戴爽++趙洪海

[摘 要]本文針對如何提升人事檔案信息管理和保障職工退休申報進行了細致的闡述。研究分析企業(yè)職工退休申報和檔案管理的關系，為企業(yè)人事檔案管理工作的質量提升提供幫助。

[關鍵詞]人力資源管理 退休 檔案管理體系

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0150-01

職工退休一直是企業(yè)職工關心的熱點話題，而人事檔案是職工退休辦理的重要支撐和依據(jù)。因此如何做好人事檔案的管理與退休申報、辦理工作，是關系到職工切身利益，保障職工退休隊伍穩(wěn)定，已成為當前企業(yè)極為重視的一項工作任務。

一、職工退休申報與人事檔案管理的關系

按照國家有關退休政策以及退休辦理流程對職工達到法定退休年齡，符合退休政策的職工進行退休申報和審批，并計算養(yǎng)老待遇等一系列的工作。但在為職工辦理退休申報手續(xù)過程中，出生日期、參加工作時間、職稱、工作履歷等重要信息的認定需要從職工人事檔案中進行核查，這是為職工退休辦理提供資料的重要依據(jù)，職工人事檔案是記述和反映職工的歷史和現(xiàn)狀，人事檔案由原始資料構成，包括職工歷年工作經(jīng)歷、學歷、職稱、人事調動、新職工登記表、入伍表、工資待遇調整等信息。所以職工退休與人事檔案之間有著緊密的關系，退休審批需要職工人事檔案，人事檔案內容記載的是否清晰、準確也關系到職工的退休申報和審批。因此人事檔案管理和職工退休辦理是一個有機的整體，二者不可分離，同步發(fā)展。

二、辦理職工退休申報過程中出現(xiàn)的問題

（1）職工檔案資料記載模糊致使出生日期難以認定。尤其是職工入職或計算工齡的第一張表上的出生日期模糊或有涂改等現(xiàn)象，這就給企業(yè)的退休申報和社保機構經(jīng)辦部門的退休審批工作帶來困難，也會直接影響到職工的退休時間。

（2）檔案資料不全，參加工作時間等退休信息不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料。 從目前企業(yè)的人事檔案管理中，如職工履歷、工資、職稱、崗位變動等情況的材料未能及時歸檔，有的檔案里有聘任手續(xù)資料，但變?yōu)楣と藣徫粫r，無解聘等手續(xù)，或者到新的崗位上工作，沒有新崗位任何紙質材料及相關手續(xù)，還有的檔案記載是當兵入伍，但沒有退伍證明材料，以及職工履歷上記載是下鄉(xiāng)的，但沒有下鄉(xiāng)工齡認定材料和下鄉(xiāng)證明材料，由于檔案內容不完整，不能反映其本人的真實情況，不能客觀地反映一個人的全貌。也不能確定職工的參加工作時間，以及職工的身份和崗位等問題，致使會影響到職工的退休和待遇計算等問題，給職工造成不可彌補的損失。

（3）人事檔案中的紙質材料與企業(yè)管理系統(tǒng)上的電子信息不同步。隨著管理手段的提高，以及科技信息技術的進步，供電企業(yè)現(xiàn)在各項管理均利用計算機管理復雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質檔案并不完全相符的問題，如紙質檔案有材料而ERP系統(tǒng)沒有維護到位，或是ERP系統(tǒng)有信息而缺少相應的紙質檔案。動態(tài)管理工作水平有待于進一步提高。

檔案管理工作是關系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。

三、申報退休遇到問題的原因分析

（1）表象原因。首先，由于歷史因素，職工檔案缺失或者是丟失。其次，職工人事檔案的記載比較模糊，有些企業(yè)并沒有對人事檔案設定專人管理，檔案一直都是無人管理的狀態(tài)，因此檔案的涂改、前后記載差異等等都是比較常見的問題，也導致了檔案的審查工作變得非常的困難。

