□李繼紅

（通榆縣檔案局吉林白城137200）

信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

□李繼紅

（通榆縣檔案局吉林白城137200）

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作中，檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理不僅直接關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展，更與人事任免、人員管理等直接掛鉤。在此背景下，做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不僅可以有效提高單位內(nèi)部的工作效率，也能保證歷史檔案得到充分、合理的利用，確保檔案信息管理的穩(wěn)定性。在信息化時(shí)代發(fā)展背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理存在一些問(wèn)題，影響了具體的管理質(zhì)量，因此，單位相關(guān)人員需要選擇多種措施來(lái)實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工作的合理創(chuàng)新，進(jìn)而確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；信息化；時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

1 何為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理的信息化建設(shè)主要就是指對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃管理，利用現(xiàn)行的信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行歸類整理等，確保檔案管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展?？傮w來(lái)講，檔案管理的信息化發(fā)展就是將傳統(tǒng)類型的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為新型的電子檔案等，利用信息技術(shù)等對(duì)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行記錄與分析處理。需要注意的是，該項(xiàng)工作并非一蹴而就，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位長(zhǎng)期進(jìn)行。

2 信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略

2.1 轉(zhuǎn)變管理模式

傳統(tǒng)類型的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式為單純性質(zhì)的管理工作，對(duì)于服務(wù)意識(shí)等缺乏關(guān)注，隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，信息分享及傳遞等僅需幾秒鐘便可完成，這樣一來(lái)，人們對(duì)于檔案信息的便捷服務(wù)就提出了更高的要求。這就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作的模式，轉(zhuǎn)變固有的工作性質(zhì)，將檔案管理中體現(xiàn)的服務(wù)職能體現(xiàn)出來(lái)，并且運(yùn)用相應(yīng)的服務(wù)理念去指導(dǎo)工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員可以利用信息技術(shù)的自身優(yōu)勢(shì)為相關(guān)對(duì)象提供較為翔實(shí)的資料，并且對(duì)檔案進(jìn)行分門別類的管理，這樣可以便于相關(guān)人員對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢。這樣一來(lái)，就可以確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理成為一項(xiàng)服務(wù)工作，滿足人們對(duì)檔案查詢等的基本需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的職能模式轉(zhuǎn)變。

2.2 建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位若想真正做好檔案管理的創(chuàng)新工作，還需要在信息時(shí)代背景下建立完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這也是檔案管理信息化創(chuàng)新的重要途徑之一。在建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，相關(guān)人員需要合理選擇信息技術(shù)及軟件等，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況，在建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，將所有紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⑤斎胂到y(tǒng)內(nèi)部。相關(guān)人員在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)需要針對(duì)檔案信息的不同類別建立相應(yīng)的文件夾等，做好檔案信息的分類處理，還要對(duì)保密信息等進(jìn)行加密處理，做好數(shù)據(jù)庫(kù)權(quán)限的下發(fā)，內(nèi)部數(shù)據(jù)只能由獲得權(quán)限的相關(guān)人員查閱。與此同時(shí)，在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，相關(guān)人員還需要設(shè)計(jì)相應(yīng)的服務(wù)窗口等，確保相關(guān)人員可以快速對(duì)檔案的基本信息等進(jìn)行查閱，確保檔案信息查閱的高效性，以免浪費(fèi)太多時(shí)間。

2.3 提高管理人員素質(zhì)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位未能安排專業(yè)素質(zhì)較高的工作人員，而是從單位內(nèi)部選擇了一些其他部門的工作人員進(jìn)行兼職管理，這不僅無(wú)法保證檔案管理的質(zhì)量，甚至?xí)o檔案管理帶來(lái)負(fù)面影響。在檔案管理的信息化創(chuàng)新工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要選擇專業(yè)素質(zhì)較高的管理人員，并且讓其從事專職管理工作，不得兼職，以免分散管理人員的工作精力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其從根本意識(shí)上提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，掌握數(shù)據(jù)信息庫(kù)的操作技能，這樣可以確保管理人員在日后工作中快速查閱和錄入相關(guān)的檔案信息，提高具體的工作效率。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要針對(duì)管理人員的培訓(xùn)情況進(jìn)行考核，只有達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的管理人員才能從事具體工作，不達(dá)標(biāo)的管理人員則需要接受后續(xù)深度培訓(xùn)。

結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是其它工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，目前，在信息化時(shí)代發(fā)展中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作正面臨積極調(diào)整，但是檔案管理工作仍存在明顯的不足之處。信息化時(shí)代的到來(lái)，使信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，數(shù)字化管理也得到了很多單位的推崇，只有對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行模式上的根本轉(zhuǎn)變，將其與信息技術(shù)等相結(jié)合，才能有效確保該項(xiàng)工作的整體質(zhì)量，進(jìn)而發(fā)揮檔案管理的實(shí)際價(jià)值。

[1]潘亞麗.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(07).

[2]秦立民,相立武,楊亮.信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究[J].中國(guó)管理信息化,2015(22).

[3]李琳.淺談提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平[J].現(xiàn)代國(guó)企研究,2016(08).

1004-7026（2016）14-0089-01

G271;D630.3

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10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2016.14.067