摘 要：通過對(duì)高職院校立卷部門檔案工作的重要性和存在的問題的分析，探討高職院校立卷部門檔案工作考核辦法制定的依據(jù)、原則、內(nèi)容、實(shí)施與保障，為高職院校的檔案工作的規(guī)范與發(fā)展提供保證。

關(guān)鍵詞：高職院校；立卷部門；檔案工作；考核辦法

一、制定考核辦法的依據(jù)

高職院校的檔案工作管理與考核的法律依據(jù)包含以下五個(gè)層面：第一，我國(guó)現(xiàn)行法律法規(guī)：《中國(guó)人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、中國(guó)人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》、國(guó)家檔案局第8號(hào)令《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等。第二，國(guó)家教育部制定并頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《高等學(xué)校檔案分類法》等。第三，檔案專業(yè)領(lǐng)域的各項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）等。第四，地方行政法規(guī)和規(guī)章：《四川省檔案法實(shí)施辦法》和《四川省高等學(xué)校檔案管理辦法》等。第五，各高職院校制定的適合于本學(xué)院的檔案管理辦法。比如，筆者所在學(xué)院則制定了成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學(xué)院《檔案管理辦法》（附：檔案工作職責(zé)、檔案資料查閱利用管理辦法、檔案立卷整理規(guī)范、檔案歸檔范圍及保管期限、檔案利用登記表）和《立卷部門檔案工作考核辦法》（附：考核細(xì)則及評(píng)分表）。

二、制定考核辦法的原則

（一）檔案工作、學(xué)院特色和部門工作三結(jié)合。高職院校制定考核辦法，應(yīng)當(dāng)將檔案工作的要求與高職院校的辦學(xué)特色和實(shí)際情況相結(jié)合，把學(xué)校整體檔案工作納入體系之中，既要有宏觀的，也要有微觀的；既要有理論層面的，也要有實(shí)踐操作層面的；既要有體現(xiàn)高校檔案工作共性的，也要有體現(xiàn)高校各自檔案工作特色的，盡量做到齊、全、準(zhǔn)、廣與合理。[1]同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)將立卷部門的工作目標(biāo)與特點(diǎn)結(jié)合起來(lái)，制定出既符合檔案工作規(guī)范，又與學(xué)院特色和發(fā)展規(guī)劃保持一致，還能與立卷部門工作目標(biāo)同步的考核辦法，三力合一全面開展和推進(jìn)檔案工作。比如，筆者所在學(xué)院檔案室在制定考核辦法時(shí)，充分調(diào)研檔案工作的要求、學(xué)院發(fā)展規(guī)劃、各立卷部門的工作職責(zé)和工作計(jì)劃與目標(biāo)，同時(shí)參照高職高專人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估支持材料相關(guān)要求，在各方需求中找共性，力求全而準(zhǔn)，齊而精。

（二）規(guī)范性與實(shí)用性相結(jié)合。高職院校兼職檔案員的專業(yè)背景情況并不盡人意，據(jù)調(diào)查幾乎所有兼職檔案員都不具有檔案專業(yè)背景，85.48%的兼職檔案員沒有檔案專業(yè)職稱，具有助理館員或者館員職稱的兼職檔案員僅占14.52%。[2]即使他們通過參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)掌握了一定的檔案知識(shí)，也難以達(dá)到專業(yè)檔案員的管理水平。所以，高職院校制定考核辦法時(shí)，除了通過制度體系建設(shè)和培訓(xùn)宣傳，保證檔案工作的規(guī)范性外，還應(yīng)當(dāng)注重實(shí)用性，將檔案工作的方針、政策列入考核范圍，也將檔案管理實(shí)務(wù)工作中的原則、原理和方法列為重要考核指標(biāo)。既有宏觀要求又有量化標(biāo)準(zhǔn)、既有具體要求又有方法措施，執(zhí)行時(shí)易理解，考核時(shí)好操作。[3]

（三）考核與激勵(lì)相結(jié)合。立卷部門作為學(xué)院檔案管理工作的基層單位，其檔案工作應(yīng)當(dāng)接受檔案室的指導(dǎo)和考核，保證檔案工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，由于立卷部門的主管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員身處基層，對(duì)部門情況最為熟悉，對(duì)各項(xiàng)檔案材料最為清楚。他們的崗位優(yōu)勢(shì)使他們最先接觸第一手材料，能夠保證文件材料齊全、完整，合理科學(xué)分類，通過對(duì)材料鑒別，更能判別文件材料的保存價(jià)值，劃分保管期限更為精準(zhǔn)。[4]他們?cè)跈n案工作基層戰(zhàn)線上，最能發(fā)現(xiàn)工作中的問題，也最能提供解決妙方。制定考核辦法時(shí)，如能在保證考核的前提下，適度加入激勵(lì)因素，將能很好地激發(fā)立卷部門檔案工作人員的積極能動(dòng)性，為檔案工作的完善和改進(jìn)貢獻(xiàn)智慧。

