陳　琳

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高校辦公室精細(xì)化管理探析

陳琳

（泉州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校福建·泉州362011）

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)在管理方面的要求也越來越高，而高校作為未來人才的搖籃，在辦公室實(shí)行精細(xì)化管理很有必要。本文對(duì)高校辦公室實(shí)行精細(xì)化管理的重要性以及實(shí)行精細(xì)化管理的策略進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，希望對(duì)高校辦公室精細(xì)化管理的進(jìn)一步實(shí)施起到一定的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；精細(xì)化管理；策略

高校辦公室能否對(duì)全校的教育、制度等方面進(jìn)行有效地管理，直接影響著高校的教育水平和學(xué)生的素質(zhì)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校辦公室的管理難度越來越大，很多高校很難有效地對(duì)教師和學(xué)生進(jìn)行管理，如果不盡快對(duì)當(dāng)前的管理制度進(jìn)行改革，高校就很難順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，培養(yǎng)出高素質(zhì)的人才。高校應(yīng)盡快在辦公室實(shí)行精細(xì)化管理，從而提高高校的管理能力和工作效率。

1精細(xì)化管理的具體含義

精細(xì)化管理最早起源于日本，在世界大戰(zhàn)之后，日本經(jīng)濟(jì)遭到了重創(chuàng)，很多知名企業(yè)從此一蹶不振，而豐田公司敢于改變傳統(tǒng)的思想觀念，首先在管理中進(jìn)行精細(xì)化管理，從而大大節(jié)約了生產(chǎn)成本，極大提高了生產(chǎn)效率，成功成為了汽車行業(yè)的領(lǐng)頭人。本田公司之所以能在低迷的經(jīng)濟(jì)異軍突起，就在于他精益求精的管理態(tài)度和認(rèn)真踏實(shí)的工作態(tài)度，以最少的資金投入生產(chǎn)出最多的產(chǎn)品。

作為一種先進(jìn)的管理措施，精細(xì)化管理主要是通過制定嚴(yán)密的規(guī)章制度，做到每一件事都認(rèn)真對(duì)待，把工作任務(wù)細(xì)致地分配到每個(gè)人頭上，從而保證各個(gè)部門精密地進(jìn)行每一項(xiàng)工作，保證工作的質(zhì)量。

而高校辦公室的精細(xì)化管理主要要求辦公人員做到以下三點(diǎn)：第一，辦公人員在工作中要明確工作的重點(diǎn)，在不同的時(shí)期制定不同的工作方案，從而保證工作的方向正確，避免走彎路。第二，保證工作的細(xì)致，注重每一個(gè)細(xì)節(jié)，把精細(xì)化管理落實(shí)到實(shí)際工作中，第三，一定要在工作中節(jié)流開源，對(duì)那些繁瑣的會(huì)議能免則免，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)，從而減少工作中不必要的開支，把節(jié)約二字刻在每一個(gè)工作人員的心頭，像豐田公司一樣對(duì)待每一個(gè)工作步驟，真正做到工作的精益求精。

2實(shí)行辦公室精細(xì)化管理的重要性

隨著我國素質(zhì)教育的進(jìn)一步實(shí)施，高校之間的競(jìng)爭也越來越激烈，高校管理辦公室為了增強(qiáng)自身的競(jìng)爭力，就必須改變現(xiàn)有的管理模式，實(shí)行精細(xì)化管理來增強(qiáng)自身的管理水平?！扒Ю镏校加谧阆隆?，高校的整體管理水平，是從管理辦公室處理事情、召開會(huì)議、制定制度等許多小事上體現(xiàn)出來的。部分高校的管理者不重視這些小事，認(rèn)為管理辦公室是做大事的，不必在細(xì)枝末節(jié)上下功夫，這種想法是完全錯(cuò)誤的，殊不知一件小事最終可能會(huì)產(chǎn)生極為惡劣的后果，辦公室人員少接一個(gè)電話，可能就會(huì)錯(cuò)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，耽誤學(xué)校的發(fā)展，辦公室人員在撰寫制度文件時(shí)錯(cuò)寫一個(gè)字，可能會(huì)令制度的本意發(fā)生極大的變化，因此，實(shí)行精細(xì)化管理很有必要。

