張道榮++邵自銀

摘要：物資合同管理是國家電網(wǎng)公司物力集約化的一項重要內(nèi)容，傳統(tǒng)手工記賬的合同臺賬管理模式效率低下，且準(zhǔn)確性與時效性較差，僅適合企業(yè)發(fā)展初期或規(guī)模較小時使用，與國家電網(wǎng)公司物力集約化管理要求嚴(yán)重不符，因此必須按照科學(xué)的方法，從公司實際業(yè)務(wù)流程出發(fā)，運用信息化手段，建立完整、高效、安全、穩(wěn)定的物資合同管理系統(tǒng)，加強合同簽約及結(jié)算業(yè)務(wù)管控，減輕工作人員勞動強度，提高合同簽約結(jié)算效率。

關(guān)鍵詞：合同臺賬管理；功能模塊；系統(tǒng)建設(shè)

中圖分類號：F275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-000-02

一、傳統(tǒng)合同臺賬管理存在的主要問題

1.數(shù)據(jù)安全性較差

傳統(tǒng)合同臺賬是用Excel表格來記錄和管理的，維護數(shù)據(jù)時需對整張表格進行查找、粘貼、復(fù)制和手工錄入等操作，在這些過程極易污染其他數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)的篡改或丟失，從而影響合同的正常履行和結(jié)算。

2.合同信息不共享

傳統(tǒng)合同臺賬管理無法實現(xiàn)合同信息的實時更新，且無法實現(xiàn)多人同時操作，合同信息不能有效互通，不利于合同信息的匯總分析。

3.工作效率低下

電網(wǎng)物資采購貨款由預(yù)付款、到貨款、投運款和質(zhì)保金4個部分組成，傳統(tǒng)合同管理模式下，所有數(shù)據(jù)（如簽訂日期、發(fā)票金額、單據(jù)收取時間、操作人等）需人工錄入，支付金額需手工計算和核對，工作量大卻難以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

4.風(fēng)險管控力度較弱

傳統(tǒng)合同臺賬只有單純的數(shù)據(jù)記錄功能，對錯誤錄入的數(shù)據(jù)缺少必要的提醒或限制功能，無法校驗支付金額的準(zhǔn)確性，存在較大管理風(fēng)險。

二、物資合同臺賬管理主要內(nèi)容

1.合同簽約管理

物資合同簽約是指依據(jù)中標(biāo)結(jié)果，應(yīng)用統(tǒng)一合同文本，在規(guī)定時間內(nèi)完成合同簽訂工作。及時、規(guī)范、高效地完成合同簽約工作是確保招標(biāo)采購結(jié)果的剛性執(zhí)行，規(guī)范公司各單位和供應(yīng)商的履約行為，防范法律風(fēng)險和商業(yè)風(fēng)險的基礎(chǔ)和前提。

2.合同結(jié)算管理

物資合同結(jié)算是指按照合同約定和實施進度開展合同物資的資金預(yù)算申報及支付工作。電網(wǎng)物資合同結(jié)算嚴(yán)格按照 “三單”（驗收單、投運單、質(zhì)保單）管理方式，統(tǒng)一合同結(jié)算單據(jù)，加強物資到貨、設(shè)備投運、產(chǎn)品質(zhì)保關(guān)鍵階段單據(jù)管理，加快結(jié)算單據(jù)驗審和流轉(zhuǎn)，準(zhǔn)確編制資金預(yù)算計劃，嚴(yán)格按照合同規(guī)定審核資金支付，準(zhǔn)確支付合同資金。

三、物資合同臺賬管理系統(tǒng)主要功能模塊

1.中標(biāo)結(jié)果導(dǎo)入模塊

中標(biāo)結(jié)果下達后，按照預(yù)設(shè)的Excel模板將結(jié)果集中導(dǎo)入到系統(tǒng)，以此為基礎(chǔ)開展后續(xù)合同簽訂、履約及結(jié)算工作。導(dǎo)入模板對字段的類型、是否必填項以及字段間的邏輯關(guān)系等都做了明確規(guī)定，同時保留系統(tǒng)上線前在執(zhí)行合同的導(dǎo)入功能，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

