李曉紅

摘 要：人事檔案知情權(quán)是當(dāng)事人合法擁有的、對人事管理部門保管有關(guān)自己檔案材料內(nèi)容狀況及利用情況等方面的權(quán)利，大體包含人事檔案填寫內(nèi)容和人事檔案管理與利用狀況兩個方面。有效提升當(dāng)事人對自己人事檔案的知情權(quán)，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文研究人事檔案知情權(quán)有關(guān)問題，首先從保障人事檔案知情權(quán)的依據(jù)闡述出發(fā)，包括法律依據(jù)、事實(shí)依據(jù)和公共需求，然后就加強(qiáng)人事檔案知情權(quán)的重要性進(jìn)行了深入的分析。最后就如何提升人事檔案知情權(quán)的具體實(shí)現(xiàn)途徑從完善立法，健全監(jiān)督機(jī)制、加快人事檔案信息化管理進(jìn)程、深化人事檔案體制改革及推進(jìn)人事檔案告知制度多個方面進(jìn)行論述。希望為今后人事檔案知情權(quán)方面的研究奠定一個具有參考價值的文獻(xiàn)基礎(chǔ)材料，促進(jìn)我國人事檔案知情權(quán)深度發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；知情權(quán)；信息化管理

為了最大程度上保障人事檔案的真實(shí)性、保密性和準(zhǔn)確性，我國人事檔案長期以來一直奉行內(nèi)向式的封閉管理模式。由于人事檔案不對當(dāng)事人開放，直接導(dǎo)致人事檔案知情權(quán)這種應(yīng)有權(quán)利無法成為法定權(quán)利和現(xiàn)實(shí)權(quán)利，嚴(yán)重阻礙了我國人事檔案開發(fā)利用的效率[1]。為此，本文研究人事檔案知情權(quán)有關(guān)問題，無論在理論意義上還是在現(xiàn)實(shí)意義上都具有非常大的研究價值。

1 保障人事檔案知情權(quán)的依據(jù)

1.1 法律依據(jù)

從法律的角度來看，雖然人事檔案知情權(quán)并沒有在我國《憲法》中明確體現(xiàn)，但是根據(jù)《憲法》中“中華人民共和國的一切權(quán)利屬于公民”這一條來看，人民享有人事檔案知情權(quán)。因此，在我國法制化社會建設(shè)歷程不斷加進(jìn)下，保障公民人事檔案知情權(quán)是未來法制化建設(shè)的必然趨勢，同時也是我國法制社會建設(shè)進(jìn)程中的一項(xiàng)核心任務(wù)[2] [3]。

1.2 事實(shí)依據(jù)

人事檔案知情權(quán)的事實(shí)依據(jù)體現(xiàn)在人事檔案內(nèi)容組成上。人事檔案的部分材料都是由當(dāng)事人親自填寫，有些需要組織蓋章認(rèn)可后才能夠進(jìn)入人事檔案。對于少數(shù)鑒定，包括考核、考察材料、政治歷史審查等資料，當(dāng)事人卻不知道里面的內(nèi)容，需要對檔案當(dāng)事人暫時性的保密。因此，人事檔案中真正對當(dāng)事人保密的內(nèi)容僅僅只是占據(jù)了其中的小部分，而不是全部。這為人事檔案知情權(quán)奠定了事實(shí)依據(jù)。

1.3 公共需求

隨著我國人才跨區(qū)域流動頻率的加快，人事檔案一般都委托給人才中心代為保管。并且人事檔案當(dāng)事人通過人事檔案了解自身情況的需求也逐漸增加。從目前的實(shí)際情況來看，人事檔案材料虛假、不全面及材料歸檔隨意性等問題也在逐漸加劇。再加上人事檔案當(dāng)事人迫切希望通過人事檔案信息如實(shí)反映自己真實(shí)情況的意愿也在增強(qiáng)[4] [5]。如果當(dāng)事人沒有享有對其人事檔案的知情權(quán)，那么根本無法保障這一基本述求得到實(shí)現(xiàn)。

