項(xiàng)目是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的手段。企業(yè)的成功依賴于每個(gè)項(xiàng)目的成功,而項(xiàng)目的成功在于如何滿足并平衡互相制約的范圍、質(zhì)量、時(shí)間、成本、風(fēng)險(xiǎn)等多重因素。隨著企業(yè)對(duì)項(xiàng)目管理科學(xué)的不斷認(rèn)知,風(fēng)險(xiǎn)管理已然成為企業(yè)穩(wěn)定獲取利潤(rùn)或風(fēng)險(xiǎn)利潤(rùn)的關(guān)鍵。
一、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)知識(shí)
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)是指由于項(xiàng)目的不確定性,和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不能準(zhǔn)確預(yù)見(jiàn)或控制的因素影響,使項(xiàng)目的最終實(shí)施結(jié)果與期望值產(chǎn)生偏離或造成損失。風(fēng)險(xiǎn)的不確定性在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)最大,在執(zhí)行過(guò)程中隨著決策的制定和可交付成果的驗(yàn)收而逐步降低。因此,項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理通常在項(xiàng)目策劃階段著手開(kāi)始進(jìn)行。
在規(guī)劃階段,需根據(jù)已有的信息、資源制定“風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃”,明確實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理使用的方法、工具、數(shù)據(jù)來(lái)源、人員及職責(zé)、實(shí)施的時(shí)間和頻率、風(fēng)險(xiǎn)分解結(jié)構(gòu)等。對(duì)已有的信息、資源進(jìn)行審查,判斷哪些風(fēng)險(xiǎn)可能影響項(xiàng)目,對(duì)已有風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行文檔化。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和影響,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序以及量化。通過(guò)優(yōu)先級(jí)排序,使干系人關(guān)注高級(jí)別風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)量化的風(fēng)險(xiǎn)信息,來(lái)支持決策制定,降低項(xiàng)目的不確定性。并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí),針對(duì)項(xiàng)目目標(biāo),制定提高機(jī)會(huì)、降低威脅的方案和措施,并把風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)所需的資源和活動(dòng)加進(jìn)項(xiàng)目的預(yù)算、進(jìn)度計(jì)劃和項(xiàng)目管理計(jì)劃。
在控制階段,應(yīng)在項(xiàng)目生命周期中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃、跟蹤已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)督殘余風(fēng)險(xiǎn)、識(shí)別新風(fēng)險(xiǎn),以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程有效性。其主要方式則是根據(jù)項(xiàng)目績(jī)效數(shù)據(jù)及報(bào)告,進(jìn)行偏差和趨勢(shì)分析,以及儲(chǔ)備分析。
二、在項(xiàng)目策劃過(guò)程中項(xiàng)目時(shí)間與風(fēng)險(xiǎn)的綜合管理
按時(shí)完成項(xiàng)目是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要目標(biāo)??茖W(xué)、合理的安排項(xiàng)目時(shí)間是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容,其目的是保證按時(shí)完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。
在規(guī)劃階段,需策劃如何執(zhí)行時(shí)間管理,形成進(jìn)度管理計(jì)劃,并在項(xiàng)目生命周期中不斷更新、完善。進(jìn)度管理計(jì)劃可以作為識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的輸入之一,幫助了解可能受風(fēng)險(xiǎn)影響的項(xiàng)目進(jìn)度目標(biāo)。也可作為定量風(fēng)險(xiǎn)分析的輸入之一,為衡量風(fēng)險(xiǎn)提供客觀參照。
制定進(jìn)度計(jì)劃是項(xiàng)目策劃階段的一項(xiàng)重要工作。項(xiàng)目管理較為成熟的企業(yè)或行業(yè),對(duì)于制定進(jìn)度計(jì)劃都有一定經(jīng)驗(yàn)積累,甚至形成了進(jìn)度計(jì)劃模板、工作包定額。其包括定義活動(dòng)、排列活動(dòng)順序、估算活動(dòng)資源、估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間和制定進(jìn)度計(jì)劃等步驟。
其中,排列活動(dòng)順序是指識(shí)別和記錄項(xiàng)目活動(dòng)之間的關(guān)系。包括確認(rèn)活之間的邏輯關(guān)系和依賴關(guān)系。邏輯關(guān)系即活動(dòng)之間的實(shí)施順序。依賴關(guān)系分為強(qiáng)制性或選擇性,內(nèi)部或外部的。
