章維倩

(杭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館)

對(duì)開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)的若干思考

章維倩

(杭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館)

杭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)(以下簡(jiǎn)稱開發(fā)區(qū))成立于1990年,1993年4月經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)成為國家級(jí)開發(fā)區(qū),是集工業(yè)園區(qū)、高教園區(qū)、出口加工區(qū)于一體的綜合性園區(qū),也是杭州市三大副城之一。作為杭州市重要的產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)和城市副中心,檔案的利用和需求量也日益增大,面對(duì)日益增加的檔案種類、數(shù)量和檔案的社會(huì)需求,數(shù)字檔案館的應(yīng)用也已經(jīng)成為檔案日常工作中必不可少的一部分,本文就數(shù)字檔案館在開發(fā)區(qū)檔案管理中的必要性和優(yōu)越性展開討論。

開發(fā)區(qū) 數(shù)字檔案館 思考

杭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)自2003年成立檔案館以來,作為開發(fā)區(qū)檔案管理工作的重要機(jī)構(gòu),承擔(dān)了開發(fā)區(qū)管委會(huì)黨群工作、行政管理、勞動(dòng)人事、規(guī)劃建設(shè)、經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、土地房產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展、會(huì)計(jì)檔案、特種載體等各方面的檔案管理。目前,開發(fā)區(qū)還是沿用傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理模式,迫切需要建立一種新的機(jī)關(guān)檔案管理模式,以適應(yīng)開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、民生、人文日益發(fā)展的新需求。

一、加強(qiáng)開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)的迫切性

(一)開發(fā)區(qū)的飛速發(fā)展對(duì)檔案工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求

從1990年至今的26年間,開發(fā)區(qū)主要經(jīng)歷三個(gè)發(fā)展階段：起步發(fā)展階段(1990—1999年)、區(qū)域擴(kuò)容階段(1999—2003年)、建區(qū)造城階段(2003年至今)。在這期間形成了大量的、第一手的文字、圖片、照片、實(shí)物、音像等珍貴檔案資料,記錄下了開發(fā)區(qū)開發(fā)、建設(shè)、發(fā)展的歷程,留下了寶貴的歷史記憶。隨著開發(fā)建設(shè)進(jìn)程的擴(kuò)大,現(xiàn)有的機(jī)關(guān)化檔案管理模式已不能適應(yīng)整個(gè)形勢(shì)的發(fā)展,擺在我們面前的檔案管理工作需要提出更高、更強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

(二)檔案信息資源高效共享和利用,對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)提出迫切要求

數(shù)字檔案館是檔案館發(fā)展的方向,是科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案管理的要求。數(shù)字檔案館的一大功能,就是可以充分利用信息技術(shù)等現(xiàn)代化手段,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源實(shí)體與信息的分離,為檔案信息資源的高效共享和利用提供可能。所以,數(shù)字檔案館建設(shè)工作成為開發(fā)區(qū)檔案工作的重中之重。2011年1月,開發(fā)區(qū)依據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》,啟動(dòng)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè),建立了館藏管理系統(tǒng)、虛擬檔案室,實(shí)現(xiàn)了集管理中心、存儲(chǔ)中心、利用中心等于一體的多元化的子系統(tǒng)體系。同時(shí)在開發(fā)過程中,將原先使用過的安特、龍宇等軟件中的歷年數(shù)字檔案信息通過轉(zhuǎn)換,全部掛接到新的數(shù)字化檔案系統(tǒng)中,使得開發(fā)區(qū)從建設(shè)初期至今所有的檔案全部在這一系統(tǒng)中統(tǒng)一錄入、管理、存儲(chǔ)、利用,為今后的檔案工作提供了很大的方便,也使得開發(fā)區(qū)的檔案工作跨上了一個(gè)新的臺(tái)階。

(三)推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化”迫切需要

開發(fā)區(qū)檔案館檔案目前還有一部分是傳統(tǒng)載體而非數(shù)字形態(tài)的,因此數(shù)字檔案館建設(shè)的重要任務(wù),就是把紙質(zhì)檔案、音像檔案等傳統(tǒng)載體檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。不完成這項(xiàng)任務(wù),檔案館就只能是半吊子工程,就必然要在大數(shù)據(jù)時(shí)代落伍,不能跨進(jìn)現(xiàn)代化的門檻。為此,開發(fā)區(qū)檔案館于2013至2015年間對(duì)存量紙質(zhì)檔案進(jìn)行了批量的掃描工作,這一項(xiàng)工作對(duì)今后檔案的查閱、利用,各部門間電子文件傳輸提供了很大的方便,同時(shí)也減少了對(duì)原始檔案的人為損害和自然侵害,提高了原始紙質(zhì)檔案的安全性。

二、開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)和管理需要克服的主要難點(diǎn)

