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        電力企業(yè)檔案管理保密制度建設中存在的問題及建議

        2016-05-14 05:35:10黃遼蘭
        中國高新技術企業(yè) 2016年5期
        關鍵詞:保密制度現(xiàn)代企業(yè)制度管理體制

        摘要:伴隨國有企業(yè)改革的逐漸深入,電力已經建立了現(xiàn)代企業(yè)制度,并在管理體制上逐漸向國際化靠攏,這對電力企業(yè)檔案管理提出了更高的要求。文章根據(jù)現(xiàn)有的研究資料,在介紹電力企業(yè)檔案管理重要意義的基礎上,針對檔案管理中存在的問題提出了相應的對策,提出要全面提高檔案管理科技含量等對策,希望能給電力企業(yè)檔案管理提供啟示。

        關鍵詞:電力企業(yè);檔案管理;保密制度;現(xiàn)代企業(yè)制度;管理體制 文獻標識碼:A

        中圖分類號:F426 文章編號:1009-2374(2016)05-0166-02 DOI:10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.05.083

        電力企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要內容,供電不僅關系到人民群眾的生產生活,也關系到社會的穩(wěn)定與經濟的發(fā)展,是一項事關我國根本利益的大事。伴隨著電力企業(yè)檔案管理研究的逐漸深入,越來越多的文獻資料被納入檔案管理的范疇。雖然經過改制以后,電力企業(yè)對檔案管理進行了改進和完善,但是與國外先進企業(yè)檔案管理工作相比,還存在較大的差距,在管理中依然存在不少的問題。展望電力企業(yè)未來發(fā)展,必須充分重視檔案管理保密制度建設,建立起完善的檔案管理保密制度,為提高檔案管理保密水平奠定良好的基礎。

        1 電力企業(yè)檔案管理保密制度建設的重要性

        在市場經濟下,電力企業(yè)檔案管理保密制度建設不僅是為了維護電力企業(yè)自身的利益,也是為了維護黨和國家、人民群眾的根本利益,其重要性主要體現(xiàn)在兩個方面:一方面,電力企業(yè)檔案管理保密制度建設是維護電力企業(yè)根本利益的必然要求。伴隨著電力企業(yè)市場化改革,無論是發(fā)電企業(yè)還是供電企業(yè),都成為自負盈虧的市場經濟主體。雖然都是國有企業(yè)或者是集體企業(yè),彼此之間因為行政管理的影響,目前的競爭還不是很激烈,但是實際上在小范圍中的競爭已經凸顯,在未來電力市場會逐步的放開,市場競爭將日趨激烈化。在這種情況下檔案管理保密制度就顯得非常重要,因為其中有大量的企業(yè)經營管理信息,這些都屬于商業(yè)機密,一旦泄露勢必會對企業(yè)的根本利益造成影響。另一方面,電力企業(yè)檔案保密管理也是維護我國社會和國民經濟安全的重要措施,電力是社會穩(wěn)定的一個重要因素,也是一國經濟發(fā)展所必須具備的一個條件。供電安全、電力資源的充足性,將會直接影響一國經濟發(fā)展,電力企業(yè)檔案信息如果按照國家保密法律、法規(guī),屬于國家保密內容的,一旦泄露被敵對國家、不法人員知曉,將會直接影響到供電安全,進而威脅到經濟和社會安全,從這一角度來講,電力企業(yè)也應該加強檔案管理保密制度

        建設。

        2 電力企業(yè)檔案管理保密制度建設中存在的問題

        2.1 檔案保密等級劃分不科學

        電力企業(yè)檔案保密等級劃分是根據(jù)《中華人民共和國保密法》和《電力工業(yè)國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》確定的,一般分為絕密、機密和秘密三個等級,這樣劃分應該說遵從了檔案保密管理的傳統(tǒng),卻不適應當前電力企業(yè)的發(fā)展需要。比如說根據(jù)當前的劃分,絕密檔案是指泄露會讓國家和企業(yè)安全、利益遭受特別嚴重損害,如何區(qū)分“特別嚴重”與“嚴重”,這個目前來說還沒有一個明確的標準,在檔案保密工作當中,是由電力企業(yè)自己決定的,實際上掌握在檔案管理人員手中,這就可能產生一種情況,那就是應該列為絕密的檔案,卻按照了機密和秘密的管理標準,導致絕密檔案被泄露的幾率增大,應該被列為機密檔案,卻被按照秘密檔案管理也是如此。這種情況出現(xiàn)的主要原因是原來行政管理思想的長期存在,讓企業(yè)的檔案管理與行政檔案管理保持一致,導致檔案保密工作不符合當前的電力企業(yè)發(fā)展要求。

