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        淺談高職教學(xué)檔案資料的特點(diǎn)與收集整理

        2016-05-14 02:32:01陳鳳
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年5期
        關(guān)鍵詞:教學(xué)資料歸檔整理

        陳鳳

        【摘要】教學(xué)檔案資料是學(xué)校教學(xué)工作方針政策的真實(shí)寫(xiě)照,是教學(xué)管理的重要內(nèi)容,是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)評(píng)估不可缺少的重要依據(jù)和主要資料,同時(shí)也是了解辦學(xué)歷史、考查教學(xué)內(nèi)容、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、提高教學(xué)質(zhì)量、改進(jìn)教學(xué)管理的重要信息源,所以對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行收集、整理與歸檔是非常有必要的。

        【關(guān)鍵詞】教學(xué)資料;整理;歸檔

        教學(xué)檔案資料是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料,它是從事教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究的基本條件,也是一個(gè)學(xué)院辦學(xué)歷史、教學(xué)水平真實(shí)的記錄,所以對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行收集、整理與歸檔是非常有必要的。

        一、教學(xué)資料的特點(diǎn)

        教學(xué)檔案主要來(lái)源于學(xué)校的教學(xué)工作、教育活動(dòng)領(lǐng)域,是真實(shí)的歷史記錄與成果表現(xiàn)形式,是教學(xué)人員、教務(wù)工作人員智慧的結(jié)晶和辛勤勞動(dòng)成果。而根據(jù)筆者在教務(wù)處每年整理的我院的教學(xué)資料來(lái)看,發(fā)現(xiàn)教學(xué)資料具有以下特點(diǎn):

        (一)教學(xué)材料具有連貫性、成套性。一般在收集整理教學(xué)材料的時(shí)候,會(huì)發(fā)現(xiàn)很多教學(xué)材料是按學(xué)年或者學(xué)期來(lái)進(jìn)行分類(lèi)的,比如我們學(xué)院每個(gè)學(xué)期開(kāi)學(xué)初都會(huì)收集整理各系的課程表、本學(xué)期的教師任課一覽表以及各班排課情況表,涵蓋整個(gè)學(xué)期的每周教室、實(shí)訓(xùn)室衛(wèi)生檢查表和晚自習(xí)安排表,以及學(xué)期末的期末考試安排表,試卷庫(kù)等,這些是每個(gè)學(xué)期在固定的時(shí)間段都要進(jìn)行收集整理的,一直延續(xù)下來(lái)這些教學(xué)材料就具有了連貫性,成套性。

        (二)教學(xué)資料具有層次性。因?yàn)槲覀儗W(xué)院招收的學(xué)生是多層次的,這就決定了各種教學(xué)資料也具有一定的層次性。為了擴(kuò)展生源,我們學(xué)院的學(xué)生有通過(guò)普通高考直接考上來(lái)的學(xué)生,有從中職院校升上來(lái)的“2+3、3+2”模式的學(xué)生,也就是說(shuō)在中職讀2年后來(lái)我們學(xué)院讀3年,或者在中職讀3年,拿到中職畢業(yè)證之后再來(lái)我們學(xué)院繼續(xù)進(jìn)修2年拿大專文憑的學(xué)生,也有招收初中畢業(yè)后直接到我們聯(lián)合的中專讀1年后2年后再來(lái)我們學(xué)院就讀的“五年一貫制”學(xué)生,根據(jù)學(xué)生層次、基礎(chǔ)和學(xué)習(xí)能力的不同,要因材施教進(jìn)行教學(xué),如教學(xué)計(jì)劃、教案等都會(huì)有區(qū)別,這就使得教學(xué)資料具有了層次性。