(一)數(shù)字檔案利用工作難

目前,數(shù)字檔案資源的利用尚停留在基于目錄的簡(jiǎn)單查詢共享,缺乏綜合的數(shù)據(jù)挖掘和深度整合,嚴(yán)重影響了數(shù)字檔案館的功能發(fā)揮。

(二)原生電子文件歸檔接收工作難

開發(fā)區(qū)檔案館和管委會(huì)其他各局室、各部門在電子文件歸檔的事務(wù)上缺少協(xié)同。電子文件的歸檔、接收工作是一個(gè)新生事物,還處于起步、試點(diǎn)階段。

(三)數(shù)字檔案館應(yīng)用推廣難

目前開發(fā)區(qū)25個(gè)局、室及直屬單位雖然都已經(jīng)設(shè)定了數(shù)字檔案館的聯(lián)絡(luò)員賬號(hào)及訪問權(quán)限,但因?yàn)槿藛T調(diào)動(dòng)頻繁等原因,要做到各單位有查檔需要時(shí)可自行檢索條目,工作不是很順暢,數(shù)字檔案的使用推廣還需加大力度。

三、開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的方向

(一)首先要按照“保障有力”的要求,抓好數(shù)字檔案工作體制和機(jī)制建設(shè)

及時(shí)修訂各類數(shù)字檔案管理辦法和各項(xiàng)制度,規(guī)范各門類的檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),形成規(guī)范有序、務(wù)實(shí)高效的工作機(jī)制和管理服務(wù)模式,以保證各類檔案在日常利用中能正常運(yùn)行。同時(shí)加強(qiáng)工作隊(duì)伍建設(shè),提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和實(shí)際工作能力。

(二)確保信息安全,做好保密工作

必須把數(shù)據(jù)安全放在第一位。要建立完善覆蓋全面、制度健全、手段先進(jìn)、保障有力的數(shù)字檔案安全工作機(jī)制。嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度,加強(qiáng)對(duì)涉密信息系統(tǒng)、涉密計(jì)算機(jī)和涉密載體的安全保密管理。要確保外包公司員工不接觸保密文件,與外包公司簽訂保密協(xié)議,任何人都不能下載加工數(shù)據(jù),確保數(shù)據(jù)不會(huì)泄露。做好數(shù)字檔案資源的備份,推進(jìn)數(shù)字檔案登記備份工作規(guī)范化、制度化、常態(tài)化,做好異地備份和應(yīng)急演練,確保在突發(fā)情況下檔案信息的絕對(duì)安全。

(三)關(guān)注區(qū)政務(wù)動(dòng)態(tài),及時(shí)跟進(jìn)

檔案管理人員要及時(shí)關(guān)注開發(fā)區(qū)政務(wù)動(dòng)態(tài),對(duì)新生成的照片檔案、視頻檔案做到同步跟進(jìn),及時(shí)標(biāo)注文字說明,以防止時(shí)間長(zhǎng)了拍攝者和當(dāng)事人對(duì)整個(gè)事件描述不準(zhǔn)確,為年底照片檔案歸檔工作做好準(zhǔn)備。多管齊下,保證照片檔案內(nèi)容的精準(zhǔn),確保數(shù)量和質(zhì)量成正比。

(四)按照“服務(wù)為先”的要求,提升檔案服務(wù)能力

建設(shè)數(shù)字檔案館的主要目的就是解決傳統(tǒng)檔案的利用方式不能滿足新時(shí)期廣大人民群眾對(duì)檔案利用需求的矛盾。推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè),“資源數(shù)字化”“管理智能化”是基礎(chǔ),“利用網(wǎng)絡(luò)化”是目的。對(duì)此,我們現(xiàn)階段要做好“利用網(wǎng)絡(luò)化”這篇文章,使數(shù)字檔案館發(fā)揮應(yīng)有的作用。第一要著力提升為單位工作服務(wù)的水平。通過加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)、完善檢索查詢功能等,提高查全率、查準(zhǔn)率。檔案工作人員要主動(dòng)圍繞單位重點(diǎn)工作,推送檔案專題信息,做好精準(zhǔn)服務(wù)。第二要著力提升為中心工作服務(wù)的水平。抓緊做好重要檔案的數(shù)字資源建設(shè),建立健全檔案信息專題數(shù)據(jù)庫,為“三改一拆”“五水共治”“G20峰會(huì)”等專題檔案做好信息資料收集工作。第三要著力提升公共服務(wù)的水平,在服務(wù)管委會(huì)各部門的同時(shí),也能為區(qū)內(nèi)各企事業(yè)單位提供滿意的檔案查閱利用服務(wù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案查閱利用服務(wù)在街道、社區(qū)便民服務(wù)平臺(tái)上的全覆蓋。第四要著力提升為社會(huì)信息和智慧城市建設(shè)服務(wù)的水平,加快建設(shè)智慧檔案,為智慧城市建設(shè)提供數(shù)據(jù)管理、存檔保存和整合共享等服務(wù)。