2 加強(qiáng)人事檔案知情權(quán)的重要性分析

加強(qiáng)人事檔案知情權(quán)，無論是對于國家、社會、企業(yè)，還是對于個人都具有至關(guān)重要的作用。首先，加強(qiáng)人事檔案知情權(quán)有利于解決人事檔案管理中出現(xiàn)的一系列問題。在我國，人、檔分離的現(xiàn)象較為普遍，人事檔案內(nèi)容虛假、材料不完整等問題較為突出，從而大大降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性。同時，封閉性的人事檔案管理無疑造成了人事檔案當(dāng)事人喪失了解自身檔案信息的權(quán)利，從而降低了人事檔案的社會價值。這些普遍問題的產(chǎn)生在一定程度上都與人事檔案知情權(quán)保障缺乏存在關(guān)聯(lián)。因此，加強(qiáng)人事檔案知情權(quán)，可以有效解決人事檔案管理工作中遇到了各種問題[6] [7]。

加強(qiáng)人事檔案知情權(quán)，可以推動人事檔案的社會認(rèn)知度。例如，戶籍改革制度的推進(jìn)與人員跨區(qū)域的流動，使得人事檔案內(nèi)各種各樣的鑒定材料補(bǔ)充和填寫并沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。同時監(jiān)督機(jī)制也異常匱乏，很多的鑒定結(jié)論只是流于形式，嚴(yán)重影響到了人事檔案的參考價值和社會認(rèn)知度。為此，提升人事檔案知情權(quán)，不僅僅可以將監(jiān)督機(jī)制引入到人事檔案管理工作中，同時還能夠提升公民對人事檔案的重視程度，增強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，加深對人事檔案內(nèi)容的理解。

加強(qiáng)人事檔案知情權(quán)，可以有效實(shí)現(xiàn)人事檔案的價值。人事檔案的真實(shí)性是其價值的基本體現(xiàn)。但我國長久以來對人事檔案封閉性的管理，直接造成了社會用人單位對人事檔案上的單方面控制，非常容易導(dǎo)致人事檔案造假事件的發(fā)生。但是，一旦保障人事檔案知情權(quán)，就能夠及時打破當(dāng)下人事檔案材料內(nèi)容造假的生存環(huán)境，最大程度上杜絕人事檔案材料內(nèi)容虛假情況的發(fā)生，提升人事檔案的自身價值[8]。

3 提升人事檔案知情權(quán)的具體實(shí)現(xiàn)途徑

3.1 完善立法，健全監(jiān)督機(jī)制

完善管理制度需要建立一支由專業(yè)管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的人才隊伍，為人事檔案查閱創(chuàng)造出更加快捷的查閱程序。同時還需要明確人事檔案管理人員的職責(zé)，對于隨意公開、篡改他人檔案信息的行為給予嚴(yán)厲的處罰。完善人事檔案監(jiān)督管理工作，向社會大眾公布人事檔案管理的監(jiān)督電話，方便公民了解人事檔案監(jiān)督管理工作，并根據(jù)實(shí)際情況開展人事檔案監(jiān)督檢查工作，保護(hù)公民的隱私權(quán)。

另外，工作調(diào)動檔案轉(zhuǎn)遞、下崗后人事檔案托管時，當(dāng)事人對于自身檔案的內(nèi)容、簡述等要知情，交接時嚴(yán)格手續(xù)，便于責(zé)任的明確。對于后期哪一個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)的問題，便于查詢并且追究各方面的責(zé)任，防止相互推諉扯皮的情況發(fā)生同時也可以對人事檔案管理部門起到監(jiān)督作用[9] [10]，使得人事檔案管理人員責(zé)任心增強(qiáng)，嚴(yán)格按照人事檔案管理規(guī)定管好人事檔案。

