黃安法

(寧?？h檔案局)

農(nóng)村小微權(quán)力檔案管理探討

黃安法

(寧海縣檔案局)

農(nóng)村小微權(quán)力檔案是村級權(quán)力規(guī)范運(yùn)行的重要?dú)v史見證,是村級權(quán)力運(yùn)行過程的原始記錄,是調(diào)節(jié)農(nóng)村矛盾糾紛,依法落實(shí)和維護(hù)村民權(quán)益的重要依據(jù)。如何確保農(nóng)村小微權(quán)力檔案管理工作與構(gòu)建農(nóng)村小微權(quán)力規(guī)范體系同步推進(jìn)、協(xié)調(diào)開展,確保小微權(quán)力運(yùn)行全過程檔案的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和有效利用,是現(xiàn)階段農(nóng)村檔案工作的新任務(wù)。本文就現(xiàn)階段的農(nóng)村小微權(quán)力運(yùn)行過程中的檔案管理規(guī)范進(jìn)行了分析和探討。

村級權(quán)力運(yùn)行 小微權(quán)力 權(quán)力清單 檔案管理

農(nóng)村小微權(quán)力檔案是村級權(quán)力規(guī)范運(yùn)行的重要?dú)v史見證,是村級權(quán)力運(yùn)行過程的原始記錄,是調(diào)節(jié)農(nóng)村矛盾糾紛,依法落實(shí)和維護(hù)村民權(quán)益的重要依據(jù)。如何確保農(nóng)村小微權(quán)力檔案管理工作與構(gòu)建農(nóng)村小微權(quán)力規(guī)范體系同步推進(jìn)、協(xié)調(diào)開展,確保小微權(quán)力運(yùn)行全過程檔案的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和有效利用,是現(xiàn)階段檔案管理工作的新任務(wù)。唯有準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律,用新觀念、新思路去解決新情況、新問題。

一、健全制度,明確管理職能

一是把農(nóng)村小微權(quán)力檔案管理工作納入小微權(quán)力運(yùn)行全過程管理,納入重要工作日程,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)責(zé)任、強(qiáng)化監(jiān)督,確保農(nóng)村小微權(quán)力運(yùn)行過程中形成檔案的完整與安全;二是檔案形成單位要按照檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求,認(rèn)真落實(shí)本級農(nóng)村小微權(quán)力運(yùn)行中產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管和利用等工作;三是強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理職能,實(shí)行違規(guī)問責(zé)制,使其監(jiān)督、指導(dǎo)其管轄下行政村的小微權(quán)力檔案管理工作。

二、及時(shí)歸檔,規(guī)范檔案管理流程

(一)應(yīng)歸盡歸

文件材料的收集是農(nóng)村小微權(quán)力檔案管理的首要環(huán)節(jié),也是確保農(nóng)村小微權(quán)力檔案完整齊全的關(guān)鍵。因此需將小微權(quán)力運(yùn)行過程中形成的建設(shè)規(guī)劃、年度計(jì)劃總結(jié)、實(shí)施方案、會議記錄、財(cái)務(wù)管理、工程項(xiàng)目建設(shè)、糾紛調(diào)解、宣傳報(bào)道等有關(guān)文件材料及時(shí)收集歸檔,做到應(yīng)歸盡歸。只有把好檔案材料的收集關(guān),才能為提高農(nóng)村小微權(quán)力檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。

(二)注重檔案形成質(zhì)量

一是嚴(yán)把檔案材料形成關(guān),凡需要?dú)w檔的文件材料要確保真實(shí)有效,做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰,簽字蓋章、日期等具有法律效用的標(biāo)識完整齊備;二是使用的書寫材料、紙張和裝訂材料等符合檔案保護(hù)的要求;三是照片、聲像及其他非紙質(zhì)材料要配以相應(yīng)的目錄和文字說明,并確保載體有效;四是重要的電子文件需使用不可擦寫的檔案級光盤,并形成紙質(zhì)文件保存;五是歸檔文件材料應(yīng)為原件留存。

(三)明確歸檔范圍,科學(xué)整理

農(nóng)村小微權(quán)力運(yùn)行過程中形成的檔案種類繁多、內(nèi)容豐富,基層單位可參照《村級權(quán)力清單36條歸檔范圍及保管期限表》(詳見附表)進(jìn)行整理,這樣才能對產(chǎn)生的檔案進(jìn)行科學(xué)分類,有利于分別整理,編制案卷目錄。其中,綜合類、合同類檔案可按年度組卷;到戶文件材料可按一戶一卷組卷;糾紛調(diào)處類檔案可按一案一卷組卷。

(四)強(qiáng)化檔案利用服務(wù)

一是制定使用管理制度,為社會提供方便快捷的檔案使用服務(wù)。認(rèn)真聽取群眾利用檔案的需求,面對不同的檔案查閱利用目的和要求,真心實(shí)意地利用檔案辦好事、做實(shí)事、排憂事、解難事。二是提供檔案利用服務(wù)時(shí),堅(jiān)持熱心接待群眾,細(xì)心檢索,仔細(xì)查閱,及時(shí)提供群眾所需要的檔案信息。三是遵守國家相關(guān)保密規(guī)定,不得損害國家安全和利益,不得損害社會和其他組織的利益,不得侵犯他人合法權(quán)益。

三、與時(shí)俱進(jìn),實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

(一)提高檔案管理人員素質(zhì)

要加強(qiáng)對村級檔案管理工作者的培訓(xùn),使之拓寬知識層面,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握,提高檔案工作者的綜合素質(zhì),才能做好農(nóng)村小微權(quán)力檔案的管理工作。

(二)實(shí)現(xiàn)信息化管理,及時(shí)做好村檔鎮(zhèn)備

在將農(nóng)村小微權(quán)力運(yùn)行過程中形成的文件材料完整整理歸檔后,要組織力量對重要的村級檔案及時(shí)做好數(shù)字化加工,以電子形式在鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)進(jìn)行登記備份。

(三)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理,提高現(xiàn)代化管理水平

利用計(jì)算機(jī)將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱,大大地減少了查找名錄的時(shí)間,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢,減少了手工操作,提高了工作效率,更好地服務(wù)于社會。

附表：村級權(quán)力清單歸檔范圍及保管期限表(僅供參考)

續(xù) 表

續(xù) 表

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