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        做好醫(yī)院檔案收集工作之我見

        2016-05-09 15:35:37李曉英
        青年文學家 2015年29期
        關(guān)鍵詞:收集醫(yī)院檔案問題

        李曉英

        摘 要:隨著醫(yī)療體質(zhì)改革的不斷深入,加之昆明作為公立醫(yī)院改革試點城市,在逐步實現(xiàn)建立協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、高效的公立醫(yī)院管理體制過程中,檔案工作尤為重要。此文結(jié)合筆者所在醫(yī)院實際分析了文書檔案收集存在的問題,并提出相應對策,以供同行參考。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案;收集;問題;對策

        [中圖分類號]:G27 [文獻標識碼]:A

        [文章編號]:1002-2139(2015)-29--01

        醫(yī)院檔案是醫(yī)院從設立、發(fā)展、管理、開展醫(yī)療活動過程中直接形成和產(chǎn)生,具有一定的保存價值、能反映一定醫(yī)療行為的文字、圖像、音像等歷史記錄。它直接體現(xiàn)了醫(yī)院發(fā)展的水平和質(zhì)量,揭示了醫(yī)院發(fā)展軌跡。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)和起始環(huán)節(jié),巧婦難為無米之炊,沒有收集工作,就談不上后期的分類、整理、利用等。醫(yī)院檔案收集工作的好壞和質(zhì)量的高低直接影響著后期檔案整體工作的開展。

        一、當前在醫(yī)院檔案收集工作中存在的問題

        1.在醫(yī)院內(nèi)部,收集工作無系統(tǒng)、科學的制度,不明確檔案收集范圍,專兼職檔案人員收集意識有待加強。醫(yī)務人員缺乏檔案意識,甚至不知道哪些是檔案,醫(yī)師有時不上交病歷,積壓在自身手中以圖方便使用,導致了部分檔案的遺失、損壞,破壞了檔案收集的完整性。目前,檔案的收集還沒有納入到醫(yī)院工作的重要議程,原因眾多,但筆者認為,這與分管領(lǐng)導的重視程度以及專職檔案人員的踐行力度和宣傳力度有關(guān),總之,收集意識亟待進一步加強。

        2.醫(yī)院內(nèi)部缺乏強有力的控制措施,多科室不歸檔,或者是被動歸檔。在檔案主管科室的壓力下,僅收集紅頭文件,沒有認識到部分無蓋章、無編號、無紅頭的文件是第一手材料,而這部分材料往往是醫(yī)院原始記錄。在醫(yī)院,由于行政和醫(yī)師工作強度大,且醫(yī)院重心為醫(yī)療臨床活動,兼職檔案人員往往顧此失彼,影響收集工作。

        3.各自為政,多頭管理。存在辦公室管理文書檔案、人事部門管理人事檔案、醫(yī)務科管理技術(shù)、醫(yī)患糾紛檔案,設備科管理設備檔案,護理部門管理護理檔案等多頭管理問題,科室配合不夠,工作銜接性差。

        4.科室移交的分散的文件材料沒有立卷,沒有進行分類、合并整理、填寫順序號、編號,輸錄等工作,沒有相應的目錄,科室將立卷工作轉(zhuǎn)移到檔案室,增加檔案室的負擔。

        5.醫(yī)院檔案收集的盲區(qū):典型的病體標本和配套的實物、醫(yī)療業(yè)務成果和科研檔案、醫(yī)技人員的個性檔案三個方面。檢查記錄、報告處方、病案等均要實現(xiàn)雙套制管理。同時,也要注重醫(yī)技人員的臨床工作總結(jié),病歷研討、新技術(shù)的開發(fā)等個性檔案的收集。

        二、做好醫(yī)院檔案收集工作

        要切實解決如上問題,使醫(yī)院檔案工作上一個臺階,充分發(fā)揮檔案自身價值,以檔案工作規(guī)范化促進其它工作規(guī)范化,須做到:

        1.建章立制,加強宣傳。

        (1)按醫(yī)院實際重新擬定檔案規(guī)章制度,明確收集的范圍、方法、過程,明確收集人員的職責,把檔案工作納入到年終考核或醫(yī)院日??冃Э己水斨?。

