楊修凌

【摘要】辦公室檔案管理是辦公室工作的重要組成部分，科技信息的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)對(duì)檔案的整理及保管都提出了更高的要求。本文筆者根據(jù)辦公室檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)提高工作效率的措施，只有運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)提高辦公室管理的效率才能進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)久順利發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案管理；工作效率；問(wèn)題；措施

如今，網(wǎng)絡(luò)信息化作為時(shí)代的特征，辦公室檔案管理被廣泛應(yīng)用，所以只有提高辦公室管理水平和工作效率才能順應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的進(jìn)步，才能充分發(fā)揮電子信息化管理的優(yōu)越條件。各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)該抓緊機(jī)遇調(diào)整管理策略，提高創(chuàng)新管理水平，優(yōu)化檔案管理模式。

一、提高辦公室檔案管理工作效率的重要性

辦公室檔案管理主要的目的就是為事業(yè)單位的檢索查詢(xún)提供服務(wù)，保持檔案的完整性才是它的最大價(jià)值。信息時(shí)代促進(jìn)了電子檔案的興起，對(duì)人們的生活工作都帶來(lái)了方便。提高檔案尤其是電子檔案的管理水平勢(shì)在必行。辦公室檔案的內(nèi)容及重要性都有很大的差別，特別是其中的秘密文件，尤其關(guān)系到事業(yè)單位的健康發(fā)展。即使是重要性較低的檔案，檔案管理的工作人員也應(yīng)該提高安全意識(shí)，避免資料的丟失以備隨時(shí)檢索查驗(yàn)。例如，人事部門(mén)的人事檔案關(guān)系著每個(gè)工作人員的個(gè)人身份證明及每個(gè)人的發(fā)展情況，不容忽視。妥善管理好個(gè)人檔案，可以方便辦理各項(xiàng)手續(xù)，節(jié)省時(shí)間。不同辦公室部門(mén)相關(guān)的檔案資料也是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，屬于指令性文件，為部門(mén)工作提供思路和方法。把檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合，通過(guò)高級(jí)或者是模糊檢索可以方便查找員工或者計(jì)劃資料。此外，使用網(wǎng)絡(luò)還能遠(yuǎn)程管理資料，便于異地查詢(xún)，更大程度的發(fā)揮檔案管理的功效。在對(duì)檔案管理時(shí)，可通過(guò)設(shè)置權(quán)限，進(jìn)行分級(jí)管理，便于記錄對(duì)信息資料查閱的情況，有效保護(hù)辦公室檔案資源。

二、辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題

1、信息化水平還比較低

現(xiàn)代信息化水平的不斷提高，目前的檔案管理模式已經(jīng)落后，為適應(yīng)發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸趨于信息化、數(shù)字化。而一些事業(yè)單位的辦公室檔案管理仍然采用紙質(zhì)版，占用了大量的空間，還不利于檔案資料的檢索、查詢(xún)。所以必須提高電子檔案的利用水平，這樣才能有效保障檔案資料的安全性，提高空間資源的利用效率，提高辦公室工作斜率。

2、辦公室檔案管理工作人員意識(shí)薄弱

阻礙檔案管理工作效率的最大問(wèn)題就是工作人員的管理意識(shí)還比較淡薄。很多從事辦公室檔案管理工作的人員都是為了獲得編制或者是得到一份輕松的工作通過(guò)關(guān)系進(jìn)入單位的，他們并不是專(zhuān)門(mén)從事這一行業(yè)的管理人員，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的培訓(xùn)。很難認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。無(wú)法避免在檔案管理工作中出現(xiàn)的像資料收集不完整、不規(guī)范等問(wèn)題。必然影響辦公室檔案管理的工作效率。所以相關(guān)的工作人員一定要提高意識(shí)。

3、檔案管理人員水平不高，能力有限

檔案管理實(shí)際上是一門(mén)綜合性的專(zhuān)業(yè)，尤其目前與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的結(jié)合對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平提出了更高的要求。由于目前檔案管理工作越來(lái)越重要，單位的相關(guān)工作人員的數(shù)量也在增加，但高校培養(yǎng)的相關(guān)的檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才卻出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，導(dǎo)致人才缺乏，單位也無(wú)法聘用到專(zhuān)業(yè)的人員，只能選擇非專(zhuān)業(yè)的人員從事管理，對(duì)于檔案管理工作埋下隱患。這些非專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案管理工作沒(méi)有科學(xué)合理的規(guī)劃，致使很多的有用的資料信息的價(jià)值得不到發(fā)揮。沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)的管理人員的責(zé)任意識(shí)也比較淡薄，管理的能力可想而知。

