摘 要：本文站在企業(yè)發(fā)展的角度對其會(huì)計(jì)檔案的定義展開闡述，在闡述的過程中把其會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及功能進(jìn)行介紹，并對會(huì)計(jì)檔案管理的核心問題，其會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的問題展開闡述，筆者根據(jù)自己多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出相應(yīng)的解決措施。試圖將會(huì)計(jì)檔案管理的重要性使社會(huì)、企業(yè)的相關(guān)層面引起重視，通過筆者制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，激發(fā)會(huì)計(jì)檔案優(yōu)質(zhì)作用，在激烈的市場競爭中提升企事業(yè)單位核心競爭力。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理；薄弱；銷毀

一、會(huì)計(jì)檔案的定義？

會(huì)計(jì)檔案是多種會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料組成的，主要包括人們熟知的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等，這些資料的記載是有歷史背景的，它也是根據(jù)歷史的延續(xù)下來的規(guī)則，并對規(guī)則在不同的歷史時(shí)期進(jìn)行調(diào)整形成的相關(guān)人員愿意為之付出的成果。它為現(xiàn)代人和后人研究財(cái)政經(jīng)濟(jì)、歷史和發(fā)展提供可靠史料。通過統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位把會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行了整理，其規(guī)范性也是隨著時(shí)間的積累慢慢完善的，會(huì)計(jì)檔案的形成是用統(tǒng)一的格式來進(jìn)行存儲(chǔ)，在一定時(shí)期內(nèi)反映企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位為完成某種既定的目標(biāo)開展的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，對其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行相應(yīng)的報(bào)告文件。

二、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)和功能

（一）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)。（1）專業(yè)性：會(huì)計(jì)檔案不是孤立經(jīng)濟(jì)活動(dòng)存在的，它在企業(yè)的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)收支是一脈相承的，是整個(gè)業(yè)務(wù)過程中的產(chǎn)物，緊緊的圍繞著會(huì)計(jì)工作活動(dòng)漸進(jìn)開展起來的，關(guān)系是非常密切相關(guān)。（2）廣泛性：我國的會(huì)計(jì)法規(guī)定凡是符合下列條件：凡是具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。這法律是任何人也不可能更改的。（3）嚴(yán)密性：會(huì)計(jì)檔案形成不是隨意的形成的，它是按照會(huì)計(jì)管理規(guī)則逐漸設(shè)立起來的，其過程具有嚴(yán)密性，它是環(huán)環(huán)相扣，聯(lián)系非常緊密的，在反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中是非常重要的活動(dòng)軌跡，其與財(cái)務(wù)收支方面也是缺一不可的。

（二）會(huì)計(jì)檔案的功能。國家經(jīng)濟(jì)持續(xù)不斷的建設(shè)，這個(gè)過程中要對社會(huì)微小的企業(yè)單元進(jìn)行簡單，對宏觀經(jīng)濟(jì)進(jìn)行監(jiān)督管理，這個(gè)時(shí)候真實(shí)可靠的信息的提供必然是非常重要的。會(huì)計(jì)檔案的記錄也不是一蹴而就，它也是根據(jù)歷史的延續(xù)下來的規(guī)則，并對規(guī)則在不同的歷史時(shí)期進(jìn)行調(diào)整形成的相關(guān)人員愿意為之付出的成果。它為現(xiàn)代人和后人研究財(cái)政經(jīng)濟(jì)、歷史和發(fā)展提供可靠史料。這種史料的價(jià)值是人們認(rèn)為非常重要的，并道出了預(yù)算的重要性，對前瞻通過一定的計(jì)量方式進(jìn)行歸納整理。由此可以看出企業(yè)全面預(yù)算管理在企業(yè)的任何階段都是非常重要的。

三、會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠。在實(shí)踐操作過程中，企業(yè)往往在設(shè)計(jì)改崗位的時(shí)候重視程度不夠，讓一些沒有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人進(jìn)行管理，導(dǎo)致該崗位的一部分人員輕視檔案工作，在管理的過程中也存在一定的誤區(qū)，把會(huì)計(jì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)往往是弄得一塌糊涂，對檔案的檔案收集意識(shí)淡薄，往往會(huì)出現(xiàn)不丟失、泄密等現(xiàn)象的發(fā)生，偶爾還會(huì)出現(xiàn)一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確，只是停留在能查檔就行了。忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范。管理人員由于重視的程度不

夠，對其專業(yè)知識(shí)運(yùn)營的不到位，這時(shí)規(guī)范性就無從談起。在擺放工作上會(huì)計(jì)檔案管理人員也是知之甚少，擺放的五花八門，在查找的時(shí)候帶來了很大的困難，有的單位為了圖省事直接讓會(huì)計(jì)人員參與檔案管理，嚴(yán)重違反了會(huì)計(jì)法的規(guī)定。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理缺乏科學(xué)的管理規(guī)范做指導(dǎo)，在銷毀的環(huán)節(jié)也是各種制度不健全，甚至在企業(yè)都見不到一個(gè)統(tǒng)一的管理銷毀標(biāo)準(zhǔn)。

四、會(huì)計(jì)檔案管理措施

（一）制定合理的管理制度。首先應(yīng)該從思想上提高對會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)， 充分重視會(huì)計(jì)檔案的管理， 應(yīng)按照財(cái)政部和國家檔案局頒發(fā)的“會(huì)計(jì)檔案管理辦法” 的精神，結(jié)合本單位實(shí)際的工作情況，制定完整的會(huì)計(jì)檔案管理制度， 對會(huì)計(jì)檔案實(shí)行科學(xué)化管理，且在制度中應(yīng)清楚明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、借閱辦法、會(huì)計(jì)檔案保管期限、鑒定銷毀、會(huì)計(jì)檔案的移交等工作， 以便會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循， 使會(huì)計(jì)檔案管理走向科學(xué)化管理的軌道。

（二）做好會(huì)計(jì)檔案裝訂立卷和借閱工作。會(huì)計(jì)檔案在裝訂前按照日期、編號(hào)等信息合理的整理會(huì)計(jì)檔案對其裝訂的形式、合理性、美觀性進(jìn)行管理，便于查詢和借閱工作的開展。會(huì)計(jì)資料具有一定的保密性，尤其是非財(cái)務(wù)部門的成員借閱時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相應(yīng)的管理規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行管控，保證借閱合理性，避免會(huì)計(jì)檔案的散失、缺損及任意銷毀，保證檔案的安全和完整。

（三）做好電子檔案錄入。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，各類財(cái)務(wù)軟件也不斷的得到應(yīng)用，電子的檔案在保存方面大大緩解了紙質(zhì)的檔案管理的難度，會(huì)計(jì)人員對新產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料就應(yīng)當(dāng)對檔案進(jìn)行電子備份，這樣在月末或年末裝訂時(shí)，在相應(yīng)存檔中應(yīng)保存每頁憑證的關(guān)鍵信息以便后期管理和查閱，這樣可以大大提高查閱效率，減少檔案移動(dòng)和磨損。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馬玉昆.淺談會(huì)計(jì)檔案的管理[J].工業(yè)技術(shù)經(jīng)濟(jì). 2002（01）