□劉　娜，翟　瑤

(1.中國科學院國家天文臺，北京 100012; 2.中國科學院檔案館，北京 100190)

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基建檔案管理的實踐與探討

□劉娜1，翟瑤2

(1.中國科學院國家天文臺，北京 100012; 2.中國科學院檔案館，北京 100190)

【摘要】本文首先探討基建檔案的定位，結合具體實踐，提出基建項目不同階段的管理方式和管理要點；同時，總結基建檔案管理中對監(jiān)理、總包和建設單位的不同要求，對基建檔案管理的難點進行有益探索。

【關鍵詞】基建檔案;管理方式;管理實踐

隨著我國經濟的快速發(fā)展，基本建設項目的發(fā)展也如火如荼。如何對基本建設項目的檔案，特別是重大基建項目的檔案進行管理是值得研究的課題。筆者將從以下方面進行探討。

1基建檔案管理工作的定位

基本建設項目檔案，簡稱基建檔案，是指在基建項目的立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收、項目驗收全過程中形成的文字、圖紙、聲像等形式的全部檔案。它是工程進行維護、管理、災后鑒定、災后重建、改建、擴建的重要依據。[1]

1.1基建檔案管理的依據

國家制定的有關基建檔案管理的標準有《建筑工程資料管理規(guī)程》(JGJ/T 185-2009)、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GBT 50328-2001)等；就不同地市基建的檔案管理而言，有《北京市工程建設規(guī)范——建筑工程資料管理規(guī)程》(DB11/T695-2009)、《上海市工程建設規(guī)范——建設項目(工程)竣工檔案編制技術規(guī)范》(DG/TJ08-2046-2008)等地標；從中國科學院基建檔案的管理實踐來看，執(zhí)行《中國科學院基本建設項目檔案建檔規(guī)范》(ZKY/B002-2-2006)。以上國標、地標、院標均包含一個項目從決策立項到竣工驗收全過程的文件資料，反映整個工程的建設歷程。

1.2基建檔案管理的責任劃分

基建檔案的形成主體較多，施工、監(jiān)理、勘察、設計、總包、分包、業(yè)主等都對最終檔案的形成負有責任。作為檔案員，首先要了解各方職責?！督ㄖこ藤Y料管理規(guī)程》(JGJ/T 185-2009)中規(guī)定：施工單位向建設單位移交施工資料，實行施工總承包的，各專業(yè)承包單位應向施工總承包單位移交施工資料；監(jiān)理單位向建設單位移交監(jiān)理資料；建設單位負責工程準備階段文件和工程竣工文件的收集、整理與組卷，并在工程竣工驗收前，負責接收、審查并匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位及本單位各工作部門移交的項目檔案。

明確各方職責，建立基建檔案管理的責任體系，才能從根本上保證基建檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

2基建檔案的管理方式

筆者根據多個基建檔案管理的經驗，總結出不同階段基建檔案的管理方式和側重點。

2.1工程開工前

在工程開工前，將檔案歸檔的套數和驗收標準寫入合同或招標文件中。這樣可以為業(yè)主提供歸檔的法律依據。如有特殊需求，在合同或招標文件中必須明確約定。例如中國科學院的基建合同中都需要約定：施工單位應整理一套(原件)符合中國科學院基本建設項目檔案建檔規(guī)范的檔案移交建設單位；另編制一套與城建建設、規(guī)劃管理有關的檔案移交當地城建檔案館。[2]

2.2工程開工初期

工程開工初期，利用設計交底、圖紙會審的機會，對參建單位進行檔案交底培訓。培訓內容包括歸檔要求、歸檔標準、歸檔范圍、歸檔渠道和業(yè)務流程等，并將最終基建檔案驗收標準發(fā)給各參建單位。檔案交底培訓有助于參建單位了解業(yè)主的檔案需求，為最終驗收做準備。

撥付工程預付款前，與監(jiān)理單位共同審核分部分項劃分表。分部分項劃分表是基建檔案開工初期施工單位必須報審的內容。根據分部分項劃分表，建設單位檔案員、參建單位資料員能對工程項目有所了解，便于開展預立卷工作。

2.3工程建設中到竣工驗收前

在工程建設中，聯合監(jiān)理單位、項目管理公司等對施工單位的資料進行例行檢查，可按月或按季度進行。月度檢查能很好地督促施工單位整理資料。對于資料未按工程進度提供的扣付當月工程進度款，以經費制約的方式保障資料形成的同步性。

聽取工程例會、監(jiān)理例會、專題會議中各參建單位的檔案工作總結，及時跟進各項檔案進展。

在工程建設中后期，與施工單位、監(jiān)理單位、項目管理公司等共同討論該基建項目的檔案歸檔范圍；在取得城建檔案管理機構出具的認可文件后組織工程竣工驗收，以會簽的形式確定該基建項目的檔案歸檔范圍，同時完成全部檔案預立卷的工作。

