有價(jià)單證和重要空白單證管理工作一直是各大銀行和保險(xiǎn)公司等金融企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控的重點(diǎn)內(nèi)容。中小保險(xiǎn)公司面臨風(fēng)控意識(shí)不夠、人員配備不足、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)受限、防控手段乏力等諸多不利條件，如何在有限資源條件下對(duì)有價(jià)單證和重要空白單證實(shí)現(xiàn)有效風(fēng)控管理將是我們值得探討的問(wèn)題。本文將結(jié)合中小保險(xiǎn)公司風(fēng)險(xiǎn)管控實(shí)踐，探析健全單證內(nèi)控管理機(jī)制的重要方法和作用。

有價(jià)單證是指待發(fā)行的印有固定面額的特定憑證；重要空白單證是指無(wú)面額、經(jīng)公司或客戶填寫(xiě)金額等要素并簽章后即具有支付效力或證明效力的空白單證。有價(jià)單證和重要空白單證（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：?jiǎn)巫C）作為保險(xiǎn)公司所經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的最終體現(xiàn)形式，其價(jià)值不僅是保險(xiǎn)公司與投保人履行約定的載體，更是投保人對(duì)保險(xiǎn)公司價(jià)值和能力認(rèn)同的重要體現(xiàn)；換言之：所簽發(fā)的單證不再是體現(xiàn)雙方權(quán)責(zé)等重要信息的“憑證紙”，而是投保人的風(fēng)險(xiǎn)托付，更是對(duì)保險(xiǎn)公司內(nèi)在品質(zhì)的無(wú)比信任。然而，單證具有品種多、數(shù)量大、流動(dòng)性強(qiáng)、風(fēng)險(xiǎn)性高的特點(diǎn)，加之中小保險(xiǎn)公司面臨風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不夠、人員配備不足、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)受限、防控手段乏力等諸多不利條件，如何利用有限的資源防范和化解單證管控風(fēng)險(xiǎn)、提升客戶感受、增加公司價(jià)值，將是中小保險(xiǎn)公司需要認(rèn)真面對(duì)的重要課題。

一、發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題、研究解決方案，為更好地開(kāi)展單證管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

中小保險(xiǎn)公司面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境，主要精力會(huì)集中在擴(kuò)大業(yè)務(wù)規(guī)模、豐富保險(xiǎn)品種、提高服務(wù)質(zhì)量、降低獲取成本等顯性工作方面，從一定程度上淡化了內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理。特別是由于單證內(nèi)控管理具有管理流程復(fù)雜、涉及環(huán)節(jié)繁多、風(fēng)險(xiǎn)顯現(xiàn)后置等特性而更容易被忽視。從中小保險(xiǎn)公司所顯現(xiàn)的眾多案例中可以將單證風(fēng)險(xiǎn)歸結(jié)為以下問(wèn)題：

（一）單證風(fēng)控意識(shí)淡漠，后果估計(jì)嚴(yán)重不足。中小保險(xiǎn)公司一般處于業(yè)務(wù)發(fā)展的成長(zhǎng)階段，提高市場(chǎng)占有率、實(shí)現(xiàn)預(yù)算經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是其重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)于公司內(nèi)控管理工作普遍重視程度不夠，單證風(fēng)險(xiǎn)管控更難引起應(yīng)有的關(guān)注，導(dǎo)致出現(xiàn)系統(tǒng)外套打單證、謊稱(chēng)單證遺失而繼續(xù)流轉(zhuǎn)使用、名義上銷(xiāo)毀但單證實(shí)物繼續(xù)流轉(zhuǎn)使用、私印單證等重大問(wèn)題。

（二）管理人員經(jīng)驗(yàn)有限，規(guī)范管理能力不足。中小保險(xiǎn)公司一般啟用新人從事單證管理工作，其管理經(jīng)驗(yàn)相對(duì)欠缺，而且人員更迭頻繁，很難預(yù)見(jiàn)和規(guī)避單證管理過(guò)程中存在的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。單證管理工作需要經(jīng)驗(yàn)沉淀和方法積累，如果沒(méi)有一支穩(wěn)定、成熟的管理隊(duì)伍，則很難依法合規(guī)地開(kāi)展單證管理工作。

