郝林翔

摘 要：文章就新時期背景下公安檔案管理的開發(fā)與利用相關(guān)問題進行分析探究，從其當(dāng)下管理工作中存在的不足為切入點，進而對其管理開發(fā)利用工作的優(yōu)化與改進進行論述，應(yīng)該從下面的幾個方面去著手：對檔案管理主要負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對此更為重視；把責(zé)任具體落實到每個人身上；挑選具備高素質(zhì)的人才來進行相關(guān)的工作；我們要著手研究如何有效并且高質(zhì)量的完成檔案開發(fā)；加強相應(yīng)物資投入，真正做到使我們的檔案工作更上一個臺階。

關(guān)鍵詞：檔案管理；開發(fā)與利用；檔案管理意識

通過改革工作進持續(xù)的開展，在公安相關(guān)工作方面也有了相應(yīng)的高要求，而對于檔案管理人員的工作也加大了難度和挑戰(zhàn)。一直以來，因為以前留下的問題和實際管理中存在的客觀原因，造成檔案管理剛剛進入現(xiàn)代化，大部分工作剛剛開始，但是其也正在慢慢的向?qū)I(yè)化，有序化，科學(xué)化、聯(lián)網(wǎng)化的方向前進。面對新時期的新挑戰(zhàn)，如何做好公安檔案管理的開發(fā)與利用工作是一個需要我們認(rèn)真思考、努力探索的問題。

1 當(dāng)下公安檔案管理工作中的不足

1.1 領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理意識落后

公安機關(guān)各項業(yè)務(wù)量多、事雜，從客觀上就導(dǎo)致了對某些領(lǐng)域的知識缺乏了解和掌握，公安檔案管理工作就更是一個薄弱環(huán)節(jié)。有的領(lǐng)導(dǎo)還存在著相當(dāng)落后的意識，認(rèn)為檔案只是一堆紙，只要裝好盒、放置好、不遺失就行，卻視同一堆暫時不能丟棄的廢紙，亂地堆放到陰暗潮濕的角落里，檔案損壞程度相當(dāng)驚人。這些本應(yīng)該可以避免的問題，但就因為決策者的檔案意識淡薄，從而給后來者的工作帶來無法挽回的損失。

1.2 檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)缺失

檔案監(jiān)督整理的職業(yè)引導(dǎo)公司內(nèi)部的檔案室，與最底層的部門都有著一樣的難題，這里工作的人數(shù)不多，有時別的部門需要人手就會調(diào)遣過去幫忙，對于那些一般事務(wù)的引導(dǎo)、監(jiān)管業(yè)務(wù)總是沒辦法保障時間的準(zhǔn)確性。

1.3 檔案管理沒有責(zé)任到人

由于公安工作的繁雜性，臨時性、突擊性的工作較多，在基層單位工作的民警由于經(jīng)常會被借調(diào)去做其他工作，他們幾乎沒有時間和精力來對檔案進行專門的整理，而當(dāng)上級領(lǐng)導(dǎo)將要要進行檢查時，他們只能突擊整理一下檔案來應(yīng)付檢查工作，這就導(dǎo)致檔案管理工作的不規(guī)范性。有明確的責(zé)任要求，但客觀條件的制約，造成職責(zé)落實不到位。

1.4 工作人員專業(yè)素質(zhì)不強

長時間的固有觀念，使得檔案管理的重要性難以深入人心，特別是在一些基層單位。他們對檔案的認(rèn)識僅僅是作為對上級領(lǐng)導(dǎo)的一種任務(wù)交差，極少有基層警察能夠深入研究檔案工作的相關(guān)問題。

2 優(yōu)化新時期背景下公安檔案管理的開發(fā)利用

2.1 領(lǐng)導(dǎo)干部加大對檔案管理的重視程度

在公安檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)干部的重視最重要。如果領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識薄弱，對大項工作、容易出成績的工作關(guān)注過多，而需要長線投入的檔案工作重視不夠，那么公安檔案管理工作就無法有效開展。所以說，領(lǐng)導(dǎo)干部的重視對公安檔案管理工作的開展很是關(guān)鍵，很多問題都需要檔案意識的加強才能得到最終的解決。針對各個高層的信息進行數(shù)據(jù)入庫這種措施要在公安機關(guān)進行大面積的普及和使用，要讓他們都用上，進行新的高層上任時，應(yīng)有檔案知識這一塊，通過主動向領(lǐng)導(dǎo)宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)能了解公安檔案管理工作，重視公安檔案管理工作，進而支持公安檔案管理工作，納入日程，擺上位置，加大投入，從而更好地推動公安檔案管理工作健康發(fā)展。

