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        淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作

        2016-05-10 07:41:06閻舞
        卷宗 2016年3期
        關(guān)鍵詞:文書檔案新時(shí)期管理

        摘 要:在新時(shí)期下,各行各業(yè)均會(huì)涉及到文書檔案管理工作。在互聯(lián)網(wǎng)普及以后,文書檔案管理的工作效率大大提高,即便如此,仍有部分單位在文書管理方面體現(xiàn)出了某些不足之處。本文現(xiàn)就新時(shí)期下文書檔案管理工作的不足及其解決對(duì)策展開分析,以供廣大文書檔案管理人員參考。

        關(guān)鍵詞:文書檔案;管理;新時(shí)期

        所謂新時(shí)期,是指互聯(lián)網(wǎng)盛行的時(shí)期。在當(dāng)下,互聯(lián)網(wǎng)已漸漸滲透到各項(xiàng)工作中。幾乎每一項(xiàng)工作都會(huì)應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)校的教學(xué)中產(chǎn)生了重大影響。以學(xué)校文書檔案管理為例,過去,一直采用傳統(tǒng)人力管理的方式管理文書檔案,工作效率低,管理質(zhì)量差,文書檔案出現(xiàn)內(nèi)容含混不清、文不對(duì)題的現(xiàn)象極為頻繁,而且大量的文書檔案被遺失,同時(shí)文書檔案的查閱也極其繁瑣,給日常工作造成諸多不便。采用信息化工程系統(tǒng)后,此類現(xiàn)象逐漸減少,但在具體實(shí)施過程中,仍暴露出了文書檔案管理漏洞。

        1 新時(shí)期文書檔案管理工作的不足

        1.1 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

        文書檔案管理人員是管理文書檔案的主體,其工作職責(zé)是管理文書檔案,將文書檔案分門別類,有序碼放,做到不損壞,不遺失??蓳?jù)調(diào)查情況來看,仍有部分單位視文書管理為清閑工作,認(rèn)為文書管理對(duì)學(xué)校的教育發(fā)展而言微不足道,甚至有人還認(rèn)為,任何人都可參與文書管理,無需另請(qǐng)專業(yè)人士,這樣還可減少本單位的額外支出。抱有此想法的學(xué)校,主要是因?yàn)閷?duì)文書管理的重要意義不夠了解,導(dǎo)致對(duì)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求偏低。如此陳腐落后的思想,與新時(shí)期的文書管理認(rèn)知相去甚遠(yuǎn),導(dǎo)致文書檔案管理在新時(shí)期下未充分體現(xiàn)出智能化以及快捷化優(yōu)勢(shì)。

        1.2 新時(shí)期文書檔案管理的管理方式過于傳統(tǒng)

        互聯(lián)網(wǎng)的普及本應(yīng)帶給人們更多的便利,比如在文書檔案管理方面,無需再沿用傳統(tǒng)管理方式,依賴人力來完成檢索工作。在信息工程的幫助下,任何文書檔案只要輸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),均可實(shí)現(xiàn)即時(shí)檢索,既快捷,又減少勞動(dòng)量。但部分學(xué)校及單位仍保持傳統(tǒng)思想,一直采用傳統(tǒng)管理方式,不愿將資金投入到信息工程中,加上不具備先進(jìn)管理人才,導(dǎo)致該單位的文書管理工作效率大大降低,文書檔案無法得到充分利用,文書檔案的價(jià)值無法及時(shí)有效地體現(xiàn)。

        1.3 缺乏整體性規(guī)劃

        據(jù)調(diào)查,雖然部分學(xué)校已逐漸涉足互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域,文書檔案管理工作也在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下慢慢展開,電子存檔系統(tǒng)已初見端倪,但在具體的運(yùn)營過程中,還是暴露出了一些不足之處,總的說來,問題集中體現(xiàn)在整體管理規(guī)劃欠妥。任何事情要開展前,首先需要確立規(guī)劃方案,規(guī)劃方案涉及到學(xué)校未來的發(fā)展,在規(guī)劃方案制定過程中,要充分考慮到文書管理工作中可能出現(xiàn)的問題,并擬定好相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。當(dāng)下的文書管理規(guī)劃出現(xiàn)一系列問題,導(dǎo)致在具體管理過程中,文書檔案出現(xiàn)歸類不當(dāng),系統(tǒng)檢索信息與文件的實(shí)際擺放位置不一致,如此一來給文件檔案查閱帶來了諸多不便。

        2 新時(shí)期做好文書檔案管理工作的實(shí)施辦法

        2.1 提升新時(shí)期文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

        文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高,對(duì)文書檔案管理工作的開展百利而無一害。不但大大提高工作效率,而且還可避免工作差錯(cuò)。文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)主要包括專業(yè)技能、人文素質(zhì)、職業(yè)操守等。

        在專業(yè)技能方面,作為相關(guān)學(xué)校,應(yīng)聘請(qǐng)優(yōu)秀的管理人員來管理文書檔案,以體現(xiàn)文書檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。另外,還可以在學(xué)校內(nèi)部培養(yǎng)文書檔案管理人員,比如可以通過培訓(xùn)的形式,提升文書檔案管理人員的管理水平。同時(shí)建立專業(yè)技能考核機(jī)制,尤其針對(duì)文書檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平進(jìn)行考核,考核標(biāo)準(zhǔn)是電子文檔歸類齊全,檢索快速,操作效率,省時(shí)省力。此外,在學(xué)校內(nèi)部實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度,亦可調(diào)動(dòng)文書管理人員的工作積極性,文書檔案管理人員在此激勵(lì)下,會(huì)自覺提升自己的專業(yè)技能,更好地為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

