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        人力資源檔案管理信息化的影響因素與對策

        2016-04-29 00:00:00丁曉紅
        今日財富 2016年11期

        近年來,我國信息技術(shù)發(fā)展較快,并且受到社會各界的廣泛應(yīng)用,尤其是在人力資源檔案管理工作中,相關(guān)

        工作人員可以利用信息化對人力資源檔案進(jìn)行管理,進(jìn)而提升管理工作的工作效率。但是,目前部分人力資源管理工作存在較多不足之處,導(dǎo)致無法準(zhǔn)確的為各個領(lǐng)域提供需要的專業(yè)人才。一些人力資源管理人員對信息化管理系統(tǒng)的認(rèn)識不夠準(zhǔn)確,沒有建立科學(xué)、有效的管理體制,缺乏技術(shù)人才隊(duì)伍的建設(shè),這對人力資源管理工作的發(fā)展造成較為不利的影響。

        隨著國家的發(fā)展,人力資源檔案管理工作受到各個領(lǐng)域的重視,主要因?yàn)槠淇梢詾槠髽I(yè)提供相應(yīng)的技術(shù)型人才,且專業(yè)素質(zhì)較高,能夠根據(jù)方案信息合理的分配人才等。但是由于目前人力資源檔案管理存在較多問題,影響信息化的進(jìn)展,使人力資源檔案管理工作不能得到更好的發(fā)展。所以,相關(guān)工作人員應(yīng)該對檔案管理現(xiàn)狀加以分析,完善相關(guān)管理機(jī)制,加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè),使人力資源檔案管理信息化工作得到更好的支持,為其發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

        一、人力資源檔案信息化管理現(xiàn)狀

        (一)缺乏足夠的認(rèn)識

        由于我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快,導(dǎo)致各個企業(yè)只對自身的經(jīng)濟(jì)效益加以重視,不能根據(jù)人力資源檔案管理信息化工作進(jìn)行質(zhì)量上的提升,殊不知其是輔助企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升的重要因素,同時,部分企業(yè)對人力資源工作的不重視,體現(xiàn)在各個組織的工作模式相同的狀況,這對人力資源管理信息化工作造成較為不利的影響,如果不能有效提升對人力資源信息化工作的重視,很容易導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)下滑的局面,對其發(fā)展造成較為嚴(yán)重的損失。

        (二)管理工作不規(guī)范

        在各個企業(yè)發(fā)展過程中,人力資源信息化工作都需要規(guī)范的管理模式,只有對檔案信息進(jìn)行規(guī)范化的管理,才能有效提升企業(yè)的競爭實(shí)力。但是,目前部分企業(yè)沒有建設(shè)規(guī)范的人力資源檔案信息化管理模式,在管理過程中,不能按照相關(guān)規(guī)定、規(guī)范化的對信息進(jìn)行收集與處理,在處理工作的時候,只是按照經(jīng)驗(yàn)實(shí)行表面工作,并且,部分企業(yè)即使意識到檔案信息化工作的重要性,對收集的信息也不重視,這對其發(fā)展造成較為不利的影響。最終會出現(xiàn)檔案管理不規(guī)范等問題,一些企業(yè)甚至將檔案信息泄露、外借等,此類問題的出現(xiàn)對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生制約性作用。

        (三)缺乏相關(guān)人才

        人才對人力資源檔案信息化的建設(shè)起著決定性的作用,直接影響建設(shè)效果,并且聘用的工作人員都是兼職,導(dǎo)致人力資源信息化建設(shè)工作效率低,主要因?yàn)榧媛毠ぷ魅藛T不能將自身精力全部投入到人力資源信息化建設(shè)工作中,使得人力資源檔案信息化管理工作頻頻出現(xiàn)問題。同時,部分企業(yè)不僅忽視人力資源檔案信息化建設(shè)工作人員的兼職因素,還對其專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)技能的掌握不重視,一些工作人員甚至不會使用掃描儀等專業(yè)設(shè)備,更不能對人力資源檔案信息化建設(shè)其他工作進(jìn)行完善,此類問題對企業(yè)的發(fā)展造成較為不利的影響,如果相關(guān)管理人員不能對人才因素加以重視,那么企業(yè)的發(fā)展將會受到嚴(yán)重威脅。