2.2 檔案管理工作責(zé)任落實到人

對檔案信息管理的人的最重要職業(yè)責(zé)任，就是要維持保護好檔案信息的完好無缺和沒有損失，這不僅是保護管理檔案信息人員的最主要任務(wù)，而且是檔案信息保護和管理工作的意義所在。檔案的保管工作事實上指的就是防止檔案的破損、損壞、丟棄、散亂等，保證它的完整性和完備性，不讓它外界因素而損害。對己經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是說應(yīng)該將檔案進行統(tǒng)一的集中的存放，就不會出現(xiàn)管理不順利的情況，也不會出現(xiàn)檔案損壞之類的情況。不亂，指保存檔案一絲不茍，檔案柜要合理排列，遵循規(guī)律。檔案管理是最基本的工作，需要保管員要有足夠的耐力，時刻高度小心，避免檔案的丟失和缺損，為檔案的其他工作打下基礎(chǔ)。

2.3 強化檔案監(jiān)督管理力度

在檔案利用中，要根據(jù)不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器，對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

必須要在使用者離開的前期，認(rèn)真看一下已經(jīng)被查看的資料。如果有問題按時做出說明，然后再記錄表上做好記錄。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回?fù)p失。

2.4 檔案管理人員提升自身的專業(yè)素質(zhì)

公安檔案管理人員是檔案的直接管理者，對檔案的保管、利用、安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。首先是政治水平，保持充分責(zé)任感，時刻準(zhǔn)備為人民付出自己，為檔案事業(yè)奉獻自己；其次是業(yè)務(wù)水平，應(yīng)該具有相關(guān)的敏感度，了解自己手上的管理資料，認(rèn)真了解檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，第三是要增加文化素養(yǎng)，提高個人的知識水平，可以對平時工作中得到的感受進行歸納和說明，通過這一階段發(fā)現(xiàn)相關(guān)規(guī)則。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做好利用者的工作，能獨立處理工作中出現(xiàn)的一般問題。

2.5 增強檔案信息開發(fā)意識，促進檔案利用

將檔案分別歸類保存在公安局檔案館里的目的不僅僅是方便管理，更重要的是能夠在如此多的資料中提煉出創(chuàng)新出新發(fā)現(xiàn)，這才是更能有意義的使用方式。檔案管理員應(yīng)具備好的記憶力、歸納總結(jié)的能力和創(chuàng)新意識?？梢哉f公安部門有著充足的優(yōu)勢來利用已收納的各種檔案資料，根據(jù)過去的案例及偵破狀況與目前的案例及偵查方式進行信息對比，找出可改善的地方，并從各種錯綜復(fù)雜的信息資源中提煉出新信息或者是歸納總結(jié)出樣本資料等，以便日后遇上類似的情況可作參考使用，除管理資料之外進行新信息的提煉，使檔案館的價值最大化。

2.6 加大檔案管理物質(zhì)投入，增強檔案管理工作有效性

檔案的保管利用的物質(zhì)投入，包括了資金、基礎(chǔ)設(shè)施等方面的投入，這些投入為公安檔案工作提供了物質(zhì)保障。物質(zhì)投入的加大，增強了檔案管理的有效性、安全性，提供了檔案利用的基礎(chǔ)。但是，各級公安機關(guān)還沒有檔案利用專項經(jīng)費，只在有需要時才進行申請。全國各個地區(qū)維護公共治安的場所應(yīng)當(dāng)主動加強對檔案信息管理和保護的資金投入，主動為檔案信息管理處配制電腦、保存數(shù)據(jù)的服務(wù)器、多種媒體綜合播放設(shè)備等現(xiàn)代化檔案信息管理設(shè)備。盡量創(chuàng)造條件將辦公、閱覽、庫房分開設(shè)立，合理布局檔案庫房。此外，應(yīng)購置消毒柜、防磁柜、密集架等新裝具，確保檔案保管的安全；應(yīng)配備環(huán)境控制設(shè)施，如去濕機、空調(diào)、溫濕度儀、消毒機等，確保檔案實體的安全；還應(yīng)配備基礎(chǔ)的電子設(shè)施，如照相機、光盤刻錄器、掃描儀、計算機等，提升檔案的數(shù)字化水平。如此設(shè)備的購置，能夠為檔案的妥善保管提供安全的環(huán)境，有利于公安機關(guān)檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施更加信息化、規(guī)范化。