2.合同審核簽訂模塊

合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入后，組織供應(yīng)商進行線下紙質(zhì)合同的簽訂，將紙質(zhì)合同關(guān)鍵信息與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行比對，審核無誤后，勾選對應(yīng)的合同完成線上審核，系統(tǒng)自動記錄下合同簽訂日期和審核人信息；對于協(xié)議庫存匹配單，只有對應(yīng)的協(xié)議庫存合同完成簽訂后，才可進行合同簽訂。審核過的合同進入合同履約結(jié)算流程。

3.單據(jù)交接管理模塊

合同履約完畢后，供應(yīng)商提交結(jié)算單據(jù)至供應(yīng)商服務(wù)大廳，大廳人員初審無問題后，在單據(jù)交接模塊進行登記并打印交接單，雙方現(xiàn)場辦理單據(jù)交接。在本模塊大廳人員只需點擊操作即可完成單據(jù)交接，發(fā)票金額、交接日期等交接單內(nèi)容由系統(tǒng)自動帶出，提高了單據(jù)交接效率；對于不符合付款條件的則無法登記（如合同未簽訂、質(zhì)保期未到和供應(yīng)商受處罰暫停付款等），從源頭上保證了合同結(jié)算業(yè)務(wù)的規(guī)范性。

4.合同結(jié)算管理模塊

合同經(jīng)辦人員對結(jié)算單據(jù)復(fù)核無誤后，錄入發(fā)票校驗號，修改發(fā)票金額、到貨數(shù)量等信息（系統(tǒng)默認(rèn)與合同內(nèi)容一致，可根據(jù)實際情況修改），支付金額由系統(tǒng)根據(jù)合同支付方式以及已支付資金情況自動計算，合同經(jīng)辦人只需點擊操作即可進行支付申請，保證了合同結(jié)算業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性同時減輕了員工工作強度。

圖1 單據(jù)登記及合同結(jié)算業(yè)務(wù)流程

月度預(yù)算提報前，系統(tǒng)自動匯總各合同經(jīng)辦人已申請資金的采購訂單，按照預(yù)付款、到貨款、投運款和質(zhì)保金四個部分一鍵生成下月預(yù)算；次月中旬根據(jù)預(yù)算批復(fù)結(jié)果，點擊自動生成支付計劃，財務(wù)按照支付計劃進行支付，資金預(yù)算和支付計劃都可導(dǎo)出Excel表格并打印，完成線下審核流程。單據(jù)登記及結(jié)算業(yè)務(wù)流程詳見圖1。

5.合同信息查詢模塊

物資部門作為業(yè)務(wù)支撐部門，需不定期對物資合同的簽訂情況、項目類型、資金劃分類型等重點數(shù)據(jù)以及合同應(yīng)支付情況、實際支付情況、未支付原因等相關(guān)信息進行統(tǒng)計和分析。因此系統(tǒng)要具備從項目名稱、項目單位、項目性質(zhì)等多維度進行查詢的功能，方便數(shù)據(jù)的匯總分析。

6.基礎(chǔ)信息設(shè)置模塊

包括角色管理、用戶管理、日志管理和供應(yīng)商管理等內(nèi)容。角色管理可對不同角色的權(quán)限進行設(shè)置和調(diào)整；用戶管理可對用戶進行增加、刪除、凍結(jié)、代理以及密碼修改等操作；日志管理可記錄和查詢每個用戶在系統(tǒng)中的操作痕跡；供應(yīng)商管理則可對供應(yīng)商進行凍結(jié)＼解凍，以及名稱、賬號、聯(lián)系人信息修改等操作。