2.4備案完成至檔案驗收前

工程竣工驗收后進行檔案匯總，移交城建檔案館備案。備案完成后，按照建設主管單位的檔案要求進行檔案驗收，在支付工程結算款前完成檔案整改和移交工作。

2.5保修期結束前

建設工程的保修期自竣工驗收合格之日起計算。在支付保修款前，全面復核各參建單位移交的檔案，確保最終整套基建檔案的質量。

按照工程建設的不同階段，以經費支付為節(jié)點，采用合同管理、檔案交底、分部分項劃分、月度檢查、匯報總結、歸檔范圍討論等管理方式，可有效保證基建檔案的最終質量。

圖1　基建工程不同階段檔案的管理方式

3基建檔案管理的要點

3.1歸檔材料必須為原件

原件按《英漢法荷德意俄亞檔案術語詞典》的解釋，意為“區(qū)別于任何復制件的最初形成的文件?！卑创硕x原件的構成要素有兩點：第一，非復制件。第二，最初形成的文件。[3]

在實際基建檔案檢查中，發(fā)現施工單位對于原件的理解很不準確。比如施工過程中試驗資料、見證取樣記錄和測量資料，這些資料一般在現場試驗時填寫，原則上要求存檔。但是施工單位認為工地條件有限，資料過臟不適合存檔。然后提供加蓋單位公章的復印件，以代替原件。還有一些單位用名章或電子簽名替代手簽字，這都是對原件的誤解。

除了物資資料、試驗資料等可能由外單位產生的文件外，其他歸檔材料均需原件，不能用名章、電子簽名代替手簽字，更不能以簽名復印件加蓋公章代替原件。

3.2注意圖紙中的簽章

對于施工圖要有勘察設計企業(yè)和注冊執(zhí)業(yè)人員及相關人員的圖章和簽字，并加蓋單位公章；對于竣工圖要嚴格采用國家標準竣工圖章樣式50 mm×80 mm。竣工圖章內8個簽字框必須全部填寫：施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現場監(jiān)理、總監(jiān)。除了施工單位和監(jiān)理單位的名稱可以刻印外，其余都需要當事人手簽。技術負責人和總監(jiān)對圖紙內容負責，需要在圖紙審核通過后簽字確認。[4]

3.3注意照片檔案的收集

基建項目的建設過程中，要注意收集和保存關鍵過程照片。例如工程項目開工前的原地貌、地形，工程拆遷過程及開工、建設情況，施工過程中重要工序的驗收，隱蔽前后照片，竣工驗收等。這些照片可以直觀地反映工程的建設過程，也可以在項目運行、維修、管理和改擴建等工作中發(fā)揮作用。3.4注意電子文件的收集

為了順利推進檔案電子化的工作，方便用戶查詢和利用，在施工過程中收集相應文檔的電子版本是很必要的。在基建過程中，應要求所有設計、施工、竣工資料的紙質版相對應的電子版都保存移交。電子文件的名稱與紙質文件一致，內容與紙質文件一一對應。特殊手寫資料可掃描為PDF文件歸檔。重要材料如單位工程質量竣工驗收記錄、工程竣工質量報告、設計變更單、圖紙會審記錄、工程洽商、竣工圖等需要掃描后歸檔。(卷內目錄形成的電子文檔刻成光盤，與卷內其他材料的電子版共存一張光盤內提交。)這項工作的開展對建設單位檔案人員的工作非常有幫助。

4基建檔案的管理實踐

以上總結了基建檔案的特點、管理方式和管理要點，以下介紹如何在實踐過程中落實這些內容。

4.1充分發(fā)揮監(jiān)理的職能

監(jiān)理合同中應明確規(guī)定監(jiān)理對基建檔案的責任：負責監(jiān)督和檢查監(jiān)理工作范圍內的勘察、設計、施工等單位項目文件形成、積累、整理和歸檔工作。審查勘察、設計、施工等單位向建設單位移交檔案情況，特別是竣工圖制作質量；審查工作完成后，應對項目文件的真實性、準確性、完整性簽署意見。[1]

除了在合同中明確約定監(jiān)理的責任外，還應在監(jiān)理大綱中明確加入“工程檔案管理實施的細則”，用細則約束后續(xù)的檔案管理工作。

要求監(jiān)理單位配備專職的資料員，負責監(jiān)理資料的收集、整理、組卷和移交。專職資料員還應會同專業(yè)監(jiān)理工程師、業(yè)主、項目管理公司進行檔案月度檢查，并將檢查結果在監(jiān)理例會中進行通報，督促參建單位整改。