三、考核辦法的主要內(nèi)容

（一）考核對(duì)象?？己宿k法中的考核對(duì)象分為各立卷部門（主管領(lǐng)導(dǎo)）和兼職檔案員。同時(shí)，將兼職檔案員的考核與其主管領(lǐng)導(dǎo)的考核掛鉤，將兼職檔案員和主管領(lǐng)導(dǎo)的考核同該立卷部門工作考核掛鉤。這樣的考核對(duì)象分層立體呈現(xiàn)了部門工作與個(gè)人工作的聯(lián)系，利于形成檔案工作的良好機(jī)制。

（二）考核內(nèi)容。對(duì)于立卷部門（主管領(lǐng)導(dǎo)）的檔案工作的考核指標(biāo)體系中，一級(jí)指標(biāo)主要包括組織管理（二級(jí)指標(biāo)主要包含組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)）、制度建設(shè)（二級(jí)指標(biāo)主要包含“三納入”制度、收發(fā)文登記制度、預(yù)立卷制度和保密制度）、立卷歸檔（二級(jí)指標(biāo)主要包含歸檔時(shí)間和歸檔質(zhì)量）和設(shè)備設(shè)施配備三個(gè)方面的內(nèi)容。

對(duì)兼職檔案員的考核指標(biāo)的設(shè)計(jì)更側(cè)重于實(shí)務(wù)。一級(jí)指標(biāo)主要包括文件收集（二級(jí)指標(biāo)主要包含執(zhí)行收發(fā)文登記制度和收集文件材料及聲像資料）、預(yù)立卷工作（二級(jí)指標(biāo)主要包含處理歸檔文件材料和剔除不歸檔文件）、案卷質(zhì)量（二級(jí)指標(biāo)主要包含文件材料原始、齊全、規(guī)范、有序等）、案卷歸檔（二級(jí)指標(biāo)主要包含按時(shí)歸檔、手續(xù)完備、錄入準(zhǔn)確等）、以及職業(yè)素養(yǎng)（二級(jí)指標(biāo)主要包含遵守保密制度和提出檔案管理的合理化建議并被采納）。

四、考核辦法的實(shí)施與保障

目標(biāo)考核與專項(xiàng)考核相結(jié)合：將檔案工作納入學(xué)院整體目標(biāo)考核之中，同時(shí)與檔案工作專項(xiàng)考核相結(jié)合。

自評(píng)與審評(píng)相結(jié)合：采取各立卷部門年度自查自評(píng)與檔案工作小組審評(píng)相結(jié)合。對(duì)于兼職檔案員的考核，還可以根據(jù)情況組織兼職檔案員業(yè)務(wù)互檢，豐富考評(píng)形式，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流。

獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰相結(jié)合：對(duì)于檔案工作成績(jī)突出的部門予以表彰，對(duì)優(yōu)秀的兼職檔案員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)不合格者提出告誡，限期改進(jìn)，甚至解除其兼職檔案員資格。

簡(jiǎn)報(bào)公告制度：檔案室定期統(tǒng)計(jì)各立卷部門的檔案工作情況，制作《檔案工作簡(jiǎn)報(bào)》向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)和各部門公告檔案工作情況。

業(yè)務(wù)聯(lián)系制度：檔案室設(shè)立專門工作人員開展檔案業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)工作，通過QQ群和OA系統(tǒng)建立檔案業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)，進(jìn)行信息推送、動(dòng)態(tài)播報(bào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作監(jiān)察，在檔案工作人員的互動(dòng)中，共同分享經(jīng)驗(yàn)與收獲，齊心協(xié)力解決工作中的問題，實(shí)現(xiàn)學(xué)院和各部門的檔案工作共進(jìn)雙贏。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊杰.高校歸檔單位檔案工作考核體系建設(shè)探索[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（2）.

[2]張超.高職高專院校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究—以安徽地區(qū)高職高專院校為例[J].價(jià)值工程，2013（30）.

[3]張曉嫻.高校檔案管理考核體系改革的實(shí)踐與探索—以昆明醫(yī)科大學(xué)為例[J].城建檔案，2014（12）.

[4]劉小海.高校二級(jí)教學(xué)單位兼職檔案員績(jī)效考核構(gòu)建思考初探[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（3）.

基金項(xiàng)目：本論文系成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學(xué)院2015年度院級(jí)課題“學(xué)院檔案資料管理與電子化研究”階段性成果。