強(qiáng)制性依賴關(guān)系受制于客觀條件限制。選擇性依賴關(guān)系則是基于最佳實(shí)踐來(lái)建立的。例如,在一個(gè)EPC總包項(xiàng)目中,只有設(shè)備運(yùn)抵現(xiàn)場(chǎng)后才能開(kāi)始安裝,屬于強(qiáng)制性依賴關(guān)系。而設(shè)備出廠前買(mǎi)方需要進(jìn)行出廠檢驗(yàn),則是基于最佳實(shí)踐建立的,屬于選擇性依賴關(guān)系。在項(xiàng)目進(jìn)度發(fā)生或預(yù)測(cè)將要發(fā)生負(fù)偏差時(shí),由于強(qiáng)制性依賴關(guān)系是客觀、不可改變的,因此只能通過(guò)增加活動(dòng)資源,以最小的成本增加來(lái)壓縮進(jìn)度工期的方法來(lái)應(yīng)對(duì),這種方法被稱為“趕工”。選擇性依賴關(guān)系則是可以調(diào)整提前量和滯后量,甚至可以取消的。調(diào)整影響的是活動(dòng)的浮動(dòng)時(shí)間或緩沖時(shí)間。通過(guò)取消或調(diào)整軟邏輯的方法來(lái)應(yīng)對(duì)進(jìn)度偏差,這種方法被稱為“快速跟進(jìn)”?!翱焖俑M(jìn)”等同于放棄最佳實(shí)踐,此時(shí)應(yīng)保持敏感,充分考慮是否會(huì)因此產(chǎn)生新風(fēng)險(xiǎn)。
外部依賴關(guān)系難以受控,卻影響項(xiàng)目進(jìn)度。因此在識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程中應(yīng)充分考慮外部依賴關(guān)系對(duì)項(xiàng)目的影響程度,必要時(shí)將其列入風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)進(jìn)行管理。例如:某工程建設(shè)項(xiàng)目投標(biāo)階段,招標(biāo)方要求將供配電設(shè)施受電設(shè)置為重點(diǎn)里程碑之一,規(guī)定了完成時(shí)間,并設(shè)置了罰款條款。而這個(gè)里程碑點(diǎn)完成的前置條件之一是招標(biāo)方需提前2周具備外部電源送電的條件。標(biāo)書(shū)中沒(méi)有明確外部電源送電時(shí)間。因此,應(yīng)將此識(shí)別為一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn),記錄在風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)。由于項(xiàng)目尚處于招投標(biāo)階段,因此可以通過(guò)向招標(biāo)方澄清的方式來(lái)予以規(guī)避。對(duì)活動(dòng)關(guān)系進(jìn)行說(shuō)明,并明確外部電源送電時(shí)間。同時(shí)約定,如外部電源送電滯后,供配電設(shè)施受電時(shí)間則相應(yīng)順延,并免除罰款。
排列活動(dòng)順序的輸出為項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖,它是識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的重要輸入之一。由于定義活動(dòng)是根據(jù)項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)進(jìn)行的。因此輸出的活動(dòng)清單中并不包含范圍之外的活動(dòng)。通過(guò)查看項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖,能夠更直觀的了解活動(dòng)間的邏輯關(guān)系。這可以幫助識(shí)別更多項(xiàng)目范圍之外的緊前關(guān)系活動(dòng),這些范圍之外不受控的活動(dòng)往往存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算活動(dòng)的鏈接數(shù)量也有助于識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)。緊前關(guān)系較多的活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)概率較大,緊后關(guān)系較多的活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)影響較大。對(duì)于鏈接數(shù)量較多的活動(dòng)應(yīng)該保持敏感,并綜合其它因素判斷此活動(dòng)是否存在風(fēng)險(xiǎn)。
估算活動(dòng)資源時(shí),應(yīng)將風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)作為一項(xiàng)重要輸入進(jìn)行審閱,充分考慮已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)資源的可用性及對(duì)資源的選擇的影響。
估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間時(shí),應(yīng)對(duì)活動(dòng)資源進(jìn)行審查,識(shí)別與活動(dòng)或整個(gè)項(xiàng)目的應(yīng)急儲(chǔ)備時(shí)間有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。結(jié)合成本估算進(jìn)行審查,可以預(yù)知估算的成本是否足以完成某項(xiàng)活動(dòng)。例如:某鋼結(jié)構(gòu)建筑施工項(xiàng)目所在的位置秋季常有大風(fēng),將會(huì)影響吊裝作業(yè)的施工安全。規(guī)劃的應(yīng)對(duì)為:風(fēng)力超過(guò)6級(jí)時(shí)必須停止高處作業(yè)和吊裝作業(yè)。因此判斷大風(fēng)天氣吊裝作業(yè)人員和機(jī)具不可用,需要參考該地理位置往年天氣情況適量延長(zhǎng)活動(dòng)持續(xù)時(shí)間。而人員的雇傭和機(jī)具的租賃不可能因?yàn)榕R時(shí)的大風(fēng)而解除,因此需要將活動(dòng)持續(xù)時(shí)間結(jié)合成本估算進(jìn)行審查,并考慮風(fēng)險(xiǎn)儲(chǔ)備。