        在人文素質(zhì)方面,一位文書檔案管理人員的人文素質(zhì)高低與學(xué)校教育水平息息相關(guān)。它代表了一個(gè)學(xué)校的精神內(nèi)涵。文書檔案管理工作是一項(xiàng)需要投入大量的耐力與熱情才可完成的工作,因此對(duì)管理人員人文素質(zhì)的要求較高。一個(gè)人文素質(zhì)低下的文書檔案管理人員,難以勝任繁瑣的管理工作。人文素質(zhì)可以說主要來源于先天性,加上后天環(huán)境的培養(yǎng),人文氣質(zhì)也可以很快培養(yǎng)起來。

        在職業(yè)操守方面,這一點(diǎn)尤為重要。職業(yè)操守往淺了說,它關(guān)乎到法律法規(guī);往深了說,它涉及到一個(gè)人的道德情操。就拿文書檔案管理工作來說,它所承擔(dān)的職責(zé)是管理學(xué)校的文書與檔案,而文書與檔案又涉及到學(xué)校的某些重要性文件,一旦遺失,或因個(gè)人原因泄漏,極有可能給學(xué)校造成巨大的損失,同時(shí)也會(huì)對(duì)學(xué)校的社會(huì)形象造成影響。因此,作為文書檔案管理人員,首選應(yīng)做到嚴(yán)于律己,遵紀(jì)守法,嚴(yán)格遵守檔案規(guī)章制度,按照管理工作流程執(zhí)行工作職能,不得有半點(diǎn)徇私枉法的念頭或行為。在工作中,要加強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí),要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理對(duì)學(xué)校教育發(fā)展的重要性,工作細(xì)心,規(guī)范操作,尤其在新時(shí)期,互聯(lián)網(wǎng)普及的時(shí)代,需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),將文檔內(nèi)不用的資料進(jìn)行及時(shí)清理,以便騰出空間,放入其他重要內(nèi)容。針對(duì)同一性質(zhì)的文件要統(tǒng)計(jì)管理,不同性質(zhì)的文件要做到分門別類,有效區(qū)分。在進(jìn)行文檔整理過程中,若發(fā)現(xiàn)文書案件的標(biāo)題含糊不清,應(yīng)立即查漏補(bǔ)缺,通過加工處理,還原該文件的本來面貌?;ヂ?lián)網(wǎng)的應(yīng)用提高了文書檔案管理的效率,同時(shí)也對(duì)文書檔案管理提出了更高的要求,尤其在檢索方面,不允許出現(xiàn)內(nèi)容含混不清、文不對(duì)題以及系統(tǒng)無法識(shí)別的問題。

        2.2 實(shí)行全過程、全方位、全系統(tǒng)化及全流程化的文書檔案管理

        文書檔案管理方案必須建立在系統(tǒng)化的基礎(chǔ)之上,并以全方位的形式實(shí)現(xiàn)全過程進(jìn)行監(jiān)管。文書管理人員雖然具備了一定的管理水平,同時(shí)具備良好的職業(yè)操守,但對(duì)文書檔案管理的監(jiān)管工作也不容忽視,它可起到監(jiān)督文書管理人員工作職能的作用,避免任何不當(dāng)行為的產(chǎn)生;另外,通過文書檔案管理的監(jiān)管工作,可促進(jìn)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高。在歸檔過程中,需要對(duì)歸檔的內(nèi)容統(tǒng)一符號(hào)和方式,比如書寫格式,文件輸入系統(tǒng)的行距、頁碼、字體、顏色等。對(duì)文書管理人員也應(yīng)實(shí)行全員式管理,每一位管理人員的工作內(nèi)容及其性質(zhì)均要記錄檔案,并錄入系統(tǒng),如此可保障文書檔案的安全性。實(shí)行統(tǒng)一管理方式的目的是確保文書檔案的機(jī)密性,以避免學(xué)校保密性文件信息出現(xiàn)泄漏,繼而對(duì)學(xué)校的利益造成損害??偠灾?,實(shí)行全過程、全方位、全系統(tǒng)化及全流程化的文書檔案管理,可有效避免文書檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)。

        3 結(jié)束語

        文書檔案包含在教學(xué)過程中產(chǎn)生的一切內(nèi)容,它即可為學(xué)校教育的發(fā)展提供指導(dǎo)作用,亦可為學(xué)校提供查閱歷史資料的憑據(jù)。文書檔案管理對(duì)管理人員的要求頗高,尤其在新時(shí)期下,不但要求管理人員熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),游刃有余地開展日常管理工作,另外還要求管理人員具有良好的道德情操,在管理工作中,規(guī)范操作,嚴(yán)格遵守法律法規(guī)以及學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度,嚴(yán)禁行使超出職能范圍的權(quán)利,工作必須認(rèn)真負(fù)責(zé),要充分意識(shí)到文書檔案對(duì)學(xué)校教育的發(fā)展的重要性,以便更好地為學(xué)校的發(fā)展提供保障。

        參考文獻(xiàn)

        [1]賈方琦.論醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新[J]. 城建檔案. 2015(12)

        [2]李超.企業(yè)文書檔案管理滯后性探討[J]. 企業(yè)改革與管理. 2016(01)

        [3]盧一莎.現(xiàn)代信息技術(shù)下的房地產(chǎn)文書檔案管理工作創(chuàng)新[J]. 科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng). 2015(12)

        作者簡(jiǎn)介

        閻舞(1976-),女,山東淄博,山東省青島第六十六中學(xué)辦公室文書,助理館員。

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