劉憲梅

【摘要】電子檔案在長期儲存過程中如何保障其可用性，是近些年來檔案界關(guān)注的熱點與難點問題。由于電子檔案具有設(shè)備依賴性、信息可變性、信息不能直接讀取性等特點，因此與紙質(zhì)檔案有著顯著不同，基于此，本文重點探究電子檔案在長期保存中如何保障其可用性。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；長期儲存；可用性

伴隨社會的不斷發(fā)展進步，如今計算機已經(jīng)在社會各個領(lǐng)域得到了極其廣泛的應(yīng)用，從而由此產(chǎn)生了種類繁復的海量電子文件，這些電子文件在歸檔之后，就成為了電子檔案。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案由于其設(shè)備依賴性、信息可變性、信息不能直接讀取性等特點，使得電子檔案長期保存中保障其可用性存在一定復雜性。本文先闡述了電子檔案可用性的涵義，然后在此基礎(chǔ)上提出有效對策來保障電子檔案在長期保存中的可用性，借此引發(fā)更多檔案工作者關(guān)注如何有效地保存電子檔案。

一、電子檔案可用性的涵義

電子檔案的可用性就是指通過計算機能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件被查找、檢索、定位，能夠被轉(zhuǎn)換成可直接讀取的形式（比如檔案內(nèi)容顯示在屏幕上被人們直接閱讀），倘若電子檔案無法達到上述幾點要求，那么即使該電子檔案具有齊全性與真實性，由于檔案文件內(nèi)容無法被利用，那么也就失去了可用性。因此，從電子檔案可用性的涵義中可以看出，保障電子檔案的可用性，是電子檔案實現(xiàn)長期保存的基礎(chǔ)與前提。如果電子檔案因長期保存而失去了其可用性，那么其具有的可靠性、齊全性、真實性以及完整性也就無從談起，更失去了長期保存的意義。

二、保障電子檔案可用性的對策

（一）創(chuàng)設(shè)良好的保存環(huán)境以及定期檢測維護。電子檔案載體（尤其是磁性載體）很容易受環(huán)境因素的影響，即使在較好的保存環(huán)境中，電子檔案都可能會發(fā)生讀取錯誤或者信息丟失等情況，造成上述情況主要還是源于電子檔案載體在長期的儲存過程中老化或磁性的衰減。因此，對于電子檔案載體的保存，除了要創(chuàng)設(shè)一個良好的保存環(huán)境之外，更需要定期進行檢查維護。首先，電子檔案載體的儲存載體必須滿足相關(guān)標準，以防出現(xiàn)意外的劃傷、碰傷，室內(nèi)溫度最好控制在17℃～20℃之間，相對濕度最好控制在30%～45%之間，防塵、避光，遠離有害氣體與強磁場。其次，對電子檔案的定期檢測應(yīng)至少一年進行一次，可采取隨機抽樣或等距抽樣的方法，每次抽樣量不能少于10%。對于抽取的檢測樣品，先觀察載體是否出現(xiàn)物理變形或損傷，是否出現(xiàn)霉斑，是否潔凈，再進行邏輯檢測，對于檢測出錯的載體，應(yīng)當立即進行有效更新或修正。

（二）定期對電子檔案進行拷貝。對電子檔案定期進行拷貝就是指定期將電子檔案從原來載體復制到全新的另一個載體。為了確?？截惖挠行裕紫缺仨毐ＷC被拷貝的載體是否處于良好的狀態(tài)。其次由于計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，使得信息的儲存能力也在不斷得到增強，軟件、儲存方式、儲存設(shè)備在較短時間內(nèi)很可能就進行了更新?lián)Q代，造成記錄、檢索與儲存信息的產(chǎn)品與手段也在迅速發(fā)生著變化，從而對電子檔案的長期儲存造成極大的威脅。因此，為達到長期儲存電子檔案的目的，通常需要每四年采用新的儲存設(shè)備或技術(shù)對電子檔案原件進行拷貝，且被拷貝的電子檔案原件也要再繼續(xù)保留至少四年。此外對電子檔案進行定期拷貝還要注意以下幾點：一是對電子檔案進行拷貝之前，應(yīng)先對計算機進行病毒查殺，以防感染病毒。二是對需要保存的電子檔案應(yīng)至少有一個或一個以上的備份并且儲存在不同位置，防止因儲存環(huán)境或自然災害造成電子檔案的損毀。三是對電子檔案進行檢測、拷貝的操作人員必須接受專業(yè)的培訓，并進行考核。

（三）明文保存電子檔案內(nèi)容。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的多變性與復雜性，因此為了確保電子文件的保密性，通常我們會運用加密技術(shù)對電子文件進行加密。然而當電子文件一旦準備歸檔，則應(yīng)當去除加密恢復成明文形式進行歸檔。主要是由于以下幾個方面的原因：首先，伴隨計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，當前使用的加密算法很可能在未來的某個時間變得不再可靠，失去了原本進行加密的初衷。比如1970年代，著名的DES加密算法成為了美國政府御用加密標準，然而隨著時間推移，黑客使用新的計算機技術(shù)就可以實現(xiàn)輕松對DES加密文件的破譯。其次，對于加密的電子檔案使用的時候就需要進行解密，海量的電子檔案可能采取的加密措施并不相同，這就需要檔案管理員保存大量的密匙來解密不同的電子檔案，從而無形中增加了電子檔案工作量。最后，加密后的電子檔案可能存在無法壓縮的情況，從而占用大量的儲存空間。因此對電子檔案采取明文保存的方法就可以避免上述情況的發(fā)生，而針對電子檔案的安全問題，可以通過提高計算機安全等級來實現(xiàn)電子檔案的信息安全。

三、結(jié)論

當全國興起檔案信息化建設(shè)的時候，人們的焦點重點放在了對電子檔案的管理與利用上，忽視了電子檔案在長期儲存中潛在的風險。本文正是基于此探究電子檔案在長期保存中如何保障其可用性，希望能借此引起更多檔案工作者對電子檔案長期保存中存在的風險的重視，從而積極探尋可行性對策來確保電子檔案的可用性。

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