3在高校辦公室實(shí)行精細(xì)化管理的方式

3.1改變辦公室人員的傳統(tǒng)觀念

“辦公室工作無小事，事事皆大事”。每一件事都認(rèn)真對(duì)待是一名辦公室教師必須具備的品質(zhì)，然而目前一部分辦公室人員粗心大意，辦事不認(rèn)真，思想還停留在傳統(tǒng)階段，沒有意識(shí)到精細(xì)化管理的必要性。高校要想成功地提高自身的管理水平，第一件事就是提高全體辦公人員的素質(zhì)，對(duì)行政管理人員嚴(yán)格要求，不能像從前那樣只喊口號(hào)，光說不做，而要把精細(xì)化管理落實(shí)到實(shí)際的工作中去。高校應(yīng)經(jīng)常對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和思想教育，盡量提高工作人員的管理水平和政治素養(yǎng)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中也要以身作則，重視細(xì)節(jié)，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待每一件事，同時(shí)設(shè)立合理的淘汰機(jī)制，清除那些辦事不認(rèn)真，工作態(tài)度差的管理人員，從根本上提升辦公室人員的整體素質(zhì)。

3.2增強(qiáng)辦公人員的責(zé)任意識(shí)和工作質(zhì)量

高校辦公室的工作直接決定了高校整體的工作效率。而責(zé)任心直接決定了辦公人員的工作成績，一個(gè)工作人員即使專業(yè)水平再高，工作能力再優(yōu)秀，沒有責(zé)任心，一切都是空談。學(xué)校應(yīng)大力推行務(wù)實(shí)之風(fēng)，培養(yǎng)工作人員嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作態(tài)度。身為高校的行政管理層，一定要充分考慮到自身的工作對(duì)學(xué)校的影響，認(rèn)真對(duì)待學(xué)校交給自己的任務(wù)，在工作中做到敢于迎難而上，不怕艱難困苦，積極思考，努力把每一項(xiàng)工作做好，對(duì)于出現(xiàn)的問題要敢于解決，不能逃避責(zé)任。當(dāng)前部分辦公室工作人員作出一點(diǎn)成績就大肆宣揚(yáng)，出現(xiàn)問題就四處推卸責(zé)任，在大是大非的問題上兩面討好，沒有自己的看法，這種行為一定要嚴(yán)厲禁止。只有保證全體工作人員都擁有極高的責(zé)任心，才能令高校在管理上得到長足的發(fā)展。

提升工作人員的工作質(zhì)量，是指高校辦公室的辦公人員在工作的過程中不能只求數(shù)量不求質(zhì)量，不能只求效率不求質(zhì)量。要保證每一項(xiàng)工作都認(rèn)真對(duì)待，從而保證高校管理改革工作的進(jìn)一步開展。當(dāng)前部分人員認(rèn)為自己只要在工作中不犯錯(cuò)就可以，對(duì)待問題不積極，事事都等待別人發(fā)表意見，這種工作態(tài)度嚴(yán)重影響了辦公室的工作效率。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)設(shè)立完善的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)出色的教師予以嘉獎(jiǎng)，對(duì)長期表現(xiàn)不出彩，平平庸庸的員工進(jìn)行批評(píng)，適當(dāng)增加辦公人員之間的競(jìng)爭，令每一個(gè)員工都意識(shí)到工作質(zhì)量的重要性，從而令每一位辦公人員都“力爭上游”，做到工作不出錯(cuò)，熱情對(duì)待每一位前來咨詢的教師，保證辦公室的良好形象和工作效率。

3.3明確目標(biāo)

