孟憲杰

摘要： 檔案管理水平是檔案事業(yè)發(fā)展的生命，檔案管理質(zhì)量的好壞直接影響著檔案作用的發(fā)揮，所以，從事檔案管理的工作人員必須跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，樹立檔案管理新觀念，提高自身的使命感以及責(zé)任感，將檔案管理水平提升至新的境界。但檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要從不同方面著手提升相關(guān)工作水平。本文九實(shí)施檔案管理工作的重要性、檔案管理工作中存在的問題以及幾點(diǎn)建議就三個(gè)方面加以簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞： 檔案管理；水平；建議；檔案；如何；管理

中圖分類號(hào)：G72 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1672-1578（2016）09-0372-01

檔案管理工作是各類企業(yè)、公司、團(tuán)體發(fā)展中的重要組成部分，隨著科技的發(fā)展，檔案管理的科技含量不斷增加，提高了信息的共享程度，同時(shí)提高了檔案在人們生活中的作用、地位[1]。我國(guó)的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，信息技術(shù)隨之發(fā)展，各個(gè)行業(yè)的工作人員流動(dòng)性增加，并且流動(dòng)現(xiàn)象越來越普遍，在這樣的大環(huán)境下，人們需要借助于先進(jìn)的技術(shù)手段達(dá)到信息共享的目的，不斷提高檔案管理的水平。但是在實(shí)際工作中，檔案管理工作仍然存在一些問題，值得我們探究。

1.實(shí)施檔案管理工作的重要性

檔案管理工作的是由檔案館或者檔案室規(guī)劃并實(shí)施的，對(duì)各類檔案的管理工作，與此同時(shí)通過各項(xiàng)服務(wù)項(xiàng)目為人們提供服務(wù)，它不僅是地方檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，也是國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。新時(shí)期，我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、文化的發(fā)展步伐加快，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，必須提高檔案管理的水平，提高管理效能，這是滿足和諧社會(huì)發(fā)展要求的重要內(nèi)容，也是檔案事業(yè)向前發(fā)展的必然。檔案管理工作看似枯燥、乏味、對(duì)社會(huì)發(fā)展沒有顯著作用，但是從深層次上看，實(shí)施檔案管理工作不僅可以使人們了解國(guó)內(nèi)外的發(fā)展態(tài)勢(shì)，明確我國(guó)處于何種發(fā)展境態(tài)之下，以此為基礎(chǔ)人們可以快速、準(zhǔn)確的選取相關(guān)檔案，為各個(gè)行業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。檔案館以及檔案室只有緊跟時(shí)代步伐，最大限度處理不斷發(fā)生變化的信息，并且不斷提高檔案管理水平才能促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化發(fā)展，滿足國(guó)家以及檔案事業(yè)本身的發(fā)展，達(dá)到服務(wù)社會(huì)的目的。

2.檔案管理工作中存在的問題

2.1 忽視檔案管理工作的重要性，沒有形成明確的管理理念。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)、單位建立起檔案管理機(jī)制，并且形成了一定的檔案管理意識(shí)，意識(shí)到檔案管理工作對(duì)社會(huì)發(fā)展的重要性，在不斷探索中完善檔案管理工作，使其服務(wù)于社會(huì)。但是，這只是各類行業(yè)中的一小部分企業(yè)，由于一些中小企業(yè)受到各種限制性因素的制約并沒有對(duì)檔案管理工作形成完整的認(rèn)識(shí)，雖然有一定的認(rèn)識(shí)，并不全面也不科學(xué)，忽視了檔案管理工作的重要性，只是簡(jiǎn)單的將檔案管理工作劃分為人事檔案保存或者其他類型檔案的管理[3]。對(duì)于檔案管理工作缺少科學(xué)分析，沒有形成明確的管理理念，致使企業(yè)檔案工作出現(xiàn)雜亂、零散、散佚、混淆、孤本等問題還使其與系統(tǒng)的社會(huì)檔案使用相對(duì)立，達(dá)不到新時(shí)期人們對(duì)檔案價(jià)值利用的要求，非常不利于檔案管理工作發(fā)展。

2.2 檔案管理制度不健全。制度是實(shí)施一切工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，完善的檔案管理制度可以使得檔案管理工作順利實(shí)施、有章可循，是企業(yè)檔案管理工作效率提高的重要依據(jù)，也是檔案管理工作質(zhì)量提高的重要保障。但是，我國(guó)大部分企業(yè)并沒有形成系統(tǒng)的檔案管理制度，雖然一些企業(yè)已經(jīng)初步形成了某種檔案管理制度，但是這些制度可操作性弱、達(dá)不到科學(xué)性管理、規(guī)范化管理的目的。這使得企業(yè)的檔案管理工作一直處于混亂狀態(tài)，不能形成連續(xù)性管理、系統(tǒng)性管理。