        2.2 對檔案庫房管理保密工作沒有做出明確規(guī)定

        庫房是檔案保密工作很容易被忽視的一個地方,作為存儲檔案的地方,庫房管理保密工作實際上非常重要。但是,從目前各個電力公司制定的檔案管理保密制度來看,對庫房管理保密工作規(guī)定得比較籠統(tǒng),一些電力工作只是在制度當中簡單地規(guī)定庫房管理規(guī)定和方法,對庫房建設標準、庫房位置等都沒有做出規(guī)定。有的電力公司的檔案庫房習慣性地設置在一層,陰雨天氣很容易受潮發(fā)霉,并且在庫房中又缺乏相應的除濕、防潮、保溫設施,經常出現(xiàn)檔案的遺失和損壞。還有的庫房門窗沒有進行加固防盜,一些檔案面臨著被盜竊的威脅。同時,一些電力公司沒有將庫房與辦公室分開,甚至將檔案庫房與圖書室一起管理,這些都會影響到檔案管理保密工作水平。

        2.3 對檔案管理人員保密素質沒有做出明確的規(guī)定

        要想做好電力企業(yè)檔案管理保密工作,對檔案管理人員的保密素質有比較高的要求。而現(xiàn)在多數(shù)電力企業(yè)在制定檔案管理保密制度的時候忽略了這一點,對檔案管理人員的保密素質沒有做出明確的規(guī)定,一些不是檔案管理專業(yè)或沒有檔案管理經驗,沒有接受系統(tǒng)檔案管理經驗的人走上了檔案管理崗位,很多人對檔案管理保密工作缺乏最基本的認識,也不了解企業(yè)制定的檔案管理制度、保密工作規(guī)定,在電力檔案管理當中忽視了保密工作,導致一些檔案被泄露,對企業(yè)發(fā)展造成了不利影響,尤其是電力企業(yè)供電管理、供電線路建設、供電規(guī)劃等方面的檔案,一旦泄露對當?shù)氐纳鐣a生活可能會造成不利影響。從這一角度來講,有必要在電力企業(yè)檔案管理保密制度建設當中,增加檔案管理人員保密工作素質的相關規(guī)定。

        2.4 檔案密級調整工作沒有做出明確的規(guī)定

        電力企業(yè)在檔案管理當中,檔案的密級并不是一成不變的,隨著企業(yè)的發(fā)展、社會的進步和科技的創(chuàng)新,一些檔案的價值會逐漸降低,如果不及時降低密級,仍然按照原來的密級管理,雖然能夠保證保密工作水平,但是卻會浪費大量的資源,對企業(yè)來說是得不償失的。而針對這一問題,目前多數(shù)電力企業(yè)在檔案管理保密制度當中并沒有做出明確的規(guī)定,沒有說明哪些檔案經過多長時間,經過多少程序和何人批準,才能降低密級,調整存儲方式、保密方式等,這一點在今后的工作當中也應該及時完善。

        3 電力企業(yè)檔案管理保密工作制度完善建議

        針對電力企業(yè)檔案管理保密制度建設中存在的問題,結合自身檔案管理工作,提出以下四點建議:

        3.1 優(yōu)化檔案保密等級劃分

        在檔案保密等級劃分上,可以分為三個等級,絕密、機密和秘密,國家檔案嚴格按照國家檔案有關法律、法規(guī)進行;企業(yè)檔案分為機密和秘密兩個級別。另外,在劃分的過程中,必須在檔案管理保密制度中,明確不同等級檔案主要包括哪些內容,保存和管理的方式,與之相對應的保密管理措施,這樣才能適應當前電力企業(yè)的發(fā)展需要。之所以采取這樣的等級劃分方式,主要是因為電力企業(yè)已經改制成為現(xiàn)代企業(yè),在檔案管理當中必須采取現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式。同時,電力企業(yè)承擔著一定的行政功能,作為公共事業(yè)的一部分,電力事業(yè)也事關國家和社會經濟發(fā)展,因此也應該按照行政檔案管理的模式,對部分檔案進行行政化管理。因此,有必要將事關國家和公共利益的檔案與事關電力企業(yè)自身發(fā)展的檔案嚴格分開。

