冼建好

[摘 要] 會計電算化是高職院校會計類專業(yè)的核心課程，也是一門實踐應用性很強的課程。目前高職院校會計電算化實踐教學多采用用友ERP-U8財務軟件，本文以用友ERP-U8.72版本為例，對教學過程常見的問題進行分析，并提出解決問題的方法，以期對初學者提供幫助。

[關鍵詞] 會計電算化；用友ERP-U8.72；常見問題；解決辦法

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016 . 05. 122

[中圖分類號] F232；G648.2 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）05- 0221- 03

0 引 言

隨著社會經(jīng)濟和計算機技術的發(fā)展，會計電算化也越來越普及。用友ERP-U8軟件是面向制造企業(yè)的全面ERP解決方案，系統(tǒng)以MRP為核心，將企業(yè)的資料管理、規(guī)劃、營銷、供應、生產(chǎn)、財務六大管理職能融合為一個有機的整體。用友ERP-U8軟件以其功能全面、運行穩(wěn)定的優(yōu)點，在我國中小型企業(yè)中得到了廣泛應用。由于高等職業(yè)教育的特點，會計電算化成為高職院校會計類專業(yè)的核心課程，目前高職院校會計電算化實踐教學多采用用友ERP-U8財務軟件。由于系統(tǒng)的原因或?qū)W生的操作失誤，實踐教學過程中常會出現(xiàn)一些問題影響軟件的正常運行及后續(xù)操作。本文以用友ERP-U8.72版本為例，對教學過程常見的問題進行分析，并提出解決問題的方法，以期對初學者提供幫助。

1 系統(tǒng)管理操作過程的常見問題

問題：需要修改賬套的信息，但“修改”按鈕為灰色。

當需要對賬套進行修改時，學生習慣于以系統(tǒng)管理員的身份注冊系統(tǒng)管理，登錄后發(fā)現(xiàn)“修改”按鈕為灰色，無法進行修改。這是學生混淆了系統(tǒng)管理員與賬套主管的權限，系統(tǒng)管理員的工作是建賬、引入及輸出賬套、設置用戶、角色、權限等，而賬套的修改、賬套的日常業(yè)務處理由賬套主管完成。

解決方法：以賬套主管身份注冊系統(tǒng)管理即可。

2 總賬管理系統(tǒng)操作過程的常見問題

問題1：期初余額是正確余額的2倍。

對應收賬款、預付賬款、應付賬款、預收賬款等科目，在設置會計科目時沒有定義輔助核算，直接錄入了該科目的總賬期初余額，在沒有刪除總賬期初余額的情況下設置該科目的輔助核算，然后在“輔助期初余額”窗口、“期初往來明細”窗口錄入了明細期初余額，導致總賬余額變?yōu)檎_余額的2倍，試算不平衡。

解決方法：首先在“輔助期初余額”窗口、“期初往來明細”窗口刪除明細期初余額的記錄，再在會計科目設置中去掉該科目的輔助核算屬性，然后在期初余額錄入中將該科目的總賬期初余額刪除，最后重新設置會計科目的輔助核算屬性，在“輔助期初余額”窗口、“期初往來明細”窗口錄入正確的明細期初余額。

問題2：填制憑證涉及應收（應付）款項時，系統(tǒng)提示“不能使用應收（應付）系統(tǒng)的受控科目”。

在設置會計科目時，如果對應收（應付）賬款科目設置了輔助核算，“受控系統(tǒng)”默認該科目是“應收（應付）系統(tǒng)”，在總賬中使用該科目就會出現(xiàn)這樣的提示。

解決方法：

方法一，在會計科目設置窗口，把應收（應付）賬款的受控系統(tǒng)改為空即可。

方法二，點擊“總賬”→“設置”→“選項”，在“憑證”頁簽把“可以使用應收款系統(tǒng)”“可以使用應付款系統(tǒng)”選上即可。

問題3：出納簽字時，點擊“總賬”→“憑證”沒有出現(xiàn)“出納簽字”。

這是因為在設置操作員權限時，沒有授予該操作員出納簽字的權限。

解決方法：系統(tǒng)管理員注冊系統(tǒng)管理，對該操作員授予“出納簽字”權限，以出納身份登錄企業(yè)門戶才能出納簽字。

問題4：出納簽字時，系統(tǒng)提示“沒有符合條件的憑證”。

如果在總賬初始設置選項中選擇了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”，則執(zhí)行出納簽字前，必須先指定出納專管的現(xiàn)金總賬科目和銀行總賬科目，沒有指定，不能出納簽字。

