曹方玲

摘 要：在多數(shù)高職院校中，對于信息的需求量與日俱增，構(gòu)建優(yōu)化高校教師的檔案管理系統(tǒng)，有助于信息化的實(shí)現(xiàn)，也可以提高人員管理的工作效率。此文從設(shè)計(jì)、功能與安全性三個(gè)方面詳細(xì)分析了高校教師檔案管理系統(tǒng)的理想方案，從而實(shí)現(xiàn)該系統(tǒng)的優(yōu)化工作。

關(guān)鍵詞：高校教師；檔案；動態(tài)管理；設(shè)計(jì)

由于過去的科技落后，高職院校教師的檔案多是以紙質(zhì)的形式存在，紙質(zhì)的檔案無論是在空間的儲存還是在分類管理等方面都存在很大的資源浪費(fèi)傾向。隨著科技的發(fā)展與進(jìn)步，要依托現(xiàn)代信息技術(shù)的管理水平，構(gòu)建高校教師完善有序的電子信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理機(jī)制。

1 教師檔案管理系統(tǒng)的市場需求

高效能的教師檔案管理系統(tǒng)可以將人事部門與檔案館銜接起來，使得人事部門管理系統(tǒng)中信息的變化盡快更新到檔案館中。而普通的教師檔案管理系統(tǒng)軟件只具備簡單的功能，針對性、安全性以及技術(shù)性都不強(qiáng)，不能將檔案信息之間的聯(lián)系有效銜接起來。所以，進(jìn)一步提高教育機(jī)構(gòu)整體的教師檔案管理與服務(wù)水平，就需要研發(fā)功能更加全面、技術(shù)更加優(yōu)秀的管理系統(tǒng)。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本目標(biāo)

1、實(shí)現(xiàn)集中化、電子化的處理教師的檔案資料；

2、使管理教師檔案的工作更加的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度化；

3、能夠建立一個(gè)有詳細(xì)的教師檔案數(shù)據(jù)資料的數(shù)據(jù)庫；

4、能夠完整地實(shí)現(xiàn)教師檔案資料的其他管理功能。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)的管理模塊

此系統(tǒng)基本上由教師的基本檔案、教學(xué)科研檔案、學(xué)習(xí)檔案、社會活動檔案、評價(jià)檔案、反思檔案與健康檔案等七個(gè)管理模塊構(gòu)成，這七個(gè)模塊之間既互相獨(dú)立又緊密相連。

1.基本檔案模塊

在登錄基本檔案的模塊后，普通教師的基本檔案管理需要受到一定的權(quán)限，那就是教師僅能查看本人的檔案，而沒有權(quán)限查看或者更改其他人員的檔案資料，上級領(lǐng)導(dǎo)部門則可以瀏覽其權(quán)限內(nèi)的所有教師的檔案，并且基本檔案管理模塊要能夠變動教師的基本檔案資料，確保教師的檔案資料能夠進(jìn)行有效更新。此模塊中的基本檔案數(shù)據(jù)包括教師的履歷、職稱、職務(wù)、學(xué)歷、工資等基本資料。

2.科研管理模塊

本模塊實(shí)現(xiàn)功能是由管理員更新最新科研信息，教師可以進(jìn)入科研模塊，進(jìn)行相關(guān)信息管理。此模塊的數(shù)據(jù)內(nèi)容包括教師的教學(xué)情況以及其科研情況的管理和檢查工作，主要是指教師完成教學(xué)任務(wù)的情況、完成科研活動的情況以及教師的相關(guān)教學(xué)成果資料。所需要具備的功能有查詢功能、增加功能、統(tǒng)計(jì)功能等。

3.學(xué)習(xí)檔案模塊

本模塊主要是實(shí)現(xiàn)教師在進(jìn)修培訓(xùn)過程中的學(xué)習(xí)情況管理的模塊，其中容包括教師對進(jìn)修非本學(xué)歷的申請計(jì)劃、成績、成果等資料進(jìn)行上報(bào)，人事部門對其資料進(jìn)行審核管理，教師的教學(xué)技能培訓(xùn)等功能。

4.社會活動檔案模塊

本模塊可以錄入、查看教師所參與的社會實(shí)踐活動資料檔案。教師進(jìn)行媒介性質(zhì)為社會的扶貧等公益活動有助于提升教師自身的修養(yǎng)素質(zhì)，教師可以將其參與的社會活動的活動形式、申報(bào)審批表、總結(jié)等錄入此檔案模塊，教師參加這樣一種調(diào)查走訪的活動更是豐富了自己的檔案資料與人生閱歷。

5.評價(jià)檔案模塊

本模塊主要是對教師的各類教學(xué)及科研完成情況進(jìn)行評價(jià)的管理模塊。其內(nèi)容包括教師對學(xué)生的評教水平、日常教學(xué)評估、各類的科研調(diào)查進(jìn)行情況、與其他教師進(jìn)行的學(xué)術(shù)交流情況、各類優(yōu)秀人員的申報(bào)表等各種有關(guān)教師在教學(xué)方面工作的。上級部門還可以根據(jù)教師的具體情況，對教師進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，并定期考核教師在職業(yè)生涯規(guī)劃方面的工作完成情況。

