文緹瑩

【摘要】檔案管理工作在近幾年中已經(jīng)逐漸的受到重視，并且在科技進(jìn)步的影響下，向數(shù)值化和信息化的方向建設(shè)，提高了檔案管理工作的服務(wù)水平，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)的長久建設(shè)穩(wěn)固了基礎(chǔ)。文章中針對目前存在的管理現(xiàn)狀，提出了標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作的建設(shè)意見。希望在快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，能夠促進(jìn)單位的整體管理水平，間接的提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；意義；問題及措施

信息化、辦公自動化技術(shù)的迅猛發(fā)展，使各行各業(yè)的生產(chǎn)和管理模式發(fā)生了巨大改變。傳統(tǒng)的檔案管理工作也面臨著挑戰(zhàn)，陳舊的檔案管理機(jī)制落后于時(shí)代發(fā)展，不利于單位管理工作效率的提高。因此，要對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案管理的綜合水平，全程記錄新時(shí)期基層單位建設(shè)發(fā)展的風(fēng)貌和功績，更好的促進(jìn)單位的各項(xiàng)工作的進(jìn)展。

一、實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的意義

檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點(diǎn)。做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，不但有利于檔案的科學(xué)管理，更是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。無數(shù)事實(shí)證明，標(biāo)準(zhǔn)化透于檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程之中，標(biāo)準(zhǔn)化工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。當(dāng)然標(biāo)準(zhǔn)永遠(yuǎn)不可能是一成不變的，它必然要在一種動態(tài)的管理中，定期得到修改，以滿足實(shí)踐的需要。而標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的結(jié)果，必將推動各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化，同時(shí)造就了一批復(fù)合型人才，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題

1、傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響仍然存在，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化缺乏統(tǒng)一操作性。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化本身的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范、系統(tǒng)的制度和機(jī)制。因此，各個(gè)單位或者參考其他部門的管理制度，或者在網(wǎng)上下載、復(fù)制，各不一致，又不符合本單位自身實(shí)際，導(dǎo)致基層檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施難度大，有的流于形式。

2、一些部門為了應(yīng)付上級部門的考核或者評比而弄虛作假，在自我評價(jià)上努力夸大成績，隱瞞問題，使上級的調(diào)研和改進(jìn)都缺乏真實(shí)性和針對性。有的單位檔案關(guān)了只是關(guān)注考核和評比涉及的內(nèi)容，不認(rèn)真關(guān)注檔案管理工作本身的意義和效率。

3、許多單位的領(lǐng)導(dǎo)管理理念沒有與時(shí)俱進(jìn)，不重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)人才的培養(yǎng)，許多基層單位的檔案管理人員，不具備檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的素質(zhì)和水平，缺乏數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理知識和能力，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)效性不強(qiáng)。

三、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化問題的解決措施

1、完善檔案工作管理機(jī)制

在檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制的完善中，不應(yīng)對既有的機(jī)制內(nèi)容完全效仿，在不同的工作內(nèi)容和工作環(huán)境中具有較多的不同，但是在根本核心上卻具有同樣的目的性，就是促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增長。在實(shí)際的工作安排中，應(yīng)加強(qiáng)對先進(jìn)企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)工作的調(diào)研有分析，根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，鞏固人力資源的檔案管理基礎(chǔ)，促進(jìn)在管理工作中能夠創(chuàng)新建設(shè)，促進(jìn)服務(wù)型檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，并向更加全面的管理方向發(fā)展。在一些特殊問題和常見問題的處理中，要以針對性和指導(dǎo)性為中心，利用法律法規(guī)的制約標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，在制度上要針對操作人員的意識與行動進(jìn)行規(guī)范與制約，進(jìn)行責(zé)任制的劃分，并要求工作內(nèi)容和績效評定有章可循，在科學(xué)化和完善化的管理體系與制度的建設(shè)中加強(qiáng)檔案管理工作。