解決方法：賬套主管注冊企業(yè)門戶，點擊“基礎設置”→“基本檔案”→“財務”→“會計科目”→“編輯”→“指定會計科目”，分別指定“庫存現(xiàn)金”為“現(xiàn)金總賬科目”，“銀行存款”為“銀行總賬科目”。再以出納身份重注冊，才能出納簽字。

3 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)操作過程的常見問題

問題1：錄入完原始卡片，對賬不平衡。

這是由于錄入固定資產(chǎn)原始卡片時，金額輸入錯誤。

解決方法：點擊“固定資產(chǎn)”→“卡片”→“卡片管理”，如果是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的原值與總賬的原值不平衡，將每一張固定資產(chǎn)原始卡片的原值與實驗資料核對，查找原始卡片錄錯的原值，并改正即可。如果是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的累計折舊與總賬的累計折舊不平衡，同理。

問題2：進行日常業(yè)務處理后，對賬不平衡。

原因一，在固定資產(chǎn)系統(tǒng)未完成制單工作；原因二，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)完成所有制單工作后，未在總賬系統(tǒng)審核記賬；原因三，在固定資產(chǎn)系統(tǒng)生成的記賬憑證金額出錯。

解決方法：首先，檢查是否完成制單工作。點擊“固定資產(chǎn)”→“處理”→“批量制單”，如果有未制單的業(yè)務，先完成制單，然后在總賬系統(tǒng)分別進行出納簽字、審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。

如果已完成制單工作，尚未在總賬系統(tǒng)進行審核記賬，則在總賬系統(tǒng)分別進行出納簽字、審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。

如果在固定資產(chǎn)系統(tǒng)已完成所有需制單的業(yè)務的制單，在總賬系統(tǒng)記賬完畢，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬仍然不平衡，出現(xiàn)這種情況通常是由于固定資產(chǎn)減少的業(yè)務導致。對于固定資產(chǎn)減少的業(yè)務，制單時“累計折舊”科目系統(tǒng)自動生成的金額是計提折舊前的累計折舊金額，而正確的金額是計提折舊后該固定資產(chǎn)的卡片中“累計折舊”金額（此時該固定資產(chǎn)的卡片已被刪除，無法查看）或是折舊清單中該固定資產(chǎn)累計折舊的金額，最終導致固定資產(chǎn)系統(tǒng)的累計折舊與總賬的累計折舊不平衡。改正步驟：①賬套主管取消記賬，對該憑證取消審核；②制單員登錄企業(yè)門戶，點擊“業(yè)務工作”→“財務會計”→“固定資產(chǎn)”→“處理”→“憑證查詢”，選中出錯的憑證，點擊編輯，把“累計折舊”科目的金額按折舊清單中該固定資產(chǎn)累計折舊的金額改正，并調(diào)平固定資產(chǎn)清理的金額，保存憑證；③賬套主管對該記賬憑證審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。

4 薪資管理系統(tǒng)操作過程的常見問題

問題1：進行某個工資類別的工資項目設置時，名稱參照為空或沒找到需要增加的工資項目。

用友ERP- U8.72的薪資管理系統(tǒng)的初始化需要設置兩次工資項目，第一次設置的是所有工資類別的公共工資項目，第二次是設置某個工資類別的工資項目。如果不進行第一次的設置，或者在第一次設置中沒有把所需用的全部工資項目進行設置，則在設置某個工資類別的工資項目時，會出現(xiàn)參照為空或者沒能找到需要增加的工資項目的情況。

解決方法：關閉所有工資類別，點擊“薪資管理”→“設置”→“工資項目設置”，打開“工資項目設置”對話框→“增加”，按需要設置工資項目，然后打開某個工資類別，在為該工資類別增加工資項目時，參照中會出現(xiàn)所需工資項目。

問題2：無法為某個工資類別定義工資項目公式。

打開某個工資類別，點擊“薪資管理”→“設置”→“工資項目設置”，點擊“公式設置”，沒反應，無法為某個工資類別定義工資項目公式，這是因為沒有先為該工資類別增加人員檔案。在用友ERP-U8.72的薪資管理系統(tǒng)中，要求先為工資類別增加人員檔案，才可以為工資類別定義工資項目公式。

解決方法：先設置該工資類別的人員檔案。

問題3：某個操作員具有“薪資管理”權限，但不能進行“薪資管理”的所有日常操作。

對各子系統(tǒng)的操作，通常是某個操作員進行日常業(yè)務處理、制單，再由賬套主管審核、記賬。對賬套主管以外的某個操作員授予“薪資管理”權限，該操作員無法進行“薪資管理”的所有日常操作，是因為系統(tǒng)默認對工資權限設置了數(shù)據(jù)權限控制。

