郭超

摘 要：本文重點(diǎn)分析了事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，從提高單位職工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，開展專業(yè)人才培養(yǎng)和制度化建設(shè)，不斷引入現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用等方面提出幾點(diǎn)思考，從而規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；規(guī)范；管理

隨著效能建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，現(xiàn)代的事業(yè)單位工作節(jié)奏也不斷提高，對(duì)各個(gè)方向的規(guī)范性要求不斷提升。事業(yè)單位的檔案管理有很多種類，有人事檔案管理、文書檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、業(yè)務(wù)工作檔案管理等，這些檔案是一個(gè)單位及職工的歷史反映，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，為今后查閱相關(guān)資料提供依據(jù)。

一、檔案管理的問(wèn)題分析

（一）人才知識(shí)老化

事業(yè)單位檔案管理工作的人員基本都是現(xiàn)代單位中資歷較高的人，他們從事檔案管理時(shí)，操作具有專業(yè)性不是很強(qiáng)。隨著時(shí)代的發(fā)展，單位檔案精細(xì)化程度越來(lái)越高，需要從事人員具備高度的責(zé)任感，就檔案整理、調(diào)閱等方面有著清晰的制度概念，這些都是需要認(rèn)識(shí)認(rèn)識(shí)檔案管理工作的人不斷掌握和了解，然而現(xiàn)實(shí)情況就是很多單位從事檔案管理的人員知識(shí)老化，年輕人較少，他們從事這一崗位的責(zé)任心相對(duì)較強(qiáng)，但是專業(yè)化的管理、標(biāo)準(zhǔn)化的操作很難做到，需要不斷進(jìn)行培訓(xùn)，一些剛剛從事這一崗位的年輕同志更是需要有一個(gè)系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)過(guò)程中，才能有效地開展單位檔案管理工作。

（二）制度化建設(shè)有待提高

單位檔案管理的關(guān)系到每一個(gè)職工的切身利益，需要強(qiáng)化制度管理在單位檔案中的作用。然而單位檔案管理的制度化建設(shè)存在一定的問(wèn)題。例如，調(diào)閱相關(guān)人員的認(rèn)識(shí)檔案的時(shí)候，一些單位沒有作做到兩個(gè)人同時(shí)在場(chǎng)。這樣制度化建設(shè)的松散大大降低了檔案管理的嚴(yán)肅性、客觀性、可靠性，檔案是一個(gè)單位或職工歷史資料的再現(xiàn)，一旦出現(xiàn)單位檔案管理制度化的松懈，將直接影響一個(gè)單位管理。例如，當(dāng)需要提拔領(lǐng)導(dǎo)干部時(shí)，需要對(duì)其人事檔案進(jìn)行調(diào)閱，檢查其是否存在年齡等方面的問(wèn)題，這樣可以更加客觀的選拔干部，制度化的松懈將使得這種認(rèn)識(shí)檔案的調(diào)閱出現(xiàn)問(wèn)題，使得單位檔案失去了客觀性。

（三）現(xiàn)代化手段應(yīng)用力度不高

信息化技術(shù)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的重要內(nèi)容，這一技術(shù)開始滲入不同的行業(yè)領(lǐng)域。單位檔案管理工作也需要借助這一技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理的便捷性、高效性。然而由于一些單位對(duì)檔案管理工作的重視力度不足，現(xiàn)代化的管理手段很難使用在檔案的管理之中。從事單位檔案管理工作人員對(duì)現(xiàn)代化手段不是很熟練也是這一手段很難實(shí)現(xiàn)應(yīng)用的主要原因。這種現(xiàn)代化手段應(yīng)用水平不高的現(xiàn)狀使得一些單位在檔案管理中工作效率較低、管理水平不高。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案規(guī)范化的幾點(diǎn)建議

（一）提高單位檔案管理的認(rèn)識(shí)

