摘 要：本文分析了科技檔案的利用及科技檔案服務(wù)功能，探討了如何加強(qiáng)科技檔案的利用和服務(wù)功能的具體方法。

關(guān)鍵詞：科技檔案 服務(wù)功能 主動(dòng) 提升

檔案事業(yè)是一項(xiàng)服務(wù)性的公益事業(yè)，檔案本身不會(huì)產(chǎn)生任何效益，只能通過檔案的利用者間接地介入各項(xiàng)活動(dòng)，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)功能是檔案工作和社會(huì)活動(dòng)的橋梁和紐帶。充分利用豐富的庫藏資料積極主動(dòng)、及時(shí)有效地為檔案利用者服務(wù)，最大限度地滿足利用者對(duì)各種檔案資料的需求，才能使檔案價(jià)值在其利用和服務(wù)功能中得以發(fā)揮。

一、加大宣傳力度，把科技檔案內(nèi)容推向全行業(yè)

科技檔案專業(yè)性強(qiáng)，使用范圍相對(duì)來說不廣泛。但其在科研、生產(chǎn)，工程設(shè)計(jì)、施工建設(shè)等各個(gè)方面發(fā)揮的作用和經(jīng)濟(jì)效益卻是十分顯著的。如唐山市陡河水庫管理處根據(jù)建庫以來及日常管理運(yùn)用資料，編制的《陡河水庫震害處理及加固工程設(shè)計(jì)》、《陡河水庫提高保壩標(biāo)準(zhǔn)工程設(shè)計(jì)》等科技檔案，為陡河水庫歷次工程建設(shè)提供了大量參考依據(jù)，也為我們?nèi)粘９こ坦芾砉ぷ骱凸こ踢\(yùn)用工作提供了可靠依據(jù)。為工程技術(shù)人員撰寫科技論文、專業(yè)技術(shù)文章提供了大量技術(shù)資料、數(shù)據(jù)，創(chuàng)出了很大的經(jīng)濟(jì)效益。科技檔案是我們今天和今后的寶貴財(cái)富，要想充分發(fā)揮出這些“寶貴財(cái)富”的價(jià)值，需要我們檔案工作人員加大宣傳力度，使更多人了解檔案的內(nèi)容。我認(rèn)為可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，掃描科技檔案內(nèi)容，在不涉及保密的情況下發(fā)布到單位局域網(wǎng)，讓檔案利用者對(duì)內(nèi)容清晰可見，使用時(shí)信手拈來。科技檔案的服務(wù)對(duì)象主要是技術(shù)工作人員。首先應(yīng)讓他們摸清“家底”，了解檔案室的庫藏，這是檔案利用的前提。單位的一些老技術(shù)人員對(duì)一部分歷年自己在工作中產(chǎn)生的科技檔案比較熟悉，在工作中遇到某些問題很自然地會(huì)想到借助于檔案資料來解決。但是一些年輕技術(shù)人員及新來人員對(duì)庫藏不了解，這就需要開辟新的途徑來宣傳科技檔案的庫藏。如將科技檔案目錄分發(fā)給他們，在單位局域網(wǎng)上公布科技檔案目錄，并有簡單的內(nèi)容介紹，對(duì)一些比較珍貴的科技檔案或重大的科研成果要做重點(diǎn)說明，使查閱者一目了然。非技術(shù)人員對(duì)科技檔案更是缺乏了解，主要原因是他們認(rèn)為科技檔案專業(yè)性強(qiáng)，比較抽象，在工作中很少接觸科技檔案，檔案意識(shí)差，對(duì)科技檔案應(yīng)有的地位、價(jià)值認(rèn)識(shí)不足。鑒于此，檔案工作人員在做好各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，必須加大宣傳力度，解放思想，更新觀念，克服人為、歷史、經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)等諸多因素的影響。一方面，利用各種機(jī)會(huì)，向廣大職工宣傳科技檔案，讓這些工作人員認(rèn)識(shí)到，雖然不經(jīng)常利用科技檔案，但有義務(wù)保護(hù)和愛護(hù)這一寶貴資源，如用櫥窗制作精美展欄宣傳科技檔案的內(nèi)容；另一方面，利用報(bào)刊、雜志等廣泛宣傳，使人們自覺樹立和提高檔案意識(shí)，為科技檔案的利用創(chuàng)造一個(gè)良好的行業(yè)氛圍。

