胡靜

【摘要】高中學校檔案能夠如實記錄師生生活與思想狀況，對于高中學校的發(fā)展有著重要意義。隨著信息技術在高中學校檔案中的廣泛應用，有利于加快檔案管理數字化建設，最大限度發(fā)揮出檔案的服務功能。本文試闡述信息技術在高中學校檔案管理中的應用優(yōu)勢，并提出了行之有效的建議。

【關鍵詞】檔案管理；信息技術；應用

高中學校檔案記載著學校的發(fā)展歷程，通過檔案能夠深入了解師生生活與思想狀況，為學校領導決策的制定提供可靠依據。在以往高中學校檔案管理工作中，主要采取手工方式，工作效率很低，保密性不強。在高中教育體制深入改革過程中，檔案數量與日俱增，傳統(tǒng)檔案管理方式難以滿足實際需要。因此，在高中學校檔案管理工作中要重視信息技術的應用，保證檔案信息的動態(tài)性與完整性，切實提升檔案管理工作水平。

一、信息技術在高中學校檔案管理中的應用優(yōu)勢

（一）檔案管理不再費時費力。數據只需一次錄入可以多次利用，數據無論從文書管理錄入還是從檔案管理錄入只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。各種報表可以自動打印，數據錄入后不論是文書管理還是檔案管理，可以方便地打印出相關的收發(fā)文單據、匯總表，可以方便地打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄等。自動統(tǒng)計檔案信息，檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，這項工作由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

（二）檔案查詢更為方便。提供多種查詢手段，檔案管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。提供網上查詢手段，學校內部的教職員工，可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息，極大地減輕了教職員工的負擔。

（三）檔案的查供閱工作更加可控。傳統(tǒng)的檔案查借閱以手工為主，費時費力、容易出錯。檔案管理實行信息化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效地催還。

二、信息技術在高中學校檔案管理中的應用建議

（一）切實轉變檔案管理理念。當前，數字信息技術已經滲透到我國生活的各個方面，在人們的日常生活與工作中，數字化信息技術得到了廣泛應用，隨著網絡技術的飛速發(fā)展，極大地推進了信息化建設的進程?，F階段計算機已經非常普及，人們逐步提升了數字化的信息處理能力。對此，高中學校檔案管理人員應盡快轉變觀念，在檔案管理工作中充分利用信息技術，增強檔案管理信息化意識，以此進一步加快學校檔案管理信息化建設。

（二）進一步增加資金投入。要重視高中學校檔案管理工作，投入更多的資金，及時購進軟硬件設備，特別是要加快學校檔案管理數據庫和信息共享平臺的建設。此外，要不斷完善數據傳遞系統(tǒng)和信息共享平臺，確保學校檔案管理信息可以順利傳遞，實現信息的共享。要充分發(fā)揮軟硬件設備的作用，強化檔案管理工作的個性化服務，即在挖掘數據的過程中，將數據處理的智能化體現出來，如關聯(lián)資源的挖掘，這是個性化服務的重要內容。同時在網絡電子檔案的智能化調取過程中，充分體現個性化服務。通過加大資金投入，更新檔案管理設備，能夠讓檔案存儲方式更加多元化，如文字、圖片、聲音、影像等。

（三）構建云計算信息處理平臺。云技術為一種具備大量并能夠擴充的和IT相關能力的技術，在信息技術的支持下，能夠為用戶提供優(yōu)質服務。云技術主要由云計算、云服務構成，其中云計算側重于IT方面，利用自動化與虛擬化技術，創(chuàng)造更多計算機運算資源，而云服務通過對虛擬形式的運用，將運算、存儲、寬帶等信息技術以服務的形式，在網絡環(huán)境中為用戶提供?；谠朴嬎愕膮^(qū)域范圍內信息資源共享的云服務管理，應圍繞基礎設施和基礎平臺進行建設，讓本地信息資源建設更加規(guī)范，通過對各平臺的交互使用，真正實現資源的共享。高中學校要從檔案管理工作重點出發(fā)，在學校公共云中上傳重要檔案或有較高保密級的檔案，從而讓檔案得到妥善保存，加強對檔案的管理。

（四）提升檔案管理人員的素質。在信息化檔案管理工作發(fā)展過程中，只有提升檔案管理工作者能力，才能實現高中學校檔案信息化管理工作的質量與效率，并確保檔案資料的安全。所以，檔案管理人員要加強學習，掌握更多豐富的理論知識，并熟練運用計算機網絡技術，以此推動高中學校檔案工作數字化的建設。此外，還應進一步完善后期培訓制度，加大對檔案管理人員的教育力度，幫助他們提升專業(yè)技術能力，確保滿足信息化時代下學校檔案管理工作的需要，提升檔案管理工作效率，發(fā)揮檔案服務教育教學的作用。

三、結語

總之，在網絡計算機技術不斷革新的過程中，帶動了平臺數據處理技術的發(fā)展，社會各界通過對信息技術的運用，實現了工作效率與質量的提升。通過對這個平臺的利用，能夠將更多信息化建設資料提供給人們，加快推進我國信息化建設進程。因此，如何做好數據處理是高中學校檔案的重要工作內容，要充分發(fā)揮出信息技術的作用，妥善保存檔案資料，提升檔案管理工作水平。

【參考文獻】

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