解決方法：賬套主管登錄企業(yè)門戶，點擊“系統(tǒng)服務”→“權限”→“數(shù)據(jù)權限控制設置”，在“數(shù)據(jù)權限控制設置”窗口把“工資權限”的“√”去掉即可

問題4：職工個人所得稅稅額計算不正確。

這是用友ERP-U8.72的薪資管理中自帶的稅率表跟現(xiàn)行的稅率表不一致造成的。

解決方法：首先打開工資類別，點擊“人力資源”→“薪資管理”→“設置”→“選項”→“編輯”，在“扣稅設置”頁簽點擊“稅率設置”，對稅率表按照實際需要進行修改即可。

5 應收（應付）款管理系統(tǒng)操作過程的常見問題（以應收款管理系統(tǒng)為例，應付款管理系統(tǒng)類似）

問題1：進行初始設置，設置應收科目、預收科目，提示“本科目應為應收受控科目”。

原因：該科目未設置為應收系統(tǒng)的受控科目。

解決方法：點擊“基礎設置”→“基礎檔案”→“財務”→“會計科目”，將應收賬款、預收賬款科目設置“客戶往來”輔助核算，同時其受控系統(tǒng)為“應收系統(tǒng)”即可。

問題2：錄入銷售發(fā)票時，提示“銷售類型不能為空，請輸入完整”，無法保存銷售發(fā)票。

如果沒有啟用銷售管理系統(tǒng)，銷售發(fā)票是在應收款管理系統(tǒng)中錄入并審核，以形成應收款。銷售發(fā)票含有必錄項目“銷售類型”，沒有啟用銷售管理系統(tǒng)，無法定義銷售類型，沒有定義所以無法錄入，導致發(fā)票無法保存。

解決方法：賬套主管登錄企業(yè)門戶，點擊“基礎設置”→“單據(jù)設置”→“單據(jù)格式設置”，在“單據(jù)格式設置”窗口點擊“銷售管理”→“銷售發(fā)票”→“顯示”→“銷售專用發(fā)票顯示”，在銷售專用發(fā)票模板中刪除“銷售類型”項目，保存即可，修改銷售普通發(fā)票的單據(jù)格式同理。

問題3：錄入收款單，進行核銷時沒找到相應的銷售發(fā)票或其他應收單。

這通常是因為沒有審核該銷售發(fā)票或其他應收單，沒有審核的銷售發(fā)票或其他應收單不能核銷。

解決方法：對該銷售發(fā)票或其他應收單進行審核，重新進行核銷即可。

問題4：預收沖應收，制單時提示“憑證分錄數(shù)為0，不能生成憑證”。

原因是對預收款業(yè)務在錄入收款單時，沒有把款項類型改為“預收款”，采用了系統(tǒng)默認的款項類型“應收款”。

解決方法：首先取消預收沖應收，點擊“應收款管理”→“其他處理”→“取消操作”，在“取消操作條件”窗口對操作類型選“預收沖應收”，選中需取消的操作，點擊“確定”；然后在收款單錄入窗口對該單據(jù)棄審，棄審成功后，再修改該收款單的款項類型為“預收款”，保存并審核后重新進行預收沖應收業(yè)務處理即可。

問題5：計提壞賬時，提示“直接轉(zhuǎn)銷法不能計提壞賬”。

原因是在“選項”中默認壞賬處理方式為“直接轉(zhuǎn)銷法”，直接轉(zhuǎn)銷法不許計提壞賬，發(fā)生壞賬時才進行處理。

解決方法：首先點擊“應收款管理”→“設置”→“選項”，在“常規(guī)”頁簽選中壞賬處理的方式為其他的方法，然后點擊“應收款管理”→“設置”→“初始設置”，在“初始設置”中進行壞賬準備設置，重新計提壞賬即可。

以上是筆者結合自己的會計電算化實踐教學經(jīng)驗，對用友ERP-U8.72軟件操作過程中，部分常見問題的總結和分析，還望同行多加指正。

主要參考文獻

[1]王新玲.新編用友ERP財務管理系統(tǒng)實驗教程[M].北京：清華大學出版社，2012.

[2]李愛紅，劉振威.用友ERP-U8.72財務業(yè)務一體化實訓教程[M].鄭州：鄭州大學出版社，2013.

[3]周列平，林先雄.會計電算化[M].武漢：武漢大學出版社，2011.