（2）本質原因。職工在辦理退休手續(xù)的時候，除了有歷史原因影響之外，其檔案管理過程的不規(guī)范仍然是主要問題。我國在建國甚至改革開放初期的時候都是以經(jīng)濟建設作為主要的工作內容來進行管理，因此對于人事檔案的關注度不高，檔案意識相對就比較落后，檔案管理思想更加如此，因此管理過程的規(guī)范性非常差。檔案管理人員自身的文化素質和業(yè)務能力的差異也讓檔案管理工作質量好壞不一，人事檔案并沒有作為企業(yè)的重要工作來開展，檔案丟棄也是因為管理疏漏導致的，因此這一現(xiàn)狀是比較嚴重和主要的問題，目前這一狀態(tài)還是沒有獲得很好的改善，因此需要建立起全局人事檔案管理的思想。

四、建立人事檔案管理體系，提升檔案管理工作。

（1）強化檔案管理認知能力。職工檔案作為企業(yè)職工退休的一個重要依據(jù)，是每一個職工都需要的重要資料，當這個資料沒有獲得妥善的管理和保護的時候，其企業(yè)職工的權益就會收到損害。所以加強企業(yè)各部門對于檔案管理的認知能力是提升檔案管理工作質量的首要任務，讓檔案管理的軟硬件設施能夠符合規(guī)范要求，制定出相應的管理制度來確保檔案的質量和安全性。

（2）組建檔案管理隊伍。檔案管理工作需要由專人來執(zhí)行，那么組建一支高效、高水平的管理隊伍就是非常有必要的事情，當前的檔案管理隊伍正是因為能力不足、水平不高，才會容易出現(xiàn)檔案管理問題，因此企業(yè)的檔案管理部門應該對其員工進行培訓或者引入新的高新技術人才，讓檔案管理工作能夠規(guī)范、嚴格，這樣企業(yè)職工的檔案才能夠獲得妥善的管理和保存。

（3）增加企業(yè)檔案管理培訓項目。單位檔案部門的人員素質高低不齊，因此為他們開展專項培訓，提升他們的技能水平，能夠顯著的改善目前的問題。檔案部門管理人員的素質通過培訓項目有有針對性的培養(yǎng)和強化，能夠讓他們在不影響自身經(jīng)驗的同時，增加業(yè)務能力，這樣等同于提升了檔案管理工作的質量，為企業(yè)職工的檔案管理提供了保障。

（4）建立職工知悉人事檔案的相關機制，建立人事檔案監(jiān)督檢查機制。人事檔案管理工作非常的紛繁復雜，涉及的內容多，牽涉的部門廣，因此其工作需要建立一個多層面、立體的監(jiān)督考核制度，通過檢查制度來督促檔案管理人員的工作質量，通過定期或不定期對檔案資源進行抽查和檢查，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范，滿足時效性和規(guī)范性的要求。

（5）嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度。人事檔案管理工作要順利的進行，需要有一套嚴格的檔案管理規(guī)章制度來保障檔案收集、鑒別、轉移、查詢等一系列工作的有效運行，因此應當建立、健全《人事檔案收集制度》、《人事檔案利用權限轉移制度》、《人事檔案查詢制度》等制度，并且嚴格要求各單位按制度辦事，確保檔案管理工作的有效開展。

企業(yè)退休職工的申報和檔案管理之間的聯(lián)系非常緊密，檔案作為他們退休資料的一個基礎，如果不能夠保證其完整和完善，那么就會影響對職工退休各項福利的管理，損害了員工的利益，因此檔案管理工作必須要正確的認識，放在一個高度上來對待，加強檔案管理工作人員的素質，提升檔案管理工作質量，能夠讓企業(yè)退休職工的申報工作更加順利。

參考文獻

[1] 金延蓮.國企退休人員社區(qū)化管理的模式與應用[J].企業(yè)改革與管理，2013.

[2] 楊冬旭.退休干部的社會化服務管理研究[D].華東政法大學，2014.