        二、人力資源檔案信息化建設(shè)策略

        (一)重視人才隊(duì)伍建設(shè)

        人才是決定人力資源檔案信息化建設(shè)工作的重要因素,相關(guān)企業(yè)應(yīng)該對人才隊(duì)伍建設(shè)工作加以重視。首先,要聘用全職工作人員,在聘用時注重人才的專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)技能的掌握,要保證檔案信息化建設(shè)人才不僅要擁有檔案管理專業(yè)知識,還要對計算機(jī)等專業(yè)知識有所了解,保證能夠在專業(yè)素質(zhì)增強(qiáng)的同時,能夠更好的對信息化建設(shè)工作加以處理,使企業(yè)能夠得到更好的發(fā)展。

        (二)建設(shè)完善管理制度

        企業(yè)的人力資源檔案在信息化建設(shè)的過程中,常會出現(xiàn)信息泄露等問題,對企業(yè)的發(fā)展造成較為不利的影響。所以,相關(guān)管理人員應(yīng)該根據(jù)信息化建設(shè)特點(diǎn)建設(shè)完善的管理制度,首先,要對檔案的傳閱進(jìn)行規(guī)范化管理,保證在傳閱過程中不會出現(xiàn)檔案丟失的問題,避免出現(xiàn)泄露問題。同時,還要引進(jìn)大量的資金用于信息化建設(shè)中,配備先進(jìn)的保密設(shè)備,并且對檔案的傳閱工作加以監(jiān)督,包括對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督,在一定程度上擴(kuò)大監(jiān)督范圍,管理制度要符合相關(guān)需求,在約束工作人員與領(lǐng)導(dǎo)的信息化建設(shè)工作的同時,還要提高自身服務(wù)質(zhì)量,保證能夠向領(lǐng)導(dǎo)提供較為良好的檔案信息,檔案傳閱需要傳閱憑證,保證檔案在傳閱過程中得到重視,使得企業(yè)中每位成員都能加強(qiáng)自身的檔案保護(hù)意識,為企業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

        (三)重視相關(guān)數(shù)據(jù)支撐

        在企業(yè)人力資源檔案信息化建設(shè)工作中,信息化的建設(shè)缺少不了數(shù)據(jù)的支撐,對于數(shù)據(jù)支撐的信息化管理,主要包括以下兩點(diǎn):第一,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理工作。在對人才進(jìn)行檔案信息化管理的時候,要將每個人的經(jīng)歷都進(jìn)行收集,可以將其經(jīng)歷分為幾個階段,進(jìn)行不同的記錄與收集,在記錄之后要重視歸檔工作,相關(guān)數(shù)據(jù)要進(jìn)行及時的糾正,以便于檔案信息準(zhǔn)確性的提升;第二,基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)的管理工作?;A(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的管理工作就是根據(jù)每個人的檔案信息對其進(jìn)行分類儲存,將數(shù)據(jù)分為幾個數(shù)據(jù)點(diǎn),然后進(jìn)行檔案歸檔處理,在處理過程中要注意檔案信息是否經(jīng)過篡改,避免出現(xiàn)個人經(jīng)歷被惡意篡改或虛假夸大等。另外,相關(guān)管理人員還要對人力資源檔案進(jìn)行階段性的數(shù)據(jù)核對,保證信息的準(zhǔn)確性。

        三、結(jié)語

        在企業(yè)人力資源檔案信息化建設(shè)工作中,相關(guān)管理人員要重視人才隊(duì)伍的建設(shè),并且根據(jù)人才的專業(yè)素質(zhì)對其進(jìn)行任務(wù)的劃分,保證可以合理利用人才,可以利用計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理,不僅可以安全可靠的儲存數(shù)據(jù),還能夠在一定程度上對檔案信息進(jìn)行擴(kuò)充,保證信息在導(dǎo)入過程中的安全性,備份檔案信息防止信息丟失對其造成不利影響。

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