劉英

【摘要】計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展并普遍應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案的管理要求，電子檔案技術(shù)應(yīng)該得到普遍應(yīng)用，檔案管理工作才能得到健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案；管理

當(dāng)前，信息化技術(shù)得到快速發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化社會(huì)，信息資源有力推動(dòng)著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，信息化建設(shè)得到了普遍重視。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作一定要引入電子檔案技術(shù)，才能得到持續(xù)性發(fā)展。

一、檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)

（一）促進(jìn)辦公效率大幅度提高。利用計(jì)算機(jī)的信息處理能力有利于提高檔案管理效率，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理人員都是手工操作，不但需要大量的人力物力而且工作效率也較為低下。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，可以明顯加快資料的收集、儲(chǔ)存、分類和統(tǒng)計(jì)工作，有利于提高工作效率。

（二）促進(jìn)檔案文件信息得到充分的交流與共享。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，不同單位與不同部門掌握的檔案資料不能實(shí)現(xiàn)互通有無(wú)，不利用查找文件和信息。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以后，檔案管理工作得到了較快升級(jí)，并逐步形成一個(gè)完整的系統(tǒng)，同時(shí)有利于實(shí)現(xiàn)不同單位與不同部門間的信息共享，檔案文件信息可以實(shí)現(xiàn)各種方式的查詢，使檔案更好地服務(wù)于人民，提高了工作效率。

（三）有助于檔案保存穩(wěn)定性。檔案電子文件載體材料與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體對(duì)比，具有更長(zhǎng)的保留時(shí)間。如VCD、DVD光碟，U盤，移動(dòng)硬盤等，這些電子載體都具備一個(gè)突出的優(yōu)點(diǎn)就是易于存取、較快傳遞、容易保存、不受外界環(huán)境的影響、不易損壞，穩(wěn)定性較高。

（四）大大提高了文件傳遞的速度和安全性。檔案管理信息系統(tǒng)依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮安全認(rèn)證等技術(shù)手段的作用，可以實(shí)現(xiàn)快速的傳播，有效保證了文件傳遞的安全性。

二、檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的方法

（一）把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?。在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，一般情況下依靠紙質(zhì)、圖片、錄音、錄像等形式保存，都是工作人員手工操作，在管理過(guò)程中存在著繁雜的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供等工作，因此檔案工作人員每天都需承擔(dān)繁重的工作量，而且不易于操作，操作過(guò)程中容易產(chǎn)生失誤。因?yàn)槊刻於家M(jìn)行大量檔案資料的整理與保管，因此不具備時(shí)間對(duì)檔案資料進(jìn)行提煉和加工，很多檔案信息資源不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，形成嚴(yán)重的浪費(fèi)現(xiàn)象。當(dāng)前，大量的現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備進(jìn)入檔案管理工作中，特別是隨著計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體技術(shù)的引用，有效提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，逐步淘汰了傳統(tǒng)檔案管理模式。當(dāng)前，檔案管理工作的核心內(nèi)容是信息管理，在管理檔案信息資源過(guò)程中普遍應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段。利用信息化處理的檔案資源可以實(shí)現(xiàn)廣泛傳播，檔案資源只有實(shí)現(xiàn)信息化管理，檔案資源才能真正為人民所用，才能展現(xiàn)更大的作用，檔案管理工作才能有力支持我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步與社會(huì)繁榮；同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息化管理的檔案資源也可以創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，一定會(huì)促進(jìn)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的持續(xù)性發(fā)展。

（二）建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案。在檔案利用信息化手段進(jìn)行管理時(shí)，首先要具備計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，因此，檔案管理部門首先要明確下面工作：一是科學(xué)設(shè)計(jì)，保證基于計(jì)算機(jī)的文件檔案管理工作流程的規(guī)范性，達(dá)到檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)。二是以文件處理方式為標(biāo)準(zhǔn)，盡快開發(fā)檔案信息化系統(tǒng)軟件。三是實(shí)現(xiàn)信息化管理過(guò)程中，要根據(jù)實(shí)際情況，實(shí)行內(nèi)部控制制度，才能保證檔案材料的可靠性。應(yīng)用電子檔案過(guò)程中，電子檔案的真實(shí)性具有關(guān)鍵作用。在操作過(guò)程中，由于檔案材料自電子文件一直到歸檔不具備程序化管理體系，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的有效鏈接，因此基于現(xiàn)在技術(shù)的電子文件原數(shù)據(jù)的完整性還受到一些因素的影響，大量電子檔案還不能達(dá)到與對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案材料的一致性；再就是保存電子檔案的載體使用壽命不能保證等，這些都不利于做到檔案材料的真實(shí)與安全。

（三）提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，安全化。人在應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備中具有關(guān)鍵性影響，檔案管理的每一項(xiàng)工作都需要人來(lái)完成。所以要求每一位檔案工作人員都必須具備現(xiàn)代化知識(shí)。再有，要求盡快提高檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)水平，所以需要利用最短的時(shí)間建立一支掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、專業(yè)技術(shù)的專業(yè)隊(duì)伍：一是在當(dāng)前的檔案管理工作中應(yīng)用了大量的現(xiàn)代科學(xué)成果，所以檔案工作人員要樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，尤其是盡快掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)學(xué)知識(shí)等，這些都嚴(yán)重影響著檔案管理信息化程度、現(xiàn)代化程度的提高。二是具備高水平的檔案專業(yè)知識(shí)，如檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理、檔案標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制等技術(shù)。三是分析當(dāng)前的檔案管理發(fā)展情況可以得到，檔案工作人員一定要具備現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，學(xué)會(huì)分析檔案信息，能夠開展高級(jí)檔案信息咨詢工作，能夠提供更高水平的服務(wù)等。檔案管理人員一定要樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，同時(shí)上級(jí)檔案管理部門要為工作人員學(xué)習(xí)創(chuàng)造條件，可以定期指定工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參加技術(shù)指導(dǎo)，還可以結(jié)合應(yīng)用老一輩幫助新人的做法，提倡相互促進(jìn)、相互幫助、共同提高等，才能逐步形成梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)與復(fù)合型人才集體。

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