        (三)教學(xué)資料具有分散性。根據(jù)教學(xué)內(nèi)容的分類(lèi),可以分為常規(guī)性教學(xué)材料,上級(jí)下發(fā)的各項(xiàng)文件,教務(wù)處下發(fā)的各項(xiàng)文件,各類(lèi)社會(huì)性考試,各種年度考核、評(píng)估資料,各項(xiàng)技能競(jìng)賽資料、人才培養(yǎng)數(shù)據(jù)采集等等,因?yàn)樯婕胺秶鷱V、內(nèi)容雜,互聯(lián)性小,所以都要分開(kāi)整理歸檔,這樣這些教學(xué)資料就具有了分散性。

        (四)教學(xué)資料具有多樣性。以前教學(xué)資料以文字、圖片居多,但是隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,各類(lèi)影像資料越來(lái)越多,尤其是在收集老師的教學(xué)資料和技能競(jìng)賽的檔案時(shí),各類(lèi)PPT、微課、錄像、幻燈片、實(shí)物作品等占據(jù)了很大比重,再也不是單一的紙質(zhì)材料,而是更生動(dòng)更直接的影像資料,它形象地反映了教學(xué)過(guò)程,是教學(xué)中必不可少的參考資料,是重要的檔案信息源。

        二、教學(xué)資料的收集整理

        一個(gè)學(xué)校的教學(xué)資料收集整理工作可直接反映學(xué)校的教學(xué)管理水平。因此,在教學(xué)資料的收集整理過(guò)程中必須做到完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。

        (一)制定一個(gè)完善的檔案收集整理制度。建立、健全和完善檔案收集管理制度,是做好教學(xué)資料收集工作的重要前提,也是保證教學(xué)檔案齊全完整的重要條件。有了制度,就能明確哪些教學(xué)資料該收集,收集上來(lái)的資料該如何整理,比如說(shuō)按時(shí)間、按內(nèi)容、按層次等,還有明確劃分責(zé)任人,各部門(mén)各系相互配合,一切有規(guī)可循,就能保證資料收集整理的規(guī)范性和細(xì)致性。

        (二)采取靈活多樣的收集、整理方法,保證教學(xué)資料的完整性。常規(guī)的教學(xué)資料可以按照定時(shí)集中收集的方法進(jìn)行收集整理,如教學(xué)計(jì)劃、工作總結(jié)、教學(xué)檢查等日常的教學(xué)活動(dòng)可以按內(nèi)容按年度歸檔整理;上傳下發(fā)的各類(lèi)文件可以根據(jù)文件的編號(hào)進(jìn)行歸檔整理或者編印成冊(cè);PPT、圖片、視頻等影像資料可以刻錄成光盤(pán)存檔;零散的文件或者競(jìng)賽資料可以按年份單獨(dú)歸檔,進(jìn)行即時(shí)跟蹤收集和零時(shí)收集。而且除了收集紙質(zhì)版,還有電子檔也要在電腦里分類(lèi)按年度、內(nèi)容歸檔,方便查找。

        (三)擁有一批專業(yè)的檔案管理人員。由于我們學(xué)院正處在迎接示范校建設(shè)的關(guān)鍵階段,作為評(píng)估材料中重要支撐的各類(lèi)教學(xué)檔案就要按照評(píng)估要求進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的收集整理,而教學(xué)檔案的收集、整理、管理是一個(gè)長(zhǎng)期、繁瑣、負(fù)責(zé)的過(guò)程,并不是由教學(xué)秘書(shū)兼職就能夠完成的,必須要有一批能夠熟練使用學(xué)校教學(xué)管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的檔案管理人員,接受專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn),擁有強(qiáng)烈的責(zé)任心和工作熱忱,才能勝任這份工作。

        總之,教學(xué)檔案資料包含了教學(xué)活動(dòng)的全部信息,是教師和教學(xué)管理人員從事教學(xué)、教改和管理工作的直接記載,也是教學(xué)動(dòng)態(tài)活動(dòng)的基本憑證,因而保全、整理好教學(xué)檔案,對(duì)迎接評(píng)估的我院進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)的規(guī)范化管理及實(shí)施新的教學(xué)改革有著重要意義。

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