二、主動(dòng)服務(wù)與被動(dòng)服務(wù)相輔相成

檔案服務(wù)據(jù)提供的方式不同大體分為兩類：主動(dòng)服務(wù)和被動(dòng)服務(wù)。所謂被動(dòng)服務(wù)，是指利用者到檔案室提出檔案利用要求，檔案工作者根據(jù)庫藏檔案實(shí)際情況盡量查找滿足其需要；主動(dòng)服務(wù)是在掌握檔案利用規(guī)律的基礎(chǔ)上提前預(yù)測(cè)各類利用者的利用趨勢(shì)，主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，主動(dòng)服務(wù)是高級(jí)別的檔案利用工作。目前情況下，科技檔案的利用基本上都屬于被動(dòng)服務(wù)。每年產(chǎn)生的科技檔案入庫后不損壞，不丟失，有人來查閱提供相應(yīng)的檔案資料就算完成了本職工作。其實(shí)，主動(dòng)服務(wù)的檔案管理人員的工作并不是絕對(duì)的“看攤守戶”，應(yīng)是對(duì)用戶提供借閱服務(wù)時(shí)，首先要及時(shí)準(zhǔn)確地提供相應(yīng)的檔案，在對(duì)用戶的利用行為進(jìn)行監(jiān)督和控制的同時(shí)，還應(yīng)主動(dòng)地通過咨詢分析，掌握用戶的真實(shí)意圖，以便提供主動(dòng)服務(wù)。幫助利用者界定利用范圍，理順查找線索或提供新的檢索途徑，幫助利用者順利完成查閱任務(wù)。就拿唐山市陡河水庫管理處來說，近年來，唐山市陡河水庫管理處先后幾次迎接水利部“國家一級(jí)水利工程管理單位”復(fù)驗(yàn)，我們掌握了利用規(guī)律，主動(dòng)為各科室提供檔案資料，通過了專家組的復(fù)驗(yàn)。當(dāng)然，我們也不可過分強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)服務(wù)應(yīng)建立在被動(dòng)服務(wù)的基礎(chǔ)上，兩種方式互相協(xié)作，互相補(bǔ)充，使提供的科技檔案內(nèi)容更系統(tǒng)，使用范圍更加廣泛，檔案利用工作更完善。

三、提升檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)

長期以來，人們認(rèn)為檔案管理就是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，只需要在實(shí)際工作中摸索，埋頭整理，默默無聞，掌握其標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范就行了。事實(shí)上，檔案工作的實(shí)踐性強(qiáng)，但檔案工作的專業(yè)性更強(qiáng)，它要求檔案工作人員必須具有一定檔案專業(yè)知識(shí)，并且具備良好的政治思想素質(zhì)和檔案學(xué)知識(shí)，創(chuàng)造性地開展工作。還應(yīng)學(xué)習(xí)本系統(tǒng)管理工作各種必要的基本知識(shí)，能觸類旁通，舉一反三，這樣才能具備相應(yīng)的管理技能。樹立競(jìng)爭意識(shí)，打破舊的與世無爭的觀念，檔案服務(wù)不能“坐等”，而是干出來的、爭取來的，要主動(dòng)出擊。由于歷史原因，現(xiàn)階段很多檔案工作者不是檔案學(xué)專科畢業(yè)，而是“半路出家”，檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平落后，專業(yè)素質(zhì)有待提高。為改變這一狀況，我認(rèn)為要采取多種措施，努力提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，走出去，請(qǐng)進(jìn)來，參觀訪問，調(diào)查研究，舉辦各類檔案專業(yè)培訓(xùn)班，請(qǐng)專家、學(xué)者來作檔案專題講座，給檔案工作人員多提供學(xué)習(xí)提高機(jī)會(huì)。通過培訓(xùn)幫助他們不斷吸收、消化專業(yè)知識(shí)和管理知識(shí)的新成果，提高專業(yè)理論水平和業(yè)務(wù)工作能力，以適應(yīng)飛快發(fā)展的信息時(shí)代對(duì)檔案工作的新要求。另一方面，要鼓勵(lì)檔案管理人員依靠自身努力，開展崗位自學(xué)，在職學(xué)習(xí)，重視專業(yè)知識(shí)的積累，逐步建立合理的檔案專業(yè)知識(shí)體系，完善自身檔案管理的整體水平。第三，開展以老帶新，崗位互幫互助等活動(dòng)，充分發(fā)揮老檔案工作者的作用，讓檔案“新人”盡快熟悉情況，促進(jìn)工作。唐山市陡河水庫管理處利用一對(duì)一“傳幫帶”方法，僅用一年時(shí)間，新人實(shí)際工作能力有了很大提升。

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（作者單位：河北省唐山市陡河水庫管理處 河北唐山市 063021）