6.反思檔案模塊

檔案資料指的是教師在完成教學(xué)、科研等有關(guān)專業(yè)方面的活動或者任務(wù)后所進(jìn)行的反思與自我評估。同時(shí)，教師也可以對其他人給自己評價(jià)的相關(guān)反思進(jìn)行評價(jià)，從對自己工作的反思與他人工作的對比中，有助于教師得出更加科學(xué)的教學(xué)方法，從這些有益結(jié)論中進(jìn)行計(jì)劃和總結(jié)，從而保證教師教學(xué)工作的科學(xué)性。

7.健康檔案模塊

教師每年都需要進(jìn)行一次健康體檢，體檢的結(jié)果就將保存在此管理模塊中。健康體檢的內(nèi)容有內(nèi)科、外科、五官科等常規(guī)檢查內(nèi)容，以此確保教師不會在教學(xué)工作中將疾病傳播給其他人。資料中還有體檢醫(yī)生對教師的檢查結(jié)果提出的有關(guān)治療提議、記錄的后續(xù)特殊檢查內(nèi)容、教師住院的大概病情與治療方案，住院資料中又含有教師住院的時(shí)間、方案、病情、治療效果、出院時(shí)間等內(nèi)容。

3 系統(tǒng)的運(yùn)行

1、錄入檔案

學(xué)校的人事管理部門根據(jù)本校的機(jī)構(gòu)設(shè)置錄入各個(gè)部門與院系的信息，然后再針對不同部門與院系下的教師進(jìn)行資料信息錄入，最后提交給上級部門進(jìn)行審核，如果資料不在此檔案模塊所屬的范圍之內(nèi)，則上級將予以駁回其資料。上級在駁回非本管理模塊范圍內(nèi)的資料信息時(shí)，也會記錄下相關(guān)的駁回日志，從而確保教師的有關(guān)檔案資料不會輕易丟失，駁回資料的日志記錄更加的人性化，也算是為人事部門需要修正的不歸檔資料信息進(jìn)行備案。

2、檔案的查詢與打印

為了集中地管理教師基本的個(gè)人信息，教師的資料查詢可以只用單一條件，也可以綜合多條件進(jìn)行查詢；檔案進(jìn)行打印時(shí)需要使用的形式是標(biāo)準(zhǔn)的文檔表格，從而確保重要郵遞部門與教師檔案管理部門之間能夠順利地進(jìn)行交接工作。

3、統(tǒng)計(jì)檔案轉(zhuǎn)遞利用的次數(shù)

在數(shù)理統(tǒng)計(jì)和概率論中經(jīng)常運(yùn)用到統(tǒng)計(jì)，它可以對檔案的資料信息進(jìn)行整理與分析，從而可以得出事物內(nèi)在發(fā)展的客觀規(guī)律。統(tǒng)計(jì)檔案被轉(zhuǎn)遞與利用的次數(shù)為檔案管理的編研工作提供了數(shù)據(jù)支持，它不僅是準(zhǔn)確地對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，還會自動補(bǔ)入相關(guān)信息，因此，這樣的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)既提高了工作效率，又節(jié)省了人力與物力。

4 系統(tǒng)的安全度

學(xué)校全體教師的基本資料以及教學(xué)相關(guān)資料信息全部錄入到了教師檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫里，因此，不能隨便讓不相關(guān)人員進(jìn)入這個(gè)數(shù)據(jù)庫中查看或者更改其內(nèi)容，需要確保系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)資料的安全度。管理員需要對整個(gè)教師檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫登錄設(shè)置相關(guān)的權(quán)限，這樣，就只有被授予相關(guān)權(quán)限的合法用戶才可以在自己的操作權(quán)限內(nèi)進(jìn)行資料的查看、在自己的職責(zé)內(nèi)進(jìn)行相關(guān)操作。同時(shí)，管理員需要對系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定期備份，以此保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的安全性。設(shè)置合法與非法用戶的優(yōu)點(diǎn)在于有邏輯地分離了用戶之間的訪問權(quán)限，既保證了系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的安全性，又能使具有訪問權(quán)限的合法用戶在進(jìn)行訪問時(shí)更加的方便。備份數(shù)據(jù)信息，主要是因?yàn)橄到y(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的重要性及全面性，其具體使用特點(diǎn)也會因?yàn)樵L問權(quán)限而受到區(qū)分。

5 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)存放媒介選擇分類是模塊劃分之后進(jìn)行的一項(xiàng)必要性的操作環(huán)節(jié)，高校教師檔案管理系統(tǒng)需要具備一個(gè)強(qiáng)大有力的數(shù)據(jù)庫來對系統(tǒng)內(nèi)的資料信息進(jìn)行管理與保存。連接數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，需要采用操作類的方法進(jìn)行連接，并且它還運(yùn)用于在數(shù)據(jù)庫內(nèi)的所有操作。數(shù)據(jù)庫內(nèi)會有定期的數(shù)據(jù)備份，以此保證在災(zāi)難性錯(cuò)誤發(fā)生的時(shí)候，數(shù)據(jù)庫仍然能將原本的完整數(shù)據(jù)恢復(fù)回來。

6 結(jié)語

通過對高校教師檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行的相關(guān)分析與研究，技術(shù)水平高的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)往往需具備多功能的設(shè)計(jì)、安全可靠的數(shù)據(jù)庫、詳細(xì)且科學(xué)的分類管理模塊形式等板塊，這樣才可以確保實(shí)現(xiàn)教師或者說數(shù)據(jù)檔案管理工作的高效性與安全性。

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