        (2)爭取領(lǐng)導支持,作為醫(yī)院邊緣的科室,只有主動爭取,才能贏得支持,加強宣傳,應積極向領(lǐng)導匯報檔案工作的成績和困難,同時,要有自身的思路和做法,讓領(lǐng)導看到做好檔案工作之利,請求領(lǐng)導幫助在會議上布置檔案工作以引起大家的重視?!稒n案法》規(guī)定:開展檔案工作應由一定的工作經(jīng)費保障,應以《檔案法》為依據(jù),保障經(jīng)費到位,提高檔案專兼職人員的積極性。

        2.各科室和專兼職檔案人員密切配合,形成合力。

        由檔案室牽頭,從上而下,進行一次全面的檔案工作培訓,并布置相應的任務,明確醫(yī)院科室和人員的相關(guān)職責,明確各科室兼職人員移交檔案的立卷工作內(nèi)容,科室間做到通力合作,提高效率,同時,專職檔案員要及時幫助解決困難,以確保檔案收集工作有序進行。

        3.抓住醫(yī)院檔案收集重點,形成自身特點、亮點。

        文書檔案的收集工作,按章可循,但,也要主要收集特色檔案,要突破創(chuàng)新,秉持“別無我有,別有我特”的觀念,尤其是注重收集醫(yī)療業(yè)務、醫(yī)學科研等真實記錄,就筆者所在的醫(yī)院,傳染病、肝病相關(guān)科研檔案是重點和特色,收集這方面的檔案對提高醫(yī)院的臨床醫(yī)學、醫(yī)療管理、科研水平,促進醫(yī)院自身發(fā)展有積極意義,同時,這些記錄又將成為醫(yī)院檔案室藏特色。

        4.廣開門路,多途徑收集

        該被動接收為主動收集,傳統(tǒng)的檔案收集往往收藏量小,內(nèi)容不豐富,其功能發(fā)揮也有局限性。而要讓檔案“活”起來,真正做到檔案的規(guī)范化促進文書、寫作等其他工作的規(guī)范化,要廣開門路,做好不同時間、不同科室、不同類別、不同載體的檔案的接收工作,在以將醫(yī)院重要價值檔案和特色檔案做好館藏基礎(chǔ)以外,突出彩色圖像、音頻、視頻資料收集。同時,注重醫(yī)院重大活動的收集,包括“301”事件檔案, “三甲??漆t(yī)院”創(chuàng)建等級評審的檔案,加強檔案收集的敏感性。

        5.加快檔案信息化、數(shù)字化

        使用專業(yè)文書檔案管理系統(tǒng),簡化登記、寫目錄等工作,在有條件的前提下,積極爭取以主管部門市衛(wèi)生局為牽頭,組市級主管部門與各直屬醫(yī)療單位網(wǎng)絡版文書檔案系統(tǒng),實現(xiàn)網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)檔案,實現(xiàn)各醫(yī)療單位之間的數(shù)據(jù)傳輸,提高工作效率。

        6.加強交流,提高利用率

        通過在各醫(yī)院之間定期開展臨床學術(shù)研討、醫(yī)技工作總結(jié)、醫(yī)院評審等活動,發(fā)揮檔案的作用,借助原始材料,以直觀、形象、生動的方式展示醫(yī)療工作情況,在服務上述活動的過程中,進一步收集、完善實物標本,兩個工作相互促進,相互補充,提高檔案利用率,體現(xiàn)檔案的價值。

        7.專職檔案人員充分發(fā)揮主觀能動性,做好本職工作

        醫(yī)院檔案專職人員直接決定了醫(yī)院檔案的發(fā)展高度,有領(lǐng)導支持,科室配合以外,檔案專職人員要盡職盡責,將檔案收集的具體工作落到實處。

        總之,醫(yī)院檔案收集工作是一項長期堅持的系統(tǒng)工程,身為醫(yī)院檔案歷史的守護者,應發(fā)揮所學,立足醫(yī)院實際,盡職盡責,積極研究對策,致力于做好醫(yī)院檔案收集工作,不能讓醫(yī)院檔案在我們手中缺失。

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