3.2 加快人事檔案信息化管理進(jìn)程

加快人事檔案信息化進(jìn)程要求人事檔案管理部門建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。建立人事檔案信息管理系統(tǒng)是信息時代存儲和利用人事檔案信息資源的必然要求，同時也是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源和社會共享的必要條件，為保障當(dāng)事人對人事檔案知情權(quán)提供了強(qiáng)大的技術(shù)性支撐。當(dāng)前在人事檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建方面，許多地區(qū)出現(xiàn)了典范。但每個區(qū)域的人事檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建，必須要結(jié)合自身所在區(qū)域的人員流動、地方人事檔案管理法規(guī)等實(shí)際情況來制定，杜絕完全照搬的情況出現(xiàn)。建立信息數(shù)據(jù)庫需要充分發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，將人事檔案與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，建立公開化的現(xiàn)代信息系統(tǒng)。進(jìn)一步完善計算機(jī)技術(shù)作為人事檔案管理工作的輔助性功能，建立網(wǎng)絡(luò)人事檔案數(shù)據(jù)庫，從而有效提升人事檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)高度共享的人事檔案查詢功能，使得當(dāng)事人可以隨時隨地直接進(jìn)行個人檔案的查詢與管理。

3.3 深化人事檔案體制改革

由于人事檔案具有封閉性、內(nèi)向性等特點(diǎn)，直接造成了社會公眾對人事檔案的認(rèn)知處于一種神秘的誤解狀態(tài)。為此，要想加快人事檔案知情權(quán)建設(shè)，就必須要改革當(dāng)前人事檔案管理體制，竭盡全力營造良好的人事檔案社會親和力，促進(jìn)人事檔案知情權(quán)的保障體系建設(shè)。無可否認(rèn)，雖然人事檔案信息的公開勢必會造成一定的矛盾與糾紛，但是如果將監(jiān)督機(jī)制引進(jìn)來，同時嚴(yán)格把控人事檔案的形成過程，就可以有效減輕由于人事檔案公開引發(fā)的負(fù)面問題，保障人事檔案內(nèi)容的公平性、公正性。以此同時，也可以采取針對性的法律法規(guī)，并結(jié)合技術(shù)性的操作手段，提供人事檔案利用過程中的監(jiān)控細(xì)作和防范措施。

改進(jìn)人事檔案信息開放形式必須要全面注意人事檔案的安全性，杜絕忽視人事檔案保護(hù)工作的現(xiàn)象發(fā)生。由于人事檔案的特殊性，原始內(nèi)容諸如當(dāng)事人手稿、審核人簽名等重要記錄，一旦遭到破損將無法修補(bǔ)。在對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換時，就必須要加強(qiáng)對人事原始材料保護(hù)工作。在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時，還必須注意計算機(jī)病毒或者是硬件損害等意外情況帶來的危害。因此，在人事檔案信息開放形式的挖掘中必須確保人事檔案的安全。

3.4 推進(jìn)人事檔案告知制度

推進(jìn)人事檔案告知制度是保障人事檔案知情權(quán)最為直接的方式，但也需要注意以下幾個方面的問題。首先，本文所指的人事檔案告知并不是人事檔案內(nèi)容的完全公開，需要根據(jù)具體的人事檔案內(nèi)容而定。對于人事檔案當(dāng)事人履歷、自傳等方面的客觀性材料和考核鑒定等方面的主觀性信息，可以公開。保障人事檔案當(dāng)事人理應(yīng)享有的知情權(quán)，特別是對于個人處分方面的材料，必須要經(jīng)過本人才能夠適當(dāng)公開（國家司法單位及其他法律規(guī)定的情形除外）。同時，對于檢舉、揭發(fā)人等個人身份信息需要做好嚴(yán)格保密工作。除此之外，對于其他組織或者個人對人事檔案進(jìn)行利用的情況及在這一過程中的維權(quán)方式，也需要在最短的時間內(nèi)告知人事檔案當(dāng)事人，包括以下兩種方式。一是由人事檔案管理不同采取有效手段，將人事檔案當(dāng)事人擁有人事檔案知情權(quán)的內(nèi)容告知本人（主動方式）；二是人事檔案管理部門依據(jù)法律法規(guī)，按照人事檔案當(dāng)事人的申請，將其所關(guān)心的人事檔案內(nèi)容在規(guī)定的時間內(nèi)通過電子郵件、電話或材料寄送等方式告知人事檔案當(dāng)事人（被動方式）。也可以將以上兩種方式合并使用。