4、檔案管理制度不完善，管理方式落后

實(shí)際上在很多的單位，檔案管理工作并沒(méi)有收到重視，甚至是可有可無(wú)的。單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有制定完善的檔案管理制度，無(wú)章可循，必然使在辦公室檔案管理工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤。埋下安全隱患。對(duì)資料信息的收集整理無(wú)法很好的規(guī)范。目前辦公室檔案管理的方式也沒(méi)有緊跟時(shí)代步伐更新，傳統(tǒng)的管理方式，使管理的工作效率得不到提高，管理不到位，責(zé)任不明確。隨著檔案信息量越來(lái)越大，種類(lèi)繁多，對(duì)檔案管理工作的效率提出了更高的要求，所以，相關(guān)的管理人員必須改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，朝電子檔案方向轉(zhuǎn)變，提高搜集、整理資料信息的效率。

三、如何提高辦公室檔案管理工作的效率

1、加大檔案管理的資金投入，完善信息系統(tǒng)

針對(duì)目前檔案管理的信息化水平比較低的情況，單位應(yīng)該加大資金投入，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，建立完善的信息系統(tǒng)，進(jìn)而提高辦公室檔案管理的信息化水平。但是，檔案信息化的建設(shè)需要時(shí)間、精力、人力的投入，這些都離不開(kāi)資金的支持，所以有必要將辦公室檔案管理歸為信息化或者是城市電子政務(wù)建設(shè)中，這樣能獲得更穩(wěn)定的資金支持。此外，單位部門(mén)可以把信息系統(tǒng)和當(dāng)?shù)氐男畔⒒ㄔO(shè)項(xiàng)目想銜接，促進(jìn)資源共享及資本的節(jié)省。

2、建立完善的辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理出現(xiàn)的很多問(wèn)題都需要單位領(lǐng)導(dǎo)加以重視，建立完善的辦公室檔案管理制度，才能積極有效的提高檔案管理水平。完善的管理制度可以對(duì)檔案管理工作程序及規(guī)范化加以約束，與此同時(shí)，形成完善的工作機(jī)制，單獨(dú)放置辦公室檔案，保證檔案管理工作的安全有序進(jìn)行。只有檔案管理有章可循，責(zé)任到人，管理人員才能引起足夠的重視，在管理檔案時(shí)，有意識(shí)的分門(mén)別類(lèi)，尤其重要的文件檔案要特別放置，確保資料信息的安全性。此外，要定期更改檔案的保密期限，這樣才能根據(jù)時(shí)間的變化，提高、或者降低檔案的保密等級(jí)。當(dāng)然，對(duì)于過(guò)期的檔案，更要及時(shí)整理，整理存放，相應(yīng)的監(jiān)督工作也要做到位，便于今后對(duì)檔案的查閱。

3、提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及管理能力

只有辦公室檔案管理人員提高對(duì)檔案管理價(jià)值的重視程度，提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及能力，才能提高管理的工作效率。單位的領(lǐng)導(dǎo)人員可以定期對(duì)本單位的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，讓他們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性，提高對(duì)計(jì)算機(jī)的操作水平，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高檔案管理的水平及能力。此外，在單位的后期聘用的過(guò)程中，可以提高待遇以便篩選有一定檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)或者工作經(jīng)驗(yàn)的人才，從根本上提高整體的檔案管理科學(xué)化水平。提高檔案管理人員的水平對(duì)提高整個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)作效率及形象都有重要影響。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息化的發(fā)展，單位各項(xiàng)工作的管理越來(lái)越離不開(kāi)辦公室檔案管理，同時(shí)，提高辦公室檔案管理工作效率也是單位提高內(nèi)部管理水平，推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)步的必然要求。辦公室檔案管理工作是否規(guī)范、合理決定著單位順利正常的運(yùn)行。所以筆者認(rèn)為必須建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理的信息化水平，培養(yǎng)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)管理人才，只有這樣，才能提高檔案管理效率，使單位的各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

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