許惠瑋

摘 要：高等院校檔案記錄了高等院校各個(gè)時(shí)期的工作、活動情況，對高等院校工作有承前啟后的作用，也是衡量高等院校的管理水平的標(biāo)志之一。把檔案管理與實(shí)際工作結(jié)合，堅(jiān)持服務(wù)的創(chuàng)新，不斷激發(fā)工作地活力，積極突破老舊、不合時(shí)宜的工作理念和模式，用于解決檔案管理工作中出現(xiàn)的新矛盾、新問題，只有這樣提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；信息化；管理

檔案管理是高等院校日常管理的重要組成部分，是不斷提高教育質(zhì)量，積極建設(shè)特色學(xué)校的基礎(chǔ)。檔案管理在總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，探索、研究教育規(guī)律，維護(hù)學(xué)校教學(xué)、科研人員權(quán)益方面，都有著不可估量的作用。

所以，高等院校的檔案管理工作在院校管理中的重要性日益顯現(xiàn)。但是該怎樣適應(yīng)新形勢的發(fā)展、需要，怎樣把檔案管理做出成績，怎樣使院校檔案管理更加的規(guī)范呢？本文從以下三個(gè)方面來進(jìn)行闡述。

1 開拓思路，改變觀念、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

高等院校的檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的、服務(wù)性的管理工作，因而很難產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。因此在高等院校的管理中，它是一項(xiàng)只為他人“鋪路”的工作，檔案管理工作的作用被極大的削弱，其行政協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)的職能一直未被重視。

高等院校的檔案管理的服務(wù)功能，具有它的雙重性。從職能部門角度講，檔案管理具有“監(jiān)督和指導(dǎo)”的作用；從業(yè)務(wù)部門講，它有“保管資料”的職責(zé)。因此，要正視高等院校檔案管理的雙重職能，要開拓思路，轉(zhuǎn)變觀念，積極創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，并提升檔案管理工作人員的專業(yè)和服務(wù)水平。

那么，怎樣才能提升服務(wù)水平呢？

首先就轉(zhuǎn)變觀念和擺正心態(tài)。由于不少人對檔案資料的開發(fā)、利用存在不同程度的顧慮，因而影響了檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮。所以，檔案管理工作人員一定要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)，要充分認(rèn)識在新形勢下對檔案管理工作的新的要求，認(rèn)真探索檔案資料開發(fā)、利用的新方法，樹立積極的服務(wù)意識，樹立以事業(yè)為重、甘為無名英雄、無私奉獻(xiàn)的精神，做到為院校師生服務(wù)、為院?？茖W(xué)正確的決策服務(wù)、為社會各界服務(wù)。

其次要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)建設(shè)。一要加強(qiáng)檔案管理人員的再教育，組織他們參加專業(yè)檔案培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)理論知識；二要建立檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)，積極選拔懂電腦并且熱愛檔案管理事業(yè)、不介意默默奉獻(xiàn)的人，來任職院校的專職檔案管理人員，用現(xiàn)代化的管理知識和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提高檔案管理的水平。

另外，要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的價(jià)值認(rèn)可程度，直接決定著院校對檔案管理工作的態(tài)度，因而在很大程度上影響著檔案工作的發(fā)展。所以，作為檔案管理的工作人員，要充分發(fā)揮主觀能動性，用實(shí)際行動和業(yè)績?nèi)幦☆I(lǐng)導(dǎo)的重視。

據(jù)了解，目前有很大一部分的高等院校的決策層，對于檔案管理工作的認(rèn)識不足、重視程度不夠，沒有擺正檔案管理工作的位置。致使檔案管理工作人員責(zé)任不輕、地位不高，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展。同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視不足，檔案管理經(jīng)費(fèi)大大不足，而檔案管理工作人員的福利差，工作流動性大。

2 立足服務(wù)改革檔案管理方式

要立足于服務(wù)改革院校檔案管理的方式。一，要著眼于發(fā)揮服務(wù)功能，建立健全檔案的制度，對檔案資料管理的各個(gè)關(guān)節(jié)實(shí)行科學(xué)化的管理，使之制度化、規(guī)范化；二，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，來提升管理水平，根據(jù)學(xué)校的信息化建設(shè)，做到成體系、有重點(diǎn)的提高檔案信息管理服務(wù)水平和效率，積極改變檔案信息收集等方面的不足；三，及時(shí)收集相關(guān)資料信息，并編排歸檔。院校各部門的資料信息繁雜，特別是行政工作檔案與教學(xué)檔案在歸檔范圍、時(shí)間、要求方面各不相同，而教學(xué)部門面寬量大，包含各種學(xué)術(shù)交流、專家授課等，全都要求檔案管理部門要及時(shí)嚴(yán)格的開展收集工作。