2.7 強化檔案管理整體人員隊伍建設(shè)

公安檔案工作的發(fā)展集技術(shù)性與專業(yè)性為一體，建立一支較為穩(wěn)定的、知識結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)較為合理的公安檔案隊伍，是促進公安檔案事業(yè)發(fā)展的根本保障。

對國家的公安類事業(yè)單位而言，必須充分運用好自己課支配的人力，特別是加強檔案管理職員的技術(shù)水平。使其樹立正確的服務(wù)觀念，一切工作為了更好的為社會貢獻，同時注重檔案開發(fā)能力。這就要求檔案管理人員不斷克服各種觀念，學(xué)會自我調(diào)節(jié)，保持心理平衡；可以邀請檔案管理部門，專職檔案員和有經(jīng)驗的同志，通過采用網(wǎng)絡(luò)咨詢，現(xiàn)場培訓(xùn)和組織有關(guān)人員到檔案工作先進單位實地學(xué)習(xí)等形式，定期或不定期地進行培訓(xùn)，使檔案工作人員快速掌握公安檔案管理系統(tǒng)的操作使用要領(lǐng)。

其次要落實從優(yōu)待警，穩(wěn)定關(guān)鍵人才。實踐表明，凡是公安檔案工作較為先進的地方，都擁有一支相對穩(wěn)定的檔案民警隊伍。對默默無聞堅守檔案工作崗位，且做出突出貢獻的先進典型和那些具有專業(yè)知識，掌握公安檔案管理基本理論和現(xiàn)代化管理技術(shù)，對公安檔案工作的發(fā)展起骨干作用的人才，要從職級待遇上適當(dāng)放寬條件，予以傾斜，用好的制度留住人才。就一線的檔案民警來說，我們需要對他們進行培訓(xùn)，分批次讓他們?nèi)ジ骷墮n案機構(gòu)舉行的培訓(xùn)機構(gòu)深造學(xué)習(xí)，有計劃地實施換崗交流、跟班作業(yè)、實際操作等工作方式，盤活現(xiàn)有人才資源，提高人才使用率，不斷優(yōu)化檔案隊伍結(jié)構(gòu)，帶動整體素質(zhì)的提高。落實檔案民警特殊津貼，真正關(guān)心檔案人員的身心健康，把“從優(yōu)待警”落到實處。

再次要引入檔案專業(yè)人才。在公安檔案信息化建設(shè)中，出現(xiàn)了非常多同檔案管理工作有關(guān)的技術(shù)，所需人才往往很難從本單位產(chǎn)生，必須采取優(yōu)惠的政策，引進諸如檔案管理學(xué)、計算機應(yīng)用與開發(fā)、文書學(xué)、文獻編纂學(xué)、外語等領(lǐng)域的高級人才，尤其要注意引進一些復(fù)合型人才和具有較強管理能力的人員，逐漸使基層檔案隊伍呈現(xiàn)“T型”結(jié)構(gòu)，促進檔案工作管理水平的提升。這些專業(yè)人才往往很難從原檔案崗位產(chǎn)生，應(yīng)制定一定的優(yōu)惠政策，引進一些復(fù)合型人才和具有較強管理能力的人才，努力培養(yǎng)善研究、懂管理、能領(lǐng)導(dǎo)、會操作的專家型和技能型人才隊伍，集中人才聚合優(yōu)勢，以推動公安檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，新時期背景下，公安檔案管理的開發(fā)與利用工作應(yīng)該被提升到一定的戰(zhàn)略高度，上到領(lǐng)導(dǎo)階層下到基層員工，檔案館中的每一份子都應(yīng)該對自己的工作盡職盡責(zé)，首先是做好管理歸類的每一個細(xì)節(jié)工作，其次是利用已存在的信息資源開發(fā)創(chuàng)新。

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