2、提高人力資源的專業(yè)素質(zhì)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員只是針對紙質(zhì)類文件進(jìn)行整理、擺放和查閱等，沒有真正的發(fā)揮出檔案管理資料在企業(yè)發(fā)展中的重要職能，并且由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，在此方面的人員要求上一直不高，那么人力資源的專業(yè)素質(zhì)也就有限。但是在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，經(jīng)濟(jì)多元化和國際化的發(fā)展方向要求企業(yè)必須建立健全的管理體系，其中在檔案管理工作中就要求服務(wù)型的轉(zhuǎn)變，并提高管理能高效，為企業(yè)各部門和各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供出真實(shí)客觀的檔案資料，為企業(yè)能夠做出正確的決策鞏固基礎(chǔ)。特別是在信息化建設(shè)不斷進(jìn)步的今天，在促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的同時(shí)必須要進(jìn)行信息化構(gòu)建，積極的利用信息科技推動檔案管理工作的高效率實(shí)施。那么在人力資源的培訓(xùn)中就要嚴(yán)格要求專業(yè)素質(zhì)的提高，以適應(yīng)不斷變化的科技與市場環(huán)境。

3、抓住檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的工作重點(diǎn)——財(cái)務(wù)檔案管理

在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理體制改革背景下，財(cái)務(wù)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化成為了影響財(cái)務(wù)管理效果、影響基層單位經(jīng)濟(jì)活動的重要內(nèi)容。而且，作為檔案管理的核心，財(cái)務(wù)檔案管理工作對單位檔案、固定資產(chǎn)檔案、經(jīng)營檔案都有著重要的影響。針對財(cái)務(wù)檔案管理的核心地位，現(xiàn)代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中應(yīng)以財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化為中心，通過管理制度的完善、相關(guān)人員素養(yǎng)的培養(yǎng)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行等工作確?，F(xiàn)代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中的帶頭作用，促進(jìn)其他檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。

4、進(jìn)入數(shù)字化檔案管理模式

數(shù)字化技術(shù)是借助計(jì)算機(jī)，將復(fù)雜的工作程序通過數(shù)字等形式進(jìn)行簡單化的管理，進(jìn)而提高了工作的準(zhǔn)確度與高效率。在既有紙質(zhì)類文件的規(guī)范管理后，需要對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理體系建設(shè)，例如在書籍的查閱中，可以事先利用條形碼對書籍進(jìn)行歸檔處理，那么在查閱使用中就可以通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，迅速的找出所需要的某一類檔案，或者具體的檔案信息資料。在管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行行為中也可以進(jìn)行數(shù)字化的構(gòu)建。以標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行為基礎(chǔ)、以數(shù)字化檔案優(yōu)勢為輔助，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理能力的提升。強(qiáng)化執(zhí)行監(jiān)督管理，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。

5、加強(qiáng)對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督檢查

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施是個(gè)動態(tài)的過程，檔案隨著單位的建設(shè)進(jìn)程和人員的流動情況不斷的更新和補(bǔ)充，檔案管理的機(jī)制和模式需要檔案管理人員具體落實(shí)和操作。而檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的效果和水平究竟如何，是否真正的擺脫了傳統(tǒng)落后的模式，是否真正的推動了基層單位的現(xiàn)代化管理及建設(shè)的進(jìn)步，需要科學(xué)的考核，同時(shí)也離不開有力的監(jiān)督和檢查。有的部門和單位雖然建立了合理、完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制，卻因?yàn)楣芾砣藛T執(zhí)行、實(shí)施不善，從而引發(fā)了許多檔案管理問題及漏洞。對此，我們建議有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要一方面定期檢查和監(jiān)督檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，避免發(fā)生更嚴(yán)重的后果；另一方面，實(shí)行獎懲分明的科學(xué)考核制度，督促管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格管理，將農(nóng)村檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化向縱深推進(jìn)。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，對基層單位的經(jīng)營和發(fā)展具有重要的推動作用。我們的單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，要努力健全檔案管理體制，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，學(xué)習(xí)科學(xué)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，有效的對檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理、執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，推進(jìn)整個(gè)單位的現(xiàn)代化進(jìn)程，從而推進(jìn)中國特色社會主義建設(shè)更好的前進(jìn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 邢學(xué)英. 論述檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題[J]. 科學(xué)與財(cái)富， 2015（05）.

[2] 方小妹. 淺談如何使檔案管理工作更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J]. 黑龍江史志， 2014（14）.