同時(shí)，在新時(shí)期下基于檔案管理工作的需要，院校的檔案管理工作要列入院校工作計(jì)劃和各部門計(jì)劃，這也是對立足于服務(wù)改革院校檔案管理工作的一種探索。所以檔案管理要結(jié)合工作實(shí)際，推進(jìn)服務(wù)機(jī)制的不斷創(chuàng)新，激發(fā)工作的活力，勇于突破不適宜的工作理念和模式，用創(chuàng)新的辦法去解決檔案管理工作中出現(xiàn)的新矛盾、新問題，使檔案管理工作提升到新的層次。

另外，要建立健全規(guī)章制度，制定檔案管理工作實(shí)施細(xì)則，設(shè)立綜合檔案室，購置必要的辦公設(shè)備，列出院校檔案管理工作的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。

院校檔案在日常教學(xué)評價(jià)中發(fā)揮著不可取代的依據(jù)性作用，直接影響著日常教育、教學(xué)評價(jià)的結(jié)果。檔案材料越完整、齊備，對教學(xué)的評估效益、質(zhì)量就越高，就越能對日常教育、教學(xué)工作開展客觀而又全面的評價(jià)。

3 加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案現(xiàn)代化管理水平

邁進(jìn)21世紀(jì)，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做為代表的信息技術(shù)，慢慢滲透到各個(gè)領(lǐng)域。但是當(dāng)高等院校中行政、教學(xué)工作都已廣泛運(yùn)用信息技術(shù)，去提升工作效率、教學(xué)質(zhì)量，而院校檔案管理工作卻一直游離在信息化之外，始終停留在最基本的電子計(jì)算機(jī)操作上，使院校檔案管理工作裹足不前。

信息化不但是高等院校檔案信息管理工作的重要發(fā)展方向，也四檔案管理工作中的重要組成部分。經(jīng)過多年的檔案信息化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，信息化建設(shè)已成為院校檔案管理工作提升發(fā)展的有力的推手，同時(shí)也是院校改革檔案管理工作的切入點(diǎn)、突破口。

加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，要加強(qiáng)資料信息的匯總、編研工作，積極改變過去看攤守業(yè)的現(xiàn)狀，努力去拓寬服務(wù)的渠道，改善服務(wù)的功能，認(rèn)真的提供方便快捷的信息服務(wù)。例如有目的性地開展院校檔案編研工作，把院校的檔案、大事記、教學(xué)科研成果、專題文件資料、個(gè)人學(xué)術(shù)成果和院校部門的歷史資料等進(jìn)行整理匯編，更好地為院校發(fā)展和各部門工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。要提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，可以從三個(gè)方面入手：

第一，要規(guī)范電子文件的收集，加強(qiáng)電子檔案的管理。院校檔案館（室）出具工作流程，要求其他部門在轉(zhuǎn)交紙質(zhì)檔案資料時(shí)，要同時(shí)提供電子版文件或檔案。積極推進(jìn)校園網(wǎng)和電子檔案的管理系統(tǒng)的更新，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案和文件的自動化歸檔、索引和查閱。

第二，檔案管理工作要做好，人員是關(guān)鍵要素和第一資源。要求高等院校檔案管理工作人員要具備專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識，同時(shí)要具備相當(dāng)?shù)奈幕R和信息管理技能，主動加強(qiáng)對檔案管理現(xiàn)代化的適應(yīng)性，努力成為合格的檔案管理工作者。

第三，建立和健全院校館藏檔案信息檢索體系，加強(qiáng)院校檔案目錄的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。院校檔案館（室）要盡快建立健全機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有全部館藏檔案信息目錄的信息化檢索，重要的、使用率高的檔案要盡快實(shí)現(xiàn)文件級檢索，逐步實(shí)現(xiàn)高等院校檔案管理工作從手工操作為主實(shí)現(xiàn)向信息化、現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。用讓未來便捷、對過去負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真做好高等院校檔案信息管理工作，不只是檔案管理工作者的責(zé)任，也是各級領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

高等院校檔案信息管理的工作任重道遠(yuǎn)，不斷加強(qiáng)檔案資料的管理，努力完善檔案管理機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的科學(xué)化、制度化和流程化，使檔案信息資源更好的服務(wù)于院校管理，提升教學(xué)質(zhì)量。

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