(qū)管理委員會(huì)）