        3.2 增加檔案庫房保密規(guī)定

        檔案庫必須與辦公區(qū)域、資料管理區(qū)域等嚴格分開,檔案庫必須安裝防盜門防盜窗和防盜鎖,除檔案管理人員之外,禁止其他人直接進入檔案庫查閱資料。檔案庫內的檔案按照密級分開存儲管理,對檔案管理人員按照管理權限安排新工作內容,負責不同級別檔案管理的人員,對各自責任范圍內的保密工作負責。檔案管理人員要定期巡視防盜門防盜窗防盜鎖的完整情況,一旦發(fā)現(xiàn)防盜設施遭到破壞,應該及時檢查庫內檔案的完整情況,確定哪一等級哪些檔案屬破壞或失竊,將情況如實反饋到公司的保密管理部門、保衛(wèi)部門,調取監(jiān)控、查找線索,為公安機關破案提供準確的依據(jù),從而為檔案保密及安全管理工作奠定良好的基礎。

        3.3 明確檔案管理人員保密素質標準

        電力企業(yè)檔案管理是一項非常嚴肅嚴謹?shù)墓ぷ?,電力企業(yè)要提高檔案管理重視程度,在今后的檔案管理保密制度建設中,明確規(guī)定檔案管理人員的保密素質,使檔案室工作人員能夠達到保密工作要求。一方面,在檔案管理崗位設定上,要明確規(guī)定檔案管理人員必須由檔案管理專業(yè)或經過系統(tǒng)的檔案管理培訓的人擔任,其他不具備這一條件的人不能擔任檔案管理工作,尤其是檔案部門的負責人,必須是檔案管理專業(yè)并經過專業(yè)的檔案管理保密培訓的人才能擔任,這樣就從管理者的角度為做好檔案管理保密奠定基礎;另外,應該明確規(guī)定檔案管理保密工作人員的培訓方法,明確規(guī)定企業(yè)應該每年根據(jù)集團公司的要求,組織檔案管理人員參加1~2次保密工作培訓,或者通過社會機構,為檔案管理人員提供保密工作培訓機會,使其能夠繃緊保密之弦、提高保密工作能力。

        3.4 完善檔案密級調整工作方面的規(guī)定

        電力企業(yè)在今后的檔案管理保密制度建設中,要對檔案保密等級調整進行完善,明確檔案保密調整的三個情況,也就是保密范圍變化、密級文件作用變化、保密時限變化等,并對這三種情況進行說明。保密范圍的變化主要是指根據(jù)國家法律法規(guī)、電力系統(tǒng)行業(yè)指導思想等變化,電力企業(yè)檔案管理保密范圍發(fā)生變化,電力企業(yè)在檔案管理保密工作中也要進行調整。保密文件作用變化是指伴隨著社會的進步與科技的發(fā)展,密級文件已經失去了指導作用或失去了重大影響,密級自然消除。保密時限變化是指保密時限到期以后,需要對密級進行重新調整。檔案密級調整應該由檔案管理負責人提出意見,由企業(yè)負責人批準后執(zhí)行??傊?,新時期電力企業(yè)的改革與發(fā)展,對檔案管理保密工作提出了更高的要求,電力企業(yè)必須重視和加強檔案管理保密制度建設,通過制度的完善為保密工作水平的提高奠定良好的基礎。

        參考文獻

        [1]李激.檔案的保密工作要處理好五方面的關系[J].中國管理信息化,2011,(10).

        [2]王明東.圍繞“一線兩戰(zhàn)” 切實加強基層保密工作

        [J].辦公室業(yè)務,2012,(4).

        [3]魏鵬博,盛楠.檔案日常保密工作初探[J].蘭臺內外,2013,(5).

        作者簡介:黃遼蘭(1978-),女,河南沈丘人,國網河南電力公司周口供電公司館員。

        (責任編輯:蔣建華)

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