摘 要：本文從揭示城建檔案信息化建設(shè)的意義入手，結(jié)合實際工作，闡述當(dāng)前城建檔案信息化建設(shè)的工作重點，城建檔案信息化亟待解決的問題，探討城建檔案信息化建設(shè)的思路。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；探討

城建檔案信息化，是指通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據(jù)城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺，依托高素質(zhì)的信息人才，對城建檔案信息資源進行處置，管理和提供利用服務(wù)的活動和過程。

一、城建檔案及其信息化建設(shè)的定義

城市建設(shè)檔案簡稱城建檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄音、錄像等不同形式和載體的材料。其范圍很廣，包括城市規(guī)劃建設(shè)基礎(chǔ)資料、公用設(shè)施資料交通運輸設(shè)施資料、工業(yè)建筑資料、民用及公共建筑資料、風(fēng)景名勝、園林綠化資料、環(huán)境保護資料、城市建設(shè)科研資料、城市防洪資料以及人防設(shè)施和抗震資料等。隨著城市建設(shè)和社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源。城建檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯。檔案信息化就是在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信資源進行處置、管理，為城市建設(shè)提供利用服務(wù)?？梢园褭n案信息化概括為“三化”：一是檔案信息數(shù)字化；二是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化；三是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化。檔案信息數(shù)字化，就是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，包含檔案目錄信息的數(shù)字化和檔案全文信息的數(shù)字化兩個不同的層次。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，就是通過檔案網(wǎng)絡(luò)站點，以主頁方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳，是檔案部門聯(lián)系社會的重要窗口，其內(nèi)容包括檔案工作信息、檔案機構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息等。

二、城建檔案信息化的具體內(nèi)容

城建檔案信息化建設(shè)一是要是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)改進檔案管理的流程，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化管理；其次是完善網(wǎng)絡(luò)，建立檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動化網(wǎng)連接的內(nèi)部網(wǎng)，實現(xiàn)信息共享和電子檔案網(wǎng)上歸檔。目前城建檔案室的主要任務(wù)是完善城建檔案業(yè)務(wù)辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)與主管單位辦公自動化系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)，加強網(wǎng)絡(luò)維護和數(shù)據(jù)收集維護，包括數(shù)據(jù)遷移、建立建設(shè)工程項目儲備數(shù)據(jù)庫；工程建設(shè)數(shù)據(jù)庫、文檔一體化系統(tǒng)。

其次是要事將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔和圖紙通過掃描、圖像優(yōu)化、壓縮歸檔等數(shù)字化技術(shù)加工成電子化的信息數(shù)據(jù)，并寫入光盤，保存在鏡像服務(wù)器大容量硬盤中，并提供網(wǎng)上高速的存取服務(wù)，同時要開展檔案借閱利用，崗位培訓(xùn)等活動，實現(xiàn)行政確認(rèn)行為的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，建設(shè)數(shù)字化城建檔案館，這也是城建檔案館信息化建設(shè)的核心部分。

三、城建檔案信息化建設(shè)的重要意義

城建檔案信息化是檔案工作現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。在實際應(yīng)用中，它與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，其優(yōu)越性十分顯著。一是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。二是查借工作可控。檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，還可以動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。三是管理省時省力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。四是提高工作實效。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

四、當(dāng)前城建檔案信息化的工作重點

一要切實加強城建檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃工作。具體而言，就城建檔案室，應(yīng)加強信息化基礎(chǔ)工作，使之符合信息化建設(shè)要求，避免重復(fù)性勞動，確保城建檔案信息化工作建立在統(tǒng)一、扎實的基礎(chǔ)平臺之上。同時，還應(yīng)建立統(tǒng)一的信息化工作體制，確定專職的部門負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的組織與協(xié)調(diào)工作，按照組織信息化建設(shè)的整體要求，做好城建信息的生成、傳播與利用工作。二要切實加快推進城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)與制度建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障，包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；

五、結(jié)語

檔案信息化已成為我國檔案界和檔案工作者今后工作的重要目標(biāo)，對檔案的管理提出了更高的要求，為利用者提供了跨越地域和時空的一種全新而又便捷的方式。作為城建檔案工作者，我們應(yīng)不斷解放思想，挖掘自身潛力，進一步探索城建檔案信息化的新方法、新領(lǐng)域，使之發(fā)展更快、更好、更合理，城建檔案信息化工作推上新的臺階。