王慧敏

【摘要】檔案管理是學校管理中非常重要的一部分，在高校不斷發(fā)展的過程中，檔案管理也需要不斷創(chuàng)新，高校檔案管理者應該懂得利用各種檔案學理論，敢于質疑和改革。在高校檔案管理模式完善與改革的同時，管理者要結合學校實際工作情況，以激發(fā)管理工作活力，提升管理效果，促進高校事業(yè)整體發(fā)展為目的，本文對優(yōu)化高校檔案管理模式的策略進行具體分析。

【關鍵詞】優(yōu)化 高校檔案 管理策略

引言

學校檔案管理工作制度、方式是否先進、科學，直接體現(xiàn)了學校的辦學特色和水平。隨著高等教育的普及和發(fā)展，高校檔案管理內容更多、范圍更廣，管理難度更大，為了能夠滿足學校發(fā)展需求，檔案管理方式需要不斷優(yōu)化，才能夠更好的為學校教學提供支持和動力。

一、新時期學校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

高校檔案管理與學校發(fā)展緊密相連，在教學改革不斷深入，高素質人才需求量不斷增加的別井下，學校檔案管理模式也必須要更加完善，下面對檔案創(chuàng)新的必要性進行具體分析：

1.創(chuàng)新學校檔案管理工作是學校進行改革和發(fā)展的需要

以往的學校檔案管理，管理人員只是簡單的對各種資料進行整理和核對，管理工作模式化，毫無創(chuàng)新。在經濟社會不斷發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理根本無法與當前學校發(fā)展要求相適應，也不能為學校廣大師生提供必要的服務，所以說檔案管理必須要積極進行創(chuàng)新，這樣才能夠充分發(fā)揮出檔案管理的作用，促進學校各項工作的開展。

2.創(chuàng)新學校檔案管理工作是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

在社會信息化程度不斷深入的背景下，學校檔案管理也隨著有了顯著進步，其中最為突出的表現(xiàn)就是各種檔案管理現(xiàn)代化設備的增加，但是即便如此，很多師生進行相關資料查閱的方式依舊比較落后，資源查閱方式依舊采用傳統(tǒng)的方式，因此查閱效果很低。隨著數(shù)字化程度加深，數(shù)字化檔案也隨之出現(xiàn)，而學校檔案查閱方式依舊比較傳統(tǒng)，這樣依賴實際查閱過程中困難很大。進行檔案管理創(chuàng)新，不僅能夠提升學校檔案查閱的科學性，促進檔案服務的多元化，同時也能夠使檔案事業(yè)更加符合學校發(fā)展的需要。

二、新時期學校檔案管理工作創(chuàng)新的措施

在進行學校檔案管理創(chuàng)新的過程中，管理人員要嚴格遵循檔案管理程序以及步驟進行，并且在此基礎上不斷完善，積極引入計算機信息技術，進而推動學校檔案管理的現(xiàn)代化進程。

1.強化學校檔案管理的法規(guī)建設

檔案管理要依據(jù)相關的法律進行，必須要有完善的法律環(huán)境才能夠確保檔案管理功能的發(fā)揮。檔案管理部門與學校應該保持密切聯(lián)系，這就要求相關的法律法規(guī)根據(jù)學校的實際發(fā)展需求進行實時調整。檔案的搜集、管理以及使用都要依靠相關法律進行。學校內部檔案管理者要強化檔案管理意識，要熟悉檔案管理的相關法律、法規(guī)，要全面認真的學習《檔案法》中的條文，在進行檔案管理創(chuàng)新的時候，首先要做好整體規(guī)劃與創(chuàng)新，并構建完善的軟件與硬件，確保檔案創(chuàng)新能夠有章可循，有法可依。

2.加強學校檔案的組織管理

進行學校檔案管理創(chuàng)新，需要構建專業(yè)化的領導小組，檔案鑒定以及銷毀小組。同時制定系統(tǒng)的檔案工作制度，比如《檔案利用制度》、《檔案保管制度》等，同時還需要制定各種材料的歸檔范圍，以及歸還制度。最后，學校管理者還必須要具備較強的事業(yè)心、工作責任心以及創(chuàng)新意識。

3.完善學校檔案管理的服務

學校檔案管理工作的最終目的就是為了服務于學校發(fā)展，因此，創(chuàng)新過程中強化檔案管理的服務性是非常必要的。學校檔案材料集中體現(xiàn)了國家各項方針政策，同時也是學校事業(yè)發(fā)展歷史的縮影，科學開發(fā)和利用這些檔案資源，不僅能夠為學校改革發(fā)展服務，而且也能夠科學預測未來學校發(fā)展的趨勢，深化學校改革，促進學校內部管理水平的提升，為學校辦學以及提供更加豐富的資料。檔案信息具有明顯的共享性，這為教學科研提供了十分有力的平臺，在當前的教學改革要求下，檔案管理者應該充分利用多媒體技術以及現(xiàn)代信息技術，對教學檔案資料進行深度開發(fā)，進而將檔案資料的優(yōu)勢發(fā)揮到最大，同時信息資源檔案的形式也會轉換成新的載體形式，并且在教學科研方面的信息共享性也會更強，對學校教學方面的促進作用也會更大。最后是對各種查詢服務，依靠檔案資料的可靠性以及權威性，從為學校發(fā)展服務以及廣大師生負責的角度出發(fā)，在管理范圍內，通過使用各種圖紙以及影像，錄音等，為教學以及學校未來規(guī)劃發(fā)展提供服務。

4.加強學校檔案信息的開發(fā)利用

學校檔案開發(fā)利用是檔案創(chuàng)新中不可忽視的環(huán)節(jié)，學校檔案管理者必須要有意識的開發(fā)檔案資源，充分利用檔案資源的優(yōu)勢，要針對教學科研、報告、數(shù)據(jù)分析等方面積極搜集和整合資料，全面提升學校管理的力度，使其參考價值以及指導意義能夠充分發(fā)揮出來。在這個方面學校應該積極引入計算機信息技術，通過各種通訊設備，電子技術搜集各種檔案資料，同時也依靠這些先進的手段，向學校教師以及其他工作者提供信息，為檔案編制以及研究提供豐富的資料，促進檔案編研工作水平的提升。檔案編研工作具有系統(tǒng)化、開發(fā)難度大的特點，檔案管理者必須要認識到檔案編研的重要性，積極轉變傳統(tǒng)編研思路，與教學要求和實際情況相結合，同時要將黨和政府的中心工作以及教職人員所關心的熱點問題為中心，合理開發(fā)信息資源，并進行整理編輯。

結束語

在科學技術不斷發(fā)展，信息化水平不斷提高的趨勢下，學校檔案管理也迎來一個新的改革時期。學校檔案記錄這學校發(fā)展、成就以及其他各方面工作的重要資料，是學校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展過程中不可缺少的依據(jù)。本文針對學校檔案管理優(yōu)化的必要性與優(yōu)化對策進行了研究，希望能夠相關的管理工作提供一些建議和參考。

【參考文獻】

[1]夏文.新時期高校檔案管理模式的電子信息化[J].湖北師范學院學報（哲學社會科學版）.2010（02）

[2]王常虹.淺談信息公開條件下的高校檔案管理[J].中國校外教育.2010（06）

[3]過奐穎，李劍華.高校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀及對策[J].黑龍江科技信息.2015（31）

[4]陳海英.加強高校檔案管理工作思考[J].現(xiàn)代商貿工業(yè).2014（16）