四、角色及權(quán)限分類

根據(jù)業(yè)務(wù)需要，系統(tǒng)將用戶區(qū)分為供應(yīng)商服務(wù)中心工作人員、系統(tǒng)管理員和合同經(jīng)辦人等三類，具體角色定位及權(quán)限設(shè)置描述如下：

1.大廳工作人員

供應(yīng)商服務(wù)中心工作人員主要負(fù)責(zé)各類結(jié)算單據(jù)的登記和交接工作，同時為供應(yīng)商提供相關(guān)合同信息的查詢服務(wù)。該角色主要權(quán)限包括：合同信息查詢、供應(yīng)商信息查詢和單據(jù)登記交接及打印等。

2.系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、資金預(yù)算及支付計劃生成以及供應(yīng)商、日志等系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護工作，一般為1～2人，主要權(quán)限有：合同導(dǎo)入模塊、合同信息查詢模塊、單據(jù)交接查詢、基礎(chǔ)信息設(shè)置以及合同結(jié)算模塊的預(yù)算和支付計劃生成權(quán)限等。

3.合同經(jīng)辦人

合同經(jīng)辦人主要負(fù)責(zé)合同的簽訂、單據(jù)復(fù)核以及結(jié)算流程的發(fā)起等工作，一般為多人，僅能對其分管的合同進行操作，主要權(quán)限包括：合同簽訂模塊、單據(jù)交接模塊、合同結(jié)算模塊、合同信息查詢、供應(yīng)商信息修改及查詢等。

另，系統(tǒng)保留超級管理員角色，擁有最大權(quán)限，系統(tǒng)將權(quán)限設(shè)置細(xì)化到了具體操作層面（如選擇、查詢、刪除、導(dǎo)入和導(dǎo)出等），除超級管理員外，上述三種角色的權(quán)限可根據(jù)實際需要隨時調(diào)整。

五、系統(tǒng)建設(shè)主要步驟

1.開發(fā)前業(yè)務(wù)梳理及需求確認(rèn)

調(diào)研了解物資合同臺賬管理現(xiàn)狀，梳理主要業(yè)務(wù)流程，確定主要功能模塊，完成系統(tǒng)框架的初步搭建；與業(yè)務(wù)人員深入討論和分析對系統(tǒng)的功能需求，進一步細(xì)化系統(tǒng)設(shè)計方案。

2.系統(tǒng)開發(fā)過程

根據(jù)前期制定的系統(tǒng)設(shè)計方案，實施系統(tǒng)功能建設(shè)工作；在系統(tǒng)開發(fā)周期每個模塊結(jié)束之前，對該模塊的鎖定成果進行嚴(yán)格的里程碑式技術(shù)審查，通過用戶參與，及時得到反饋信息，驗證該模塊的成果并及時糾正錯誤；編寫用戶操作手冊，開展系統(tǒng)操作培訓(xùn)。

3.系統(tǒng)運行階段

組織系統(tǒng)評審驗收，系統(tǒng)正式上線；加強系統(tǒng)的應(yīng)用，不斷總結(jié)經(jīng)驗，做好系統(tǒng)運行情況反饋，根據(jù)運行結(jié)果對系統(tǒng)做必要的修改和完善。

六、結(jié)語

物資合同臺賬管理系統(tǒng)建設(shè)以實際業(yè)務(wù)為藍本，科學(xué)設(shè)置功能模塊，合理設(shè)計業(yè)務(wù)流程，人機界面友好，實際運行安全穩(wěn)定。該系統(tǒng)重點加強了物資合同簽約、單據(jù)交接、預(yù)算管理、合同支付以及供應(yīng)商管理等業(yè)務(wù)管理，與國網(wǎng)公司ERP和ECP系統(tǒng)相補充，實現(xiàn)了物資合同全流程管控，大大提高了公司合同管理水平和效率，取得了良好效果。

參考文獻：

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