劉波

【摘要】隨著高校事業(yè)的迅速發(fā)展，高校檔案管理工作逐漸引起了學校領導者的重視。高校檔案管理工作涉及到的內容較多，管理難度大，復雜程度高。以往主要采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，并未能夠取得理想的管理效果。高校事業(yè)取得進一步發(fā)展后，檔案管理模式也發(fā)生了很大轉變，現(xiàn)代信息技術被應用于檔案管理中，大大簡化了管理流程，提高了高校的檔案管理水平，提升了管理效率，為檔案管理工作賦予了更多的活力、生機。就高校事業(yè)發(fā)展而言，高校檔案管理是其中的一部分，做好檔案管理工作，可將高校開展活動的記錄、社會服務功能反映出來，優(yōu)化管理模式，創(chuàng)新管理方式。要想對高校檔案管理工作進行創(chuàng)新，管理者必須融入現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理水平。本文主要探討如何做好高校檔案管理工作，改善高校檔案管理質量。

【關鍵詞】高校檔案管理方法

所謂高校檔案，就是指高校在管理、科研、教學等各種辦學活動中形成的、對社會、學校均有著一定參考價值的各種聲像、圖標、文字等不同載體的歷史記錄。隨著學校建立的歷史越長，高校檔案也會積累得更加豐富，它能夠對學校的發(fā)展思路、辦學理念進行記載，便于指導高校的管理工作，是高校的一筆寶貴財富[1]。從現(xiàn)階段高校的檔案管理情況上看，其中還存在很多不足，要想提高高校檔案管理質量，管理人員必須意識到其中存在的問題，并采取合理的措施對高校檔案進行管理。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）領導人員對高校檔案管理工作的重視程度不高

檔案管理工作的業(yè)務性、政策性較強，不過因受到傳統(tǒng)思維習慣、工作方式、性格閱歷等因素的影響，部分管理者尚未意識到檔案管理的重要性，在開展教育活動的過程中，存在輕視檔案管理，注重教育建設的思想。管理人員的態(tài)度會在一定程度上影響其他員工的態(tài)度，檔案管理人員的工作積極性很難提升。

（二）檔案意識比較薄弱

高校檔案管理是一項長期的工作，其功能可能要等到若干年后才能夠發(fā)揮出來，功能的發(fā)揮具有隱性、漸進性的特征，易被群眾、領導者忽略。部分高校沒有構建完善的檔案管理制度，導致檔案管理工作僅僅流于表面形式，部分領導者對檔案管理工作缺乏了解，認為檔案管理就是單純的文件保存、留檔工作，且管理過程中不夠細心，出現(xiàn)了文件資料遺失的情況。

（三）檔案管理模式缺乏創(chuàng)新性

在信息時代發(fā)展背景下，人們對檔案管理提出了更加嚴格的要求，傳統(tǒng)的管理模式已經無法滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的需求。部分高校仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理工作缺乏創(chuàng)新性，不愿引入先進的信息管理技術，還有部分高校即便引入了信息管理技術，不過應用化、專業(yè)化水平較低，并沒有合理利用技術資源，無法實現(xiàn)檔案數據信息的共享。

（四）管理隊伍不夠穩(wěn)定

近幾年，高校檔案工作地位有所提升，然而部分檔案管理人員并未意識到這一點，仍然將檔案管理視為低技術、淺層次的管理工作，工作內容比較枯燥、單調，未被引起重視。與管理、科研、教學等其他單位相較，檔案管理人員的專業(yè)化水平不高，管理能力不夠理想。

二、如何做好高校檔案管理工作

（一）高校領導者要對檔案管理引起重視

檔案管理對促進學校教育事業(yè)發(fā)展具有重要意義，做好檔案管理工作，可對高校后續(xù)工作進行指導，確保教育活動的順利開展與進行，制定教育計劃，明確教育規(guī)律。為了提高高校檔案管理水平，管理者必須對這項工作引起重視，強化檔案管理的執(zhí)法、監(jiān)督、調控、決策力度[2]。

另外，高校檔案管理部門要善于抓住時機，通過多種方式、多種渠道，宣傳檔案管理的重要性，干部職工、學校領導均需意識到檔案管理的作用，關注檔案管理工作進度，支持該項工作。檔案管理者還要注重提高自身的專業(yè)化水平，促使自身的綜合素養(yǎng)提升，多學習相關的業(yè)務知識，提高信息開發(fā)能力與信息利用能力，提升檔案管理質量[3]。

（二）構建完善的檔案管理制度

高校需構建完善的檔案管理制度，在構建管理制度時，要綜合考慮到學校發(fā)展的具體情況，做到有章可循、有法可依。另外，高校還需落實工作人員崗位責任制度，在校領導的帶領下，做好檔案信息的收集、歸檔、管理工作。檔案管理人員要定期總結、評比、驗收、檢查檔案信息。

制度的構建是提高檔案管理質量與水平的基礎，落實制度是實現(xiàn)這一目標的關鍵。通過落實檔案管理制度，有利于使抽象的管理工作變得更加具體化，將檔案管理融入科研、教學等活動中，充分發(fā)揮信息技術的作用，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，促使檔案工作朝著科學化、規(guī)范化、制度化方向不斷進步、發(fā)展。

（三）培養(yǎng)高素質的管理隊伍

檔案管理工作需要由管理人員來完成，由此可見，管理隊伍在其中占據著非常重要的地位。只有使管理人才的優(yōu)勢充分發(fā)揮，才能夠增強檔案管理工作的活力與生命力，確保檔案管理的質量[4]。高校要創(chuàng)建穩(wěn)定人才、吸引人才的環(huán)境，采取措施促使辦公環(huán)境得以改善，可采用獎勵與懲罰制度，針對表現(xiàn)良好的工作人員，給予適度獎勵，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提高他們工作的積極性。檔案管理人員需要不斷充實自己，注重更新業(yè)務、拓展業(yè)務，多學習計算機知識與現(xiàn)代信息技術，豐富自身的知識結構。

（四）轉變檔案管理理念

高校檔案管理者需轉變檔案管理理念，樹立服務意識，變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用現(xiàn)代信息技術對檔案資料進行管理，促使服務手段得以改善，優(yōu)化檔案管理流程與內容。教職工可以通過計算機技術，及時查詢到個人檔案信息，有利于提高檔案管理效率。

結束語

檔案管理具有歸檔難、整理難、保管難、收集難等特點，在管理過程中，高校需構建競爭激勵機制，鼓勵檔案管理人員進行創(chuàng)新。本文首先探討了高校檔案管理工作中存在的問題，然后分析了如何做好高校檔案管理工作，通過本次研究了解到，高校必須從多個方面完善管理模式、轉變管理理念，便于滿足高?？蒲小⒔逃男枨?。

參考文獻

[1]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].中國行政管理，2013，（06）：99-102.

[2]夏文.論高校檔案管理工作的創(chuàng)新方略[J].北京檔案，2011，（02）：37-38.

[3]彭志斌.論高校檔案管理“失范”與對策[J].江蘇高教，2010，（04）：51-53.

[4]王朝陽.高校檔案管理工作面臨的主要問題及對策研究[J].華北水利水電學院學報（社科版），2010，（05）：44-46.