孫娟 袁華

摘要近年來隨著醫(yī)療衛(wèi)生條件的不斷改善，醫(yī)療設備的數(shù)量和管理復雜程度也在提高，相應的醫(yī)療設備檔案的準備工作也更加繁重。本文將主要探討當前醫(yī)療設備檔案管理工作中存在的難點提出相應的解決措施，并詳細分析信息技術在醫(yī)療設備檔案管理中的優(yōu)勢。

關鍵詞醫(yī)療設備檔案管理難點對策

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-02

醫(yī)療設備檔案管理在醫(yī)院日常管理工作中占有舉足輕重的地位，但是長期以來管理層和相關工作者對設備資料管理的重視程度不夠，不僅造成了大量資源的浪費也影響了正常的醫(yī)療服務行為。為了實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，提高對醫(yī)療設備檔案管理的關注度是醫(yī)院管理者需要重視的話題。

一、當前醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理工作存在的難點

（一）管理層和一線工作者對管理工作的重視程度不夠

在人們的傳統(tǒng)觀念中醫(yī)院的主要工作就是救死扶傷而類似設備檔案管理的工作其他都處在次要地位，然而實際情況并不是這樣的，長期實踐證明醫(yī)療工作的順利推進離不開后勤保障工作，特別是醫(yī)療設備檔案的管理工作，但是目前不少管理者依然對這項工作保持不夠重視態(tài)度，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：1）從事檔案管理工作的人員不重視自己的本職工作，在進行設備檔案的管理時責任心缺失，始終抱著應付了事的態(tài)度，這是導致管理工作混亂的直接因素。2）工作人員無法平等對待檔案管理工作的全部環(huán)節(jié)，例如將大量的精力放到對設備說明書、設備驗收證明文件的整理上而忽視了對設備檢查和維護記錄的管理，要知道設備檔案的管理應該覆蓋設備入庫到報廢的全過程，任何一個環(huán)節(jié)的缺失都會影響記錄的完整性。

（二）醫(yī)療設備檔案管理技術落后

現(xiàn)代社會已經(jīng)進入信息時代，盡管醫(yī)院的日常管理工作已經(jīng)引進了先進的計算機技術和網(wǎng)絡技術，但是在醫(yī)療設備檔案管理領域，信息技術的應用還十分有限，不少工作需要工作人員通過手工采集、手工輸入的方式來完成這就在無形中增加了他們的工作量，降低了檔案管理的效率，無法滿足現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)要求。同時，手工采集數(shù)據(jù)資料導致檔案資料出錯率極高，同時紙質(zhì)版的檔案資料容易遺失，檔案的交接程序混亂，設備容易受到破壞，甚至有時設備交接手續(xù)不完善，設備使用后為歸還的現(xiàn)象時有發(fā)生，給設備的維護工作造成不小的阻礙，也給醫(yī)院帶來了一定的經(jīng)濟損失。

（三）醫(yī)療設備檔案管理隊伍團隊意識淡薄

日常的設備管理工作工作量大、步驟繁瑣，需要不同人員分塊管理共同完成，同時動態(tài)資料在所有資料中所占的比重很大，醫(yī)療設備的運行、維護資料需要維修者、管理者、使用者合作完成，一旦一方不配合那么整個工作就很難推進。盡管簡單的數(shù)據(jù)收集工作看似很輕松，但是現(xiàn)實情況是，醫(yī)療工作者作為設備的使用者，日常工作中的大部分精力消耗在醫(yī)療服務上，也就相應的在設備檔案管理工作中的合作參與的比重就會減少，對檔案管理工作的順利推進產(chǎn)生了一定的阻礙。

（四）醫(yī)療設備檔案資料的采集周期長

醫(yī)療設備的檔案資料包括設備說明說、設備驗收證明書、設備檢查維護記錄等，涵蓋了設備進入醫(yī)院到最終報廢的整個過程，這就決定了對某一設備資料檔案的整理需要耗費相當長的一段時間，而較長的時間間隔勢必會對檔案資料的完整度造成影響，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都有可能影響設備的正常使用。