4.2充分調動總包單位的積極性

基建檔案由形成單位負責資料的真實性、完整性和準確性，即“誰形成誰負責”。按照這一原則，實行施工總承包的工程，總包單位應負責審查和匯總各專業(yè)分包單位的資料。在實踐過程中，總包單位的資料設有專職資料員管理，內容也較為完整齊全。但是對于分包單位的資料，總包單位往往并不關注，驗收中也問題頻現。

業(yè)主不熟悉各專業(yè)承包單位的工作內容，對其形成檔案的質量更無從談起。所以要充分調動總包單位的積極性。在支付總包管理費的同時，要求其承擔分包單位資料管理的職責，不定期檢查分包單位資料收集和整理的情況。

4.3建設單位全面負責

4.3.1前期檔案提前整理

基建項目開工后，建設單位檔案員可以整理工程準備階段資料。準備階段的資料一般包括立項文件，建設用地、征地和拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，招投標文件、開工審批文件等。提前開展這些工作，可減輕檔案員在基建檔案驗收時的工作量。

4.3.2編制作業(yè)指導書

基建項目參建單位較多，各單位檔案管理水平參差不齊。建設單位可以匯總各單位資料移交中常見的問題，編制作業(yè)指導書，以教程的形式指導其歸檔。例如案卷封面樣板，案卷目錄和備考表填寫方式，卷內目錄樣板、案卷組卷方法等。作業(yè)指導書的編寫，可保證參建各方在檔案形式上的統(tǒng)一。

4.3.3全面了解施工過程

建設單位檔案人員要多走訪工地，了解施工工序和流程，總體了解每個分部、分項和檢驗批可能產生的資料。在組卷過程中，按照施工的過程進行梳理，保證案卷之間的有機聯系，也保持案卷形成的自然規(guī)律。

5基建檔案的管理探討

在基建檔案的管理中，筆者有以下問題需要繼續(xù)實踐和探討。

5.1對于接口檔案的管理

不同專業(yè)、不同單位交叉作業(yè)的現象在基建工程中非常普遍，這也是基建檔案管理中的難點。這些接口工作形成的檔案互相關聯，很難確定檔案責任主體。比如設備安裝工程對于設備基礎工程的依賴度很高，設備基礎工程往往是具有土建或房建資質的施工單位完成，而設備安裝工程則是機電等專業(yè)施工單位。在交叉作業(yè)時會形成很多接口檔案，如何管理這些檔案，需要在實踐中探討和摸索。

5.2對專業(yè)承包單位檔案的管理

在總包單位合同管理的范圍外，業(yè)主有時會與專業(yè)承包單位直接簽訂合同。比如樁基、人防、消防、防雷、電梯等對施工資質要求較高的專業(yè)。對于這些專業(yè)承包單位形成的檔案，業(yè)主很難掌握其完整性和準確性。在依靠監(jiān)理單位、總承包單位幫助的同時，檔案人員也需不斷積累經驗。

此外，基建檔案管理中過程性資料的收集和保管、檔案人才的培養(yǎng)等問題也需要在實踐中不斷探索和解決。

參考文獻：

[1]中國科學院.ZKY/B002-2-2006中國科學院基本建設項目檔案建檔規(guī)范[S].

[2]中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設部.JGJ/T 185-2009建筑工程資料管理規(guī)程[S].北京：中國建筑工業(yè)出版社，2009.

[3]安小米，檔案原件概念淺析[J].貴州檔案，1995(6).

[4]劉娜，“天眼”工程檔案管理的思考[J].中國檔案,2014(2).

Practice and Discussion on the Management of Construction Archives

LIU Na1, ZHAI Yao2

(1.NationalAstronomicalObservatories,ChineseAcademyofSciences,Beijing100012,China;2.ArchivesofChineseAcademyofSciences，Beijing100190,China)

Abstract:This paper first discusses the positioning of construction archives, combining the concrete practice, proposes the management mode and management points of infrastructure projects at different stages. At the same time, it summarizes the different requirements of the supervisor, contractor and construction units in construction archives management, and explores the difficulties of the management of construction archives.

Key words:construction archives; management mode; management practice

【中圖分類號】F284

【文獻標識碼】A

【文章編號】1008-9101(2016)01-0025-03

作者簡介：劉娜(1986-)，女，山西臨汾人,現工作于中國科學院國家天文臺，館員，研究方向：檔案管理；

基金項目：中國科學院檔案館“中國科學院檔案工作管理模式與規(guī)章制度探索項目”(DA02-2015-004)

收稿日期：2015-08-26

翟瑤(1986-)，女，湖北荊門人,現工作于中國科學院檔案館，館員，研究方向：檔案管理。