（三）管理職責(zé)有待明確，內(nèi)控管理要求雜亂。中小保險(xiǎn)公司一般存在組織架構(gòu)和崗位人員不穩(wěn)定等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，無(wú)法形成完整的單證管理架構(gòu)，往往根據(jù)各職能部門(mén)需要和意愿對(duì)單證實(shí)行差異化管理。此種模式容易造成公司內(nèi)部沒(méi)有統(tǒng)一的管理流程和要求，從一定程度上增加了單證管理的復(fù)雜程度，甚至處于發(fā)生問(wèn)題無(wú)法準(zhǔn)確追責(zé)和改進(jìn)的窘境。

（四）系統(tǒng)建設(shè)投入不足，自動(dòng)風(fēng)控功能缺失。中小保險(xiǎn)公司各類(lèi)資源相對(duì)有限，用于單證管理操作系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)投入相對(duì)較少。單證呈現(xiàn)品種多、數(shù)量大、流動(dòng)性強(qiáng)、風(fēng)險(xiǎn)性高的特點(diǎn)，故全流程管理不可能完全依靠人為監(jiān)控就可以實(shí)現(xiàn)，需要借助穩(wěn)定、高效的操作平臺(tái)實(shí)現(xiàn)流程化、自動(dòng)化管理。簡(jiǎn)言之，操作管理系統(tǒng)平臺(tái)的完備程度直接決定公司單證管理水平的高低。

（五）單證管理流程粗放，細(xì)節(jié)要求模糊不清。受人員配置、系統(tǒng)功能、管理模式等條件所限，粗放管理是中小保險(xiǎn)公司單證管理的主要模式，忽視了單證細(xì)節(jié)管理的有效銜接要求，導(dǎo)致發(fā)放與回銷(xiāo)手續(xù)缺失、單證未完全納入管理系統(tǒng)、單證使用不規(guī)范、回銷(xiāo)檔案和核對(duì)環(huán)節(jié)失效等混亂局面，直接造成單證帳實(shí)不符，甚至無(wú)法核查到底存在多少盤(pán)盈、盤(pán)虧、遺失的情況，以及使用過(guò)的單證是否帳實(shí)相符、單證核銷(xiāo)狀態(tài)是否準(zhǔn)確等嚴(yán)重后果，為公司經(jīng)營(yíng)埋下重大風(fēng)險(xiǎn)隱患。

二、明確工作目標(biāo)、探索管理模式，利用健全的內(nèi)控管理機(jī)制加強(qiáng)單證風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)范管理

做好單證管理工作必須確立科學(xué)的單證管理流程，既要保證單證管理流程的有序、高效、科學(xué)和規(guī)范，又要滿足公司一線業(yè)務(wù)需要，統(tǒng)籌兼顧，確保單證供給；既要打好管理根基，切實(shí)防范風(fēng)險(xiǎn)，又要通過(guò)規(guī)范管理更好地服務(wù)于公司的可持續(xù)發(fā)展。由此，健全單證內(nèi)控管理機(jī)制需從以下幾個(gè)方面統(tǒng)籌考慮：

（一）理清管理層級(jí)，明確人員關(guān)系，構(gòu)建完整和清晰的分層級(jí)管理人員架構(gòu)模式。單證管理人員是單證管理工作的具體推動(dòng)者和執(zhí)行者，所以建立一支專(zhuān)業(yè)技能精、組織執(zhí)行能力強(qiáng)、人員較為穩(wěn)定的管理隊(duì)伍是單證內(nèi)控管理機(jī)制中最為關(guān)鍵的部分。

中小保險(xiǎn)公司可根據(jù)公司組織架構(gòu)建設(shè)要求和人員配備狀況對(duì)單證管理員崗位實(shí)行三級(jí)管理模式，即總公司層級(jí)、分公司層級(jí)和地市級(jí)機(jī)構(gòu)層級(jí)（縣市級(jí)機(jī)構(gòu)由于業(yè)務(wù)規(guī)模和人員編制有限，其單證管理職能可由其上級(jí)機(jī)構(gòu)承擔(dān)）；同時(shí)在每層級(jí)實(shí)行單證管理崗位與單證使用崗位分設(shè)模式，以體現(xiàn)“不相容職務(wù)相分離設(shè)置”的內(nèi)控要求，避免徇私舞弊情況發(fā)生。如果業(yè)務(wù)相對(duì)集中，且出單地點(diǎn)的物理距離較近的分公司（比如：北京、上海），可以適當(dāng)考慮只在分公司層級(jí)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)操作崗和實(shí)物管理崗分設(shè)模式，所轄下級(jí)機(jī)構(gòu)不設(shè)單證管理崗人員，以節(jié)省人力成本。