把以上過(guò)程的輸出代入進(jìn)度規(guī)劃工具,創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度模型,即制定進(jìn)度計(jì)劃。制定進(jìn)度計(jì)劃時(shí)應(yīng)將風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)作為一項(xiàng)重要輸入進(jìn)行審查。所有已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的詳細(xì)信息及特征,都有可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃產(chǎn)生影響。
三、在項(xiàng)目策劃過(guò)程中項(xiàng)目成本與風(fēng)險(xiǎn)的綜合管理
確保項(xiàng)目在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)完工是項(xiàng)目管理的重要目標(biāo)之一。項(xiàng)目成本管理對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化起著及其重要的作用。成本控制是根據(jù)預(yù)先建立的成本目標(biāo)在生產(chǎn)耗費(fèi)發(fā)生以前和成本控制過(guò)程中對(duì)各種影響成本的因素和條件采取的一系列預(yù)防和調(diào)節(jié)措施以保證成本目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理行為。
成本估算和制定預(yù)算需將風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)作為一項(xiàng)重要輸入進(jìn)行審查,考慮應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所需的成本。風(fēng)險(xiǎn)會(huì)對(duì)活動(dòng)及整個(gè)項(xiàng)目的成本產(chǎn)生影響。在項(xiàng)目遇到負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)事件后,項(xiàng)目的近期成本將會(huì)增加,有時(shí)還會(huì)造成項(xiàng)目進(jìn)度延誤。因此除了考慮活動(dòng)資源和活動(dòng)持續(xù)時(shí)間外,制定預(yù)算時(shí)還應(yīng)考慮風(fēng)險(xiǎn)儲(chǔ)備。對(duì)已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的儲(chǔ)備稱為應(yīng)急儲(chǔ)備,可以分配給相應(yīng)的工作包或活動(dòng),由相應(yīng)控制賬戶經(jīng)理進(jìn)行管理,項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)動(dòng)用。對(duì)未識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的儲(chǔ)備稱為項(xiàng)目?jī)?chǔ)備,它在項(xiàng)目預(yù)算之外,通常作為預(yù)期利潤(rùn)由公司層面進(jìn)行管理,項(xiàng)目經(jīng)理需申請(qǐng)才可動(dòng)用。因此高效應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)能節(jié)約成本,保證利潤(rùn)。
成本風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)通??梢岳煤贤M(jìn)行轉(zhuǎn)移或減輕。例如:對(duì)于生命周期較長(zhǎng)的EPC總承包項(xiàng)目,人力價(jià)格波動(dòng)和施工地區(qū)天氣環(huán)境惡劣可能被識(shí)別為影響較大的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以將施工范圍進(jìn)行分包,與施工單位簽訂固定總價(jià)合同將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。原材料價(jià)格波動(dòng)可能被識(shí)別為另一影響較大的風(fēng)險(xiǎn),可以通過(guò)和長(zhǎng)期合作的材料供應(yīng)商簽訂固定單價(jià)加經(jīng)濟(jì)價(jià)格調(diào)整合同,共同承擔(dān)原材料價(jià)格波動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn),以減輕風(fēng)險(xiǎn)影響。
四、在項(xiàng)目監(jiān)控過(guò)程中項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與時(shí)間、成本的綜合管理
項(xiàng)目監(jiān)控工作是監(jiān)督項(xiàng)目狀態(tài),發(fā)現(xiàn)實(shí)際與計(jì)劃的差異,以便采取糾正措施,降低風(fēng)險(xiǎn)。
近年來(lái),掙值管理技術(shù)被普遍應(yīng)用與對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間和成本進(jìn)行綜合控制。即通過(guò)對(duì)計(jì)劃價(jià)值、掙值和實(shí)際成本三個(gè)指標(biāo)的計(jì)算和監(jiān)測(cè),來(lái)評(píng)估和測(cè)量項(xiàng)目績(jī)效和進(jìn)展,并對(duì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)。
