趙穎

摘 要 隨著科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入千家萬戶，各行各業(yè)的日常工作和管理都離不開辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和電子文件的大量使用。檔案管理信息化的建設(shè)已經(jīng)成為廣大企業(yè)檔案管理者迫切關(guān)注的問題。本文主要圍繞財(cái)務(wù)檔案管理中出現(xiàn)的問題，提出有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)檔案 檔案管理 信息化

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）03-000-01

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，為了滿足財(cái)務(wù)現(xiàn)代化管理的更高要求，財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)迫在眉睫。貫徹、落實(shí)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化管理成為完善各企事業(yè)單位財(cái)務(wù)現(xiàn)代化管理的先決條件。隨著信息化建設(shè)的蓬勃發(fā)展，打破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的管理模式刻不容緩。

一、財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理的不足之處

由于會(huì)計(jì)職能的多樣性，財(cái)務(wù)檔案中包含大量的財(cái)務(wù)核算材料，這些材料主要反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況，是不可丟失的。隨著企業(yè)的發(fā)展，會(huì)計(jì)核算材料的數(shù)量越來越龐大，企業(yè)需要較大的空間存放這些財(cái)務(wù)檔案，檔案的堆積為查閱檔案帶來了很大的不便。企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員的流動(dòng)導(dǎo)致一些檔案在人事更迭的過程中流失，這種資料的流失對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展造成一定不良效果。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理信息化的普及情況

隨著電子文檔的利用率增大，財(cái)務(wù)檔案管理中財(cái)務(wù)信息的處理也存在許多問題。由于企業(yè)多年的發(fā)展，原始紙質(zhì)檔案的積累數(shù)量非常龐大，在財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)整理的過程中，許多賬目類別難以分別，檔案電子化更新不及時(shí)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案信息的模糊，從而不具權(quán)威性。財(cái)務(wù)檔案信息化管理過于注重表面形式，檔案管理沒有從根本上實(shí)現(xiàn)信息化，部分企事業(yè)單位仍然存在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理的弊端。許多企業(yè)為了私有利益，利用信息化手段在賬目上做手腳，擅自改寫財(cái)務(wù)賬目數(shù)據(jù)，進(jìn)行偷稅、漏稅等不法行為。

二、財(cái)務(wù)檔案管理信息化的必然趨勢(shì)

與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理相比，財(cái)務(wù)檔案管理信息化有其存在的必要性。隨著企業(yè)的發(fā)展，將財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版文檔，存放到移動(dòng)硬盤或者電腦磁盤中，節(jié)省存放空間，便于儲(chǔ)存。正是由于便攜式移動(dòng)硬盤的存在，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在傳遞輸送上的靈活運(yùn)用。

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在修改、傳遞上更加的方便，電子檔案的使用不僅方便財(cái)務(wù)管理，節(jié)約企業(yè)辦公成本，提高檔案使用率，更節(jié)省了紙張的使用，從而對(duì)環(huán)境樹木起到保護(hù)作用。

三、完善財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建議

財(cái)務(wù)檔案管理信息化的應(yīng)用過程中之所以出現(xiàn)諸多問題，其中一個(gè)主要原因是因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)信息化應(yīng)用的意識(shí)還不夠健全，另一個(gè)主要原因是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的制度還不夠完善。圍繞這兩個(gè)主要原因，提出以下幾點(diǎn)建議。

（一）財(cái)務(wù)檔案管理人員要明確信息化應(yīng)用的正確理念

提高財(cái)務(wù)檔案管理人員辦公自動(dòng)化方面的水平，使檔案管理人員能夠熟練使用相關(guān)軟件進(jìn)行檔案的管理，同時(shí)，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的法律法規(guī)意識(shí)，明確正確的財(cái)務(wù)工作職責(zé)。

相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該積極監(jiān)督企業(yè)財(cái)務(wù)管理的運(yùn)行，監(jiān)察企業(yè)財(cái)務(wù)信息，監(jiān)管企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行模式，確保財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性。

（二）提高財(cái)務(wù)檔案信息化管理的數(shù)據(jù)管理水平

完善財(cái)務(wù)檔案的管理方式，要求財(cái)務(wù)管理人員能夠制作水平較高的財(cái)務(wù)報(bào)表，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)報(bào)表的實(shí)效性。通過及時(shí)更新準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

與此同時(shí)，完善財(cái)務(wù)檔案信息化的管理制度，建設(shè)財(cái)務(wù)報(bào)告分析體系，滿足企業(yè)管理者明確企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況的需求。嚴(yán)格監(jiān)管財(cái)務(wù)檔案的管理，確保其安全性和保密性。

（三）積極更新企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，有效的利用財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)

財(cái)務(wù)檔案管理人員需要及時(shí)更新、整理企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，完善企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。企業(yè)運(yùn)行中產(chǎn)生的經(jīng)費(fèi)要詳細(xì)、準(zhǔn)確的記錄在案?？梢愿鶕?jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的不同，建設(shè)各項(xiàng)目的檔案，合理運(yùn)用文件檢索的模式進(jìn)行區(qū)別分類，便于在今后的企業(yè)運(yùn)行中進(jìn)行檔案查找和利用。

通過歸納、處理、整合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有效利用率，為公司管理者在企業(yè)運(yùn)行過程中提出的各項(xiàng)決策打下牢固的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。用表格呈現(xiàn)，用數(shù)字說話。

四、結(jié)語

綜上所述，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，企業(yè)的健康發(fā)展離不開高效的財(cái)務(wù)管理。財(cái)務(wù)檔案信息化的運(yùn)用是財(cái)務(wù)管理人員手中的利劍，是企業(yè)蓬勃發(fā)展的重要手段。為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)，就要改變財(cái)務(wù)檔案管理人員的傳統(tǒng)理念，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化應(yīng)用水平，完善財(cái)務(wù)檔案管理體制，同時(shí)也要規(guī)范管理財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。只有實(shí)現(xiàn)這幾個(gè)方面才能更好的推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)。

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