（二）健全管理制度，理順操作流程，逐步實(shí)現(xiàn)單證管理的制度化、規(guī)范化、精細(xì)化管理要求。做好單證管理工作，需要保險(xiǎn)公司制定完善、有效、符合公司管理實(shí)際的制度和規(guī)范，以指導(dǎo)公司各級(jí)機(jī)構(gòu)依法合規(guī)地開(kāi)展單證管理工作。

中小保險(xiǎn)公司一般處于業(yè)務(wù)發(fā)展的成長(zhǎng)階段，且由于股東背景和資源優(yōu)勢(shì)不同，其業(yè)務(wù)模式和產(chǎn)品構(gòu)成處于不穩(wěn)定期。在此期間的單證管理制度模式宜采用以單證基本管理制度為核心，根據(jù)不同階段發(fā)現(xiàn)的不同問(wèn)題以各類(lèi)通知、管理要求等臨時(shí)性規(guī)范加以針對(duì)性的調(diào)整；同時(shí)要求各分支機(jī)構(gòu)根據(jù)當(dāng)?shù)乇O(jiān)管要求和實(shí)際情況逐層建立適合本地區(qū)管控要求的實(shí)施細(xì)則，旨在通過(guò)“自上而下，總分結(jié)合、不斷創(chuàng)新”的制度管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)全司健全、實(shí)用的理論規(guī)范基礎(chǔ)，進(jìn)一步豐富和深化單證管理制度建設(shè)。

（三）提出系統(tǒng)需求，增設(shè)風(fēng)控功能，將單證管理系統(tǒng)和單證報(bào)表打造成具備一定風(fēng)控能力的自動(dòng)化管理工具。單證管理內(nèi)控管理機(jī)制僅僅擁有相關(guān)管理制度作為理論約束是不夠的，還需要高效的系統(tǒng)操作平臺(tái)和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表作為風(fēng)控管理工作的自動(dòng)化工具支持。

中小保險(xiǎn)公司的單證管理操作系統(tǒng)不能僅僅停留在簡(jiǎn)單記錄單證流轉(zhuǎn)使用情況的初級(jí)階段，還需在單證的收、發(fā)、存等各個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)增加風(fēng)控和統(tǒng)計(jì)功能，加強(qiáng)單證風(fēng)險(xiǎn)的及時(shí)預(yù)警與有效管控，最大程度上實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)化控制代替人為道德性約束，既能減少事務(wù)性重復(fù)勞動(dòng)，又能盡量規(guī)避人為舞弊的操作風(fēng)險(xiǎn)；不但能夠減少管理成本，而且還能大大提高工作效率。

（四）繼承傳統(tǒng)模式，研究新式方法，創(chuàng)建形式多樣且卓有成效的培訓(xùn)模式。有了明確的管理人員、完善的管理制度、高效的管理工具還不足以快速提高單證管理水平。怎樣使明確的管理人員運(yùn)用高效的管理工具推動(dòng)完善的管理制度在單證管理工作中得到充分落實(shí)顯得尤為關(guān)鍵，這樣有機(jī)的結(jié)合才是提高整體單證管理水平的有效保證。這就需要在理順人員關(guān)系、制定完善制度和開(kāi)發(fā)實(shí)用工具的基礎(chǔ)上加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

中小保險(xiǎn)公司需要建立以培訓(xùn)班對(duì)疑難工作進(jìn)行直接宣導(dǎo)；以發(fā)布通知和問(wèn)題解答進(jìn)行間接規(guī)范；以創(chuàng)建交流群對(duì)日常問(wèn)題進(jìn)行實(shí)時(shí)解答的模式實(shí)現(xiàn)對(duì)單證管理人員進(jìn)行多層次、多渠道、多形式的培訓(xùn)交流。通過(guò)對(duì)各層級(jí)單證管理人員的強(qiáng)化培訓(xùn)，使之樹(shù)立“不能滿足于做單證保管員，要做一名真正的單證管理員”的成長(zhǎng)目標(biāo)，進(jìn)一步增強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的凝聚力和協(xié)作精神，提升單證風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)和管理水平。