4 結(jié)語

人事檔案作為國家、社會進(jìn)行人事管理工作的重要收集資料，可以最大程度上反映出個人的工作能力和社會價值。但隨著人們檔案意識、法制意識的不斷增強(qiáng)，人事檔案引發(fā)的問題頻繁突出，給社會管理及人才配置帶來了嚴(yán)重的阻礙。加之我國現(xiàn)存的人事檔案管理制度也不能夠完全滿足人民群眾享受知情權(quán)的內(nèi)在需求。人事檔案知情權(quán)是當(dāng)事人合法擁有的、對人事管理部門保管有關(guān)自己檔案材料內(nèi)容狀況及利用情況等方面的權(quán)利，大體包含人事檔案填寫內(nèi)容和人事檔案管理與利用狀況。長久以來，為了最大程度上保障人事檔案的真實(shí)性、保密性和準(zhǔn)確性，我國人事檔案長期以來一直奉行內(nèi)向式的封閉管理模式。由于人事檔案不對當(dāng)事人開放，直接導(dǎo)致人事檔案知情權(quán)這種應(yīng)有權(quán)利無法成為法定權(quán)利和現(xiàn)實(shí)權(quán)利，嚴(yán)重阻礙了我國人事檔案開發(fā)利用的效率。

在這樣的背景下，有效提升當(dāng)事人對自己人事檔案的知情權(quán)，具有非常重要的實(shí)現(xiàn)意義。本文研究人事檔案知情權(quán)有關(guān)問題，首先從保障人事檔案知情權(quán)的依據(jù)闡述出發(fā)，然后就加強(qiáng)人事檔案知情權(quán)的重要性進(jìn)行了深入的分析，最后就如何提升人事檔案知情權(quán)的具體實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行論述。其主要的目的在于對今后人事檔案知情權(quán)方面的實(shí)踐工作奠定可行條件，促進(jìn)我國人事檔案知情權(quán)深度發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]羅月桂.公權(quán)與私權(quán)的平衡：公民人事檔案知情權(quán)充分實(shí)現(xiàn)的必要條件[J].檔案，2011，03：24-26.

[2]趙雪妮.淺析人事檔案的陽光化管理——適度公開人事檔案，維護(hù)當(dāng)事人知情權(quán)[J].經(jīng)營管理者，2011，20：132.

[3]劉英，杜清玲.加強(qiáng)人事檔案信息化管理 保障人事檔案知情權(quán)[J].蘭臺世界，2010，02：57-58.

[4]李莉鴻.人事檔案知情權(quán)存在的種種弊端及其改進(jìn)方法[J].蘭臺世界，2010，06：46-47.

[5]張雙英.人事檔案知情權(quán)的法理探析——以檔案材料缺失為視角[J].貴陽學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2010，01：89-91.

[6]張瑞菊.論人事檔案個人知情權(quán)與保密性的沖突與平衡[J].云南檔案，2010，08：52-54.

[7]翟福貞.人事檔案信息化管理中的知情權(quán)與保密問題探討[J].蘭臺世界，2010，24：24-25.

[8]過言之.建立人事檔案管理中心可行性研究及法律探索[J].蘭臺世界，2012，02：33-34.

[9]程小莉.談?wù)勅耸聶n案利用中知情權(quán)與隱私權(quán)權(quán)衡把握[J].湖北檔案，2012，04：27-29.

[10]張秀，勾丹.高校人事檔案知情權(quán)推進(jìn)的困境及其利益相關(guān)者分析[J].云南檔案，2014，07：43-45.