在進(jìn)度控制過(guò)程中,通常將進(jìn)度偏差與關(guān)鍵路徑法(CPM)和風(fēng)險(xiǎn)管理一起使用。由于每個(gè)工作包都被分配了時(shí)間和預(yù)算金額,因此對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行審查、分析,可以明確發(fā)生偏差的范圍,并通過(guò)對(duì)異常情況的了解找出導(dǎo)致偏差的原因。偏差可能出現(xiàn)在多個(gè)WBS子集或活動(dòng)路徑中,對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,可以計(jì)算出每個(gè)WBS子集或活動(dòng)路徑的進(jìn)度績(jī)效指數(shù)。將各路徑進(jìn)度績(jī)效指數(shù)與接駁緩沖或項(xiàng)目緩沖時(shí)間消耗情況相比較,可以判斷活動(dòng)路徑是否存在進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn),并對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施定性定量分析。
在成本控制過(guò)程中,負(fù)的成本偏差通常都是不可挽回的。因此,根據(jù)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的處理和計(jì)算,找到發(fā)生偏差的范圍,可以幫助總結(jié)原因,分析趨勢(shì),遏制繼續(xù)
趨勢(shì)分析是指根據(jù)對(duì)圖形的分析了解截至目前的績(jī)效情況,并把發(fā)展趨勢(shì)與未來(lái)的績(jī)效目標(biāo)進(jìn)行比較。預(yù)測(cè)完工日期與計(jì)劃完工日期、預(yù)測(cè)完工估算與完工預(yù)算的比較。 趨勢(shì)分析旨在審查項(xiàng)目績(jī)效隨時(shí)間的變化情況,以判斷績(jī)效是正在改善還是正在惡化。
下面通過(guò)對(duì)項(xiàng)目監(jiān)控情況的模擬,說(shuō)明風(fēng)險(xiǎn)與進(jìn)度、成本的綜合控制。某項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)一個(gè)在執(zhí)行的設(shè)計(jì)項(xiàng)目。該項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)最高的一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)為進(jìn)度延遲罰款。合同約定項(xiàng)目完工日期為本年6月30日,如超出合同約定工期,乙方將面臨金額為合同額10%的罰款。4月份的項(xiàng)目績(jī)效數(shù)據(jù)顯示:SV=-5%、SPI=0.9、CV=2%、CPI=1.02。通過(guò)數(shù)據(jù)得知項(xiàng)目處于進(jìn)度滯后、成本超支的狀態(tài)。進(jìn)一步對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和計(jì)算得出: A專業(yè)圖紙沒(méi)有按時(shí)完成導(dǎo)致-2%的進(jìn)度偏差,B專業(yè)圖紙沒(méi)有按時(shí)完成并消耗了更多人力導(dǎo)致-3%的進(jìn)度偏差和2%的成本偏差。項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)溝通了解到負(fù)責(zé)A專業(yè)的工程師生病請(qǐng)假半個(gè)月,現(xiàn)已回到工作崗位。負(fù)責(zé)B專業(yè)的工程師直接被業(yè)主要求進(jìn)行一項(xiàng)技術(shù)評(píng)審工作,而停止了原本計(jì)劃進(jìn)行的工作。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目滾動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃的審查,發(fā)現(xiàn)A專業(yè)設(shè)計(jì)處于關(guān)鍵路徑上,每個(gè)活動(dòng)之間都是強(qiáng)制性依賴關(guān)系,且項(xiàng)目緩沖已經(jīng)消耗了100%。B專業(yè)設(shè)計(jì)在非關(guān)鍵路徑上,且接駁緩沖消耗90%,有兩個(gè)活動(dòng)之間是選擇性依賴關(guān)系。于是該項(xiàng)目經(jīng)理制定了如下應(yīng)對(duì):1)A專業(yè)增加一名設(shè)計(jì)師,將后續(xù)活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間減少1/4,以保障15天的項(xiàng)目緩沖;2)B專業(yè)工程師立即停止技術(shù)評(píng)審工作,并為B專業(yè)增加一名設(shè)計(jì)師,取消選擇性依賴關(guān)系的鏈接,兩個(gè)活動(dòng)由兩個(gè)工程師同時(shí)進(jìn)行,保證關(guān)鍵路徑不發(fā)生變化;3)就技術(shù)評(píng)審工作向業(yè)主提出范圍變更,并要求變更費(fèi)用。通過(guò)執(zhí)行上述決策,至5月份項(xiàng)目績(jī)效數(shù)據(jù)顯示: SV=0、SPI=1、CV=1%、CPI=1.01,業(yè)主已批準(zhǔn)了范圍變更,并批準(zhǔn)了合同金額2%的變更費(fèi)用。在進(jìn)行項(xiàng)目管理活動(dòng)中,項(xiàng)目經(jīng)理多用了1%的成本進(jìn)行趕工,并使用了快速跟進(jìn),使進(jìn)度恢復(fù)正常,降低了10%合同額罰款的風(fēng)險(xiǎn)。并且,還以范圍變更的形式擴(kuò)大了項(xiàng)目范圍和預(yù)算,挽回了已損失的工時(shí)。
綜上所述,工程項(xiàng)目管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)性管理科學(xué)。其中的范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等分支均相互作用、相互影響,需進(jìn)行綜合管理。本文介紹了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的各過(guò)程,并著重分析了項(xiàng)目時(shí)間和成本管理與風(fēng)險(xiǎn)管理之間的相互作用和影響。明確了項(xiàng)目時(shí)間、成本管理在策劃、監(jiān)控過(guò)程中需要進(jìn)行的風(fēng)險(xiǎn)管理工作。以期提高項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理效率,為企業(yè)贏得更多利潤(rùn)。