當(dāng)前部分高校辦公人員在工作中沒有具體的目標(biāo)，導(dǎo)致辦公人員失去奮斗的方向，造成工作效率的降低，因此在工作中設(shè)定一個(gè)具體的目標(biāo)很有必要，它可以很好地幫助行政管理人員知道需要做什么和應(yīng)該做什么，從而保證工作的順利開展。同時(shí)為了進(jìn)一步進(jìn)行精細(xì)化管理，一定要把工作任務(wù)平均分配到每一個(gè)人頭上，改變?cè)瓉硪粋€(gè)科室負(fù)責(zé)全部任務(wù)的工作方式，做到出現(xiàn)問題時(shí)有人負(fù)責(zé)。人人都有任務(wù)，每一件事都有專人負(fù)責(zé)，真正提高高校的辦事效率。

3.4規(guī)范工作的流程

當(dāng)前部分高校辦公室的工作流程長，涉及層面廣，造成工作秩序混亂，工作效率極低。所以高校辦公室在工作過程中一定要建立完善的規(guī)章制度，保證工作的合理性和規(guī)范性，在任務(wù)完成的過程中，分清輕重緩急，每完成一部分任務(wù)，就繼續(xù)制定新的方案，同時(shí)也要充分考慮實(shí)際情況，避免出現(xiàn)差錯(cuò)，從而保證高校的工作秩序和工作效率。

4在精細(xì)化管理中需要注意的問題

筆者通過多年的實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)了精細(xì)化管理中出現(xiàn)的一些問題并針對(duì)這些問題提出了自己的一些看法，希望避免一些高校在實(shí)行精細(xì)化管理的過程中走入誤區(qū)。

4.1跟緊時(shí)代的腳步

實(shí)踐是一切成功的前提條件，高校在實(shí)行精細(xì)化管理的過程中，不能好高騖遠(yuǎn)，也不能一味地依照別人的意見。高?？梢约訌?qiáng)與兄弟學(xué)校的交流，學(xué)習(xí)其他高校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身的實(shí)際情況，不斷提高自身的管理水平，并增強(qiáng)自身的創(chuàng)新意識(shí)，在工作中堅(jiān)持創(chuàng)新，對(duì)新的想法及時(shí)完善，從而令高校辦公室的精細(xì)化管理越做越好。

4.2把提高教學(xué)質(zhì)量當(dāng)成核心目標(biāo)

高校辦公室的任務(wù)又多又雜，因此在實(shí)行精細(xì)化管理的過程中一定要抓住重點(diǎn)。工作人員一定要擅長領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，不要好心辦錯(cuò)事。高校在管理上做的一切改善都是為了提高教學(xué)質(zhì)量，在改革中一定要突出這一重點(diǎn)，從而提高工作效率。

4.3保證工作人員之間的團(tuán)結(jié)

辦公人員在辦公的過程中存在一定的競(jìng)爭是好事，但一定要避免惡性競(jìng)爭，保證工作人員之間的團(tuán)結(jié)。在高校辦公室的工作任務(wù)中，一些任務(wù)可以由專業(yè)人員獨(dú)自完成，而少數(shù)任務(wù)卻需要所有工作人員齊心協(xié)力地去完成，在這種情況下就應(yīng)該弱化辦公人員之間的競(jìng)爭，提高辦公人員的向心力，從而保證辦公人員的工作效率。

5總結(jié)

在如今國家大力實(shí)行素質(zhì)教育的背景下，高校辦公室更應(yīng)該將精細(xì)化管理落實(shí)到日常的工作中去，因?yàn)橛羞@樣才能真正提高高校的工作效率和核心競(jìng)爭力。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡全力改革當(dāng)前的管理模式，依照自身的實(shí)際情況來有計(jì)劃地實(shí)行精細(xì)化管理，保證高校走在時(shí)代的最前沿。

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中圖分類號(hào)：G647

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-8534（2016）03-071-02

作者簡介：陳琳，學(xué)士學(xué)位，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：高校行政管理