（五）引導(dǎo)關(guān)注重點(diǎn)，搭建互助平臺(tái)，通過(guò)管理質(zhì)量評(píng)比的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)單證管理工作的監(jiān)督和后評(píng)價(jià)?？己伺c評(píng)比是現(xiàn)代企業(yè)管理后評(píng)價(jià)的重要手段。為加強(qiáng)單證風(fēng)控管理，及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映各層級(jí)單證管理狀況，督促、引導(dǎo)各級(jí)機(jī)構(gòu)積極、主動(dòng)地做好單證管理工作，可以考慮在公司全轄搭建互動(dòng)、互助平臺(tái)，營(yíng)造“比、學(xué)、趕、幫、超”的工作氛圍，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，推廣卓有成效的工作方法，達(dá)到快速提升公司整體單證管理水平的目的。

中小保險(xiǎn)公司可以由總公司發(fā)起，逐層以管理質(zhì)量評(píng)比等形式開(kāi)展管理工作的后評(píng)價(jià)?？紤]從關(guān)鍵指標(biāo)、日常工作和報(bào)送質(zhì)量三個(gè)部分出發(fā)，設(shè)置超期未回銷(xiāo)率、單證遺失率、超期未確認(rèn)率等定量指標(biāo)；日常管理工作自評(píng)與簡(jiǎn)析、合理化建議等定性指標(biāo)；私印單證、流轉(zhuǎn)使用未實(shí)際銷(xiāo)毀單證、謊稱(chēng)單遺失而流轉(zhuǎn)使用單證等一票否決約束指標(biāo)為主體的監(jiān)控指標(biāo)，引導(dǎo)各層級(jí)單證管理人員關(guān)注風(fēng)控重點(diǎn)，并了解其機(jī)構(gòu)在全轄單證管理質(zhì)量工作中所處的位置，掌握公司整體單證管理水平和現(xiàn)狀、當(dāng)前存在的問(wèn)題和差距，以及未來(lái)單證管理的重點(diǎn)和方向等信息。通過(guò)后評(píng)價(jià)不僅可以提高各級(jí)公司主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單證管理工作的重視程度，而且還激發(fā)了單證管理人員的主觀能動(dòng)性和集體榮譽(yù)感，實(shí)現(xiàn)變被動(dòng)執(zhí)行為主動(dòng)研究的心態(tài)轉(zhuǎn)變。

（六）關(guān)注基層問(wèn)題，匯總各級(jí)建議，利用多種渠道和方式收集各類(lèi)合理化建議。做好一項(xiàng)系統(tǒng)性管理工作，不能僅僅依靠單一途徑和個(gè)人能力完成全流程工作。對(duì)于既要滿足監(jiān)管和公司風(fēng)控管理要求，又要切合工作實(shí)際需要的全轄性單證管理工作而言，勢(shì)必需要群策群力，充分調(diào)動(dòng)各級(jí)管理人員的主觀能動(dòng)性。所以，中小保險(xiǎn)公司需要建立一條收集基層機(jī)構(gòu)和一線部門(mén)的需求和建議，進(jìn)一步研究后提出符合公司戰(zhàn)略要求的合理化建議的穩(wěn)定渠道，本著“廣開(kāi)言路、博采眾長(zhǎng)”的原則，實(shí)現(xiàn)“不斷完善、勇于創(chuàng)新”的管理目標(biāo)。

三、結(jié)論

隨著保險(xiǎn)主體的逐漸增加和營(yíng)銷(xiāo)模式的不斷翻新，勢(shì)必會(huì)造成行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，但公司面對(duì)激烈競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的同時(shí)，理順內(nèi)部流程和防控經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也是公司經(jīng)營(yíng)管理的重點(diǎn)工作。尤其是對(duì)于中小保險(xiǎn)公司而言，在“償二代”風(fēng)險(xiǎn)管理主導(dǎo)思想的影響下，單證管理的風(fēng)險(xiǎn)防控是不容忽視的重點(diǎn)內(nèi)容，只有建立和完善以“人員架構(gòu)清晰、制度規(guī)范完善、管理工具實(shí)用、培訓(xùn)形式多樣、考核評(píng)價(jià)客觀、建議途徑合理”為特點(diǎn)的單證內(nèi)控管理機(jī)制，才能有效防范和化解單證風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的運(yùn)營(yíng)模式，保證公司向規(guī)范化、精細(xì)化、現(xiàn)代化方向可持續(xù)發(fā)展。（作者單位為中銀保險(xiǎn)有限公司）