3.提升檔案管理水平的幾點(diǎn)建議

3.1 完善檔案管理制度體系。制度是管理一個(gè)企業(yè)員工最基本的法則，沒有制度的企業(yè)就如一盤散沙，出現(xiàn)問題時(shí)互相推卸責(zé)任。檔案管理制度體系是檔案管理工作的保障，只有完善檔案管理制度體系才能保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。檔案管理制度需要針對(duì)細(xì)節(jié)制定，落實(shí)在每一項(xiàng)工作當(dāng)中，并且在適時(shí)的同時(shí)加緊完善改進(jìn)。其中獎(jiǎng)懲制度需要明確規(guī)定，加大懲罰力度和提高獎(jiǎng)勵(lì)，杜絕隨意篡改檔案信息，遺漏丟失信息，檔案管理雜亂等現(xiàn)象。責(zé)任追究也應(yīng)當(dāng)有明確的相關(guān)規(guī)定，杜絕推卸責(zé)任。檔案管理制度還需要一定的執(zhí)行力，力圖不把檔案管理制度變成一紙空談，只做擺設(shè)而無用處。

3.2 加大資金投入。第一，保證檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)。檔案管理部門要不斷完善自己、提高自身的服務(wù)水平，提高工作質(zhì)量與效率，使得企業(yè)投入更多的資金。第二，深入挖掘檔案的價(jià)值。檔案本身具有重大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，只是人們忽略了其作用，沒有發(fā)現(xiàn)而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價(jià)值，促進(jìn)檔案資料發(fā)揮更大的作用，通過檔案提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。第三，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案蘊(yùn)藏著巨大的價(jià)值，檔案管理部門要將其潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)價(jià)值，更好的為人們服務(wù)，提高檔案的利用程度。

3.3 建構(gòu)整合文書及檔案管理信息系統(tǒng)。這是檔案的前端，因此將檔案管理與管理系統(tǒng)結(jié)合是檔案管理作業(yè)最簡(jiǎn)便的方式，也是系統(tǒng)整合的必然方向。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)于檔案管理信息化作業(yè)要點(diǎn)中定義檔案欄位轉(zhuǎn)換格式表。另外，也需大力提高檔案管理人員信息化水平和保密意識(shí)。檔案管理工作的信息化必須靠人來實(shí)施，也只有高素質(zhì)的專業(yè)人才才能推動(dòng)管理信息化水平的提高。要加強(qiáng)對(duì)在崗檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，當(dāng)出現(xiàn)新的操作軟件時(shí)，及時(shí)開展培訓(xùn)課程，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí)。對(duì)于所安裝的軟件和下載的文件等要多加注意，防止病毒入侵，維護(hù)檔案系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。

3.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力。好的規(guī)章制度最終必須通過具體的人來落實(shí)。只有兼職檔案員具有較高的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作規(guī)范化管理才能得以實(shí)現(xiàn)。因此，對(duì)兼職人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)是十分必要的。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度可保證每一個(gè)兼職檔案員都能明確白己的工作職責(zé)和本部門檔案工作的情況。對(duì)新上崗和換崗的兼職檔案員堅(jiān)持實(shí)地指導(dǎo)立卷歸檔制度，使之盡快了解和掌握本部門檔案的收集和立卷范圍、方法等。編印《工作手冊(cè)》和《制度匯編》，配以法律法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程和分類表及保管期限、收集范圍等，便于兼職檔案員掌握業(yè)務(wù)技能。吸收兼職檔案員參與檔案工作檢查評(píng)比活動(dòng)，此舉一方面增加評(píng)比的透明度和公正性，另―方面可使兼職檔案員進(jìn)一步熟悉業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也是一種特殊的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，時(shí)代在發(fā)展，檔案管理工作必須緊跟時(shí)代步伐，形成先進(jìn)的管理理念，制定科學(xué)的管理措施，通過合理的管理制度，不斷滿足檔案管理事業(yè)的發(fā)展要求，提高檔案管理質(zhì)量與效率，為社會(huì)發(fā)展提供更多信息，推動(dòng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李紹云.新時(shí)期檔案管理工作中的問題研究及對(duì)策思考[J].中外企業(yè)文化.

[2] 王珂.淺談基層檔案管理的現(xiàn)狀與建議[J].卷宗，2014，（11）：16-16.

[3] 許美村.如何搞好財(cái)務(wù)檔案管理[J].華章，2014，（27）：322-322.