（五）醫(yī)療設備檔案管理制度不健全、操作不規(guī)范

不論是在基層醫(yī)院還是三甲醫(yī)院，醫(yī)療設備檔案的管理工作均應由檔案管理部門來完成。設備采購需要采購部門與檔案管理部門協(xié)同完成，設備的使用應當由使用部門與檔案管理部門協(xié)同完成，但是在實際的運作過程中，醫(yī)院并沒有對這三者之間關系的明確界定，相關的責任和分工也不明確，導致設備檔案資料管理十分混亂。此外，醫(yī)院管理部門缺少對檔案管理工作的有效監(jiān)管，設備資料的借閱查詢手續(xù)不完善，導致設備資料的缺失現(xiàn)象嚴重，如此惡性循環(huán)使得醫(yī)院設備檔案管理工作始終無法步入正規(guī)，與人事管理等其他管理工作的專業(yè)性相差甚遠。

二、提高醫(yī)療設備檔案管理水平的對策

（一）強化培訓，提高對檔案管理工作的重視

要想提高醫(yī)療設備檔案管理工作的水平，首先需要扭轉工作人員的態(tài)度，具體的手段就是對他們進行培訓和教育，使之充分認識到后勤管理工作同樣對醫(yī)院醫(yī)療工作具有重要意義，改變他們對工作的消極態(tài)度，愿意將更多的熱情奉獻給自己的工作。加強檔案管理工作特別是動態(tài)檔案的管理工作要求工作人員提高對動態(tài)資料的采集和管理，保證所有歸納整理的檔案能夠真實反映設備使用、維護狀況。為了提高員工對檔案管理工作的重視程度，醫(yī)院管理者還應當建立審查考核機制，將工作成果納入到工資考核指標中，并定期召開醫(yī)療工作會議總結一段時期的工作效果，對出現(xiàn)的消極行為提出批評，自上而下改善醫(yī)院工作人員對檔案管理工作的態(tài)度，不斷提高管理工作的效率。

（二）健全醫(yī)療設備檔案管理制度

提高醫(yī)療設備檔案管理水平的重點是要建立科學完善的管理制度，將其作為醫(yī)院統(tǒng)一管理的一部分，實現(xiàn)各項工作流程的規(guī)范化和制度化。首先，醫(yī)院管理層應當制定完善的檔案管理體系和管理責任制，明確不同崗位人員的責任，落實到人；其次，建立檔案資料專人管理制度，督促工作人員提高自身的管理能力，積極做好日常記錄維護工作；最后，醫(yī)院管理者應當進行定期檢查，并將各種檢查考核指標納入到年終評優(yōu)評級中，協(xié)同各方之間的關系不斷提高工作效率。

（三）加強信息技術在檔案管理工作用的應用

當前醫(yī)療設備檔案管理工作很難實現(xiàn)較大水平的提高與信息技術的應用程度有關，因此日常的檔案管理工作需要更加的依賴計算機，提高管理工作的效率。信息技術的應用不僅能夠提高設備管理的效率也能實現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約資源。例如，在設備入庫之后即在電子計算機中建立設備的電子檔案，并傳送保存在醫(yī)院的內(nèi)網(wǎng)中并還要做好數(shù)據(jù)的備份工作，同時授予相關工作人員權限，使他們能夠?qū)n案進行實時修改，提高檔案整理的效率和準確性。

（四）實施統(tǒng)一管理，提高資料的全面性

當前，醫(yī)療設備檔案管理過于分散，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就會影響整個設備資料數(shù)據(jù)的完整性，解決這一問題的方法應當是建立檔案資料管理的統(tǒng)一管理機構，創(chuàng)建一只高水平具有專業(yè)管理能力的隊伍，協(xié)調(diào)好使用者、維修者和自身之間的關系，做到對設備的實時追蹤及時更新數(shù)據(jù)資料，同時明確工作人員的責任，不同工作人員負責不同的管理工作但彼此之間又不是相互獨立的，各個科室通力配合共同完成醫(yī)療設備檔案的管理工作。