需要營(yíng)造檔案管理重要性的宣傳氛圍。在日常工作之余，邀請(qǐng)專家給單位職工普及相關(guān)單位檔案管理的知識(shí)和內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)單位職工對(duì)自己?jiǎn)挝粰n案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)。例如，需要調(diào)閱相關(guān)人員的人事檔案的時(shí)候，需要出具相關(guān)的調(diào)閱函，對(duì)調(diào)閱人事檔案的事由、單位進(jìn)行明確。在進(jìn)行調(diào)動(dòng)一個(gè)人工作的時(shí)候，用人新單位需要出具調(diào)檔函，要求用人原單位將其人事檔案發(fā)送給現(xiàn)在單位，沒有調(diào)檔函，任何人都不可能拿走相關(guān)人員的人事檔案。只有強(qiáng)化全員對(duì)單位檔案管理的認(rèn)識(shí)，事業(yè)單位的檔案管理才能有發(fā)展基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化單位檔案人員業(yè)務(wù)能力

剛剛從事單位檔案管理工作的同志有時(shí)明顯感到經(jīng)驗(yàn)不足，在上崗之前需要對(duì)其進(jìn)行上崗前的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能更好地開展單位的認(rèn)識(shí)檔案管理，在自己的崗位上實(shí)現(xiàn)更加精湛的工作成績(jī)。首先需要規(guī)劃單位檔案管理工作的培訓(xùn)計(jì)劃。成為一個(gè)合格單位檔案的管理人員需要具備很多素養(yǎng)，對(duì)單位的發(fā)展，人員變動(dòng)等深入了解，這些都是單位檔案管理者需要具備的基本能力，在培訓(xùn)的計(jì)劃階段需要設(shè)計(jì)相關(guān)的課程教學(xué)方案和實(shí)施手段，對(duì)培訓(xùn)的方式進(jìn)行有效整理和梳理，系統(tǒng)化的培訓(xùn)方案可以全面提升單位檔案管理人員的崗前業(yè)務(wù)技能。然后就是培訓(xùn)。按照崗前培訓(xùn)計(jì)劃和方案，開展有針對(duì)性就檔案的整理、保存、調(diào)閱等制度進(jìn)行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)。

（三）制度化的管理

單位檔案管理有著自己的一些規(guī)定，這些規(guī)定都是為了進(jìn)一步避免出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的有效開展。制度化建設(shè)是一項(xiàng)工作開展好壞的關(guān)鍵，需要不斷突出制度設(shè)計(jì)的合理性，可操作性。與此同時(shí)也需要進(jìn)一步落實(shí)相關(guān)制度的執(zhí)行，保證制度的建設(shè)落到實(shí)處。例如，在調(diào)閱相關(guān)人員的單位檔案的時(shí)候需要進(jìn)一步明確需要兩個(gè)人同時(shí)在場(chǎng)，這樣才能進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱。單位檔案的管理需要一些相關(guān)的設(shè)備配套，配備必要的樟腦丸等，避免蟲蝕現(xiàn)象的發(fā)展。例如人事檔案出現(xiàn)使用A4紙取代16開的紙張要求，就必須在人事檔案管理的過(guò)程中進(jìn)一步落實(shí)這種管理制度。

（四）現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和滲透，各行各業(yè)都開始使用這一技術(shù)，在管理過(guò)程中，需要進(jìn)一步突出計(jì)算機(jī)在單位檔案管理過(guò)程中的作用。計(jì)算機(jī)管理可以實(shí)現(xiàn)單位檔案管理工作量的壓縮，工作效率的提升。同時(shí)可以進(jìn)一步建立電子檔案或者電子目錄，方便檔案查閱工作。這種計(jì)算機(jī)信息化的單位檔案管理進(jìn)一步提高了其保存的質(zhì)量，當(dāng)紙質(zhì)資料出現(xiàn)破損之后，可以調(diào)閱相關(guān)的電子檔案，同時(shí)電子檔案的存儲(chǔ)空間相對(duì)比較寬裕。同時(shí)進(jìn)一步拓展了單位檔案的形式，可以將一些圖片、視頻、音頻資料進(jìn)行有效保存，這些資料也是可以說(shuō)明相關(guān)人員的歷史問(wèn)題的一些材料，電子檔案的建立就可以實(shí)現(xiàn)這種非紙質(zhì)資料的有效整理。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理具有嚴(yán)肅性，需要從業(yè)人員具有高度的責(zé)任感和使命感。需要提高單位職工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，開展專業(yè)人才培養(yǎng)和制度化建設(shè)，不斷引入現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，才能有效提高事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量和效率。

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