（五）加強設備檔案管理工作，為醫(yī)院醫(yī)療工作服務

加強對設備檔案的管理也就是強化對醫(yī)療設備的管理，使醫(yī)療工作者能夠明晰設備的使用、維護狀況，預判各種可能出現(xiàn)的故障并做好維護維修工作，確保設備的數(shù)量和狀態(tài)能夠滿足醫(yī)療服務工作。同時，加強設備檔案管理能夠減少維修費用，縮短維修時間，提高設備的利用率，簡介提高醫(yī)院醫(yī)療服務的收益。

三、信息技術在醫(yī)療設備信息管理中的應用

目前醫(yī)療設備信息之所以未能實現(xiàn)科學高效管理與檔案信息處理的方式有很大關系，當前信息技術已經(jīng)成功應用于人事等醫(yī)院日常管理中，將其同時應用到醫(yī)療設備的管理也并不是不可能的事，因此本節(jié)將主要探討醫(yī)療設備檔案系統(tǒng)的設計。

（一）信息技術在醫(yī)療檔案管理中的優(yōu)勢

設備的多樣性和使用的復雜性決定了醫(yī)院設備檔案管理的工作量很大，同時設備檔案的管理同醫(yī)院醫(yī)療工作的正常開展以及醫(yī)院的既得利益有關，因此改變過去手工填寫單據(jù)、整理檔案資料的方式，借助信息技術編寫軟件來實現(xiàn)檔案的高效管理。計算機軟件管理具有的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1）界面美觀、操作簡單。目前計算機軟件編寫已經(jīng)十分成熟，在注重功能實現(xiàn)的同時也強調(diào)人性化的界面設計，軟件能夠提供清晰的界面，使用者只要通過簡單的操作就能完成過去需要填很多表完成的工作。2）出錯率低，效率高。計算機軟件的運行借助于高效的中央處理器，一般來講數(shù)據(jù)存儲在計算機中不會受到破壞，同時軟件支持對檔案資料的實時調(diào)取，提高了工作效率。

（二）信息技術的具體應用

由于檔案管理工作的特殊性質(zhì)，醫(yī)院更傾向于建立無線網(wǎng)絡實現(xiàn)對設備的檔案管理而不是有線網(wǎng)絡。無線網(wǎng)絡的基礎是GIS、LIS、PACS、NIS、BIS系統(tǒng)組成的，能夠滿足檔案管理的基本要求，系統(tǒng)功能的實現(xiàn)需要有數(shù)據(jù)總線作支撐起到信息交換平臺的作用，同時數(shù)據(jù)總線同醫(yī)院的無線局域網(wǎng)連接，確保系統(tǒng)能夠在醫(yī)院的任何角落借助無線設備可以進入。

無線網(wǎng)絡技術的應用能夠大大提高了設備管理工作的效率，醫(yī)院可以為每一臺設備建立專門的二維碼，工作人員只要借助手機等移動設備掃描二維碼就能夠獲悉設備的狀態(tài)，包括設備的維修信息、安全監(jiān)測信息、使用信息、廠家信息、設備基礎信息等，實現(xiàn)對設備的實時追蹤。同時，無線網(wǎng)絡和RFID技術的應用也為檔案管理人員提供幫助，他們可以利用電腦和平板等工具向系統(tǒng)中錄入醫(yī)療設備信息，將設備信息存儲到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，減少了紙質(zhì)版檔案可能造成的數(shù)據(jù)遺失和數(shù)據(jù)調(diào)用困難的情況。

目前使用基于GIS、LIS等技術的無線網(wǎng)絡系統(tǒng)不僅能夠滿足設備管理工作同時兼具移動計算、呼叫、掃描成像的功能，比有線網(wǎng)絡設備和傳統(tǒng)的手寫整理具有更大的優(yōu)勢，同時該技術能夠在多種計算機系統(tǒng)下運行，滿足不同的接口設備要求，兼容性良好，出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤的概率很小，能夠穩(wěn)定滿足醫(yī)院設備檔案的日常管理工作。

三、結語

總的來說，目前醫(yī)療管理工作存在的問題不是一個因素導致的，管理者應當全面分析原因?qū)ふ抑攸c，制定相應的政策調(diào)整管理工作，使檔案管理工作不再成為醫(yī)院管理中作的薄弱環(huán)節(jié)。

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