趙穎娜

(慈溪市農(nóng)業(yè)局)

農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案數(shù)字化工作初探

趙穎娜

(慈溪市農(nóng)業(yè)局)

農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案作為黨和國家“三農(nóng)”工作的真實(shí)記錄,是促進(jìn)“三農(nóng)”事業(yè)科學(xué)發(fā)展,落實(shí)黨和國家“三農(nóng)”政策,維護(hù)保障農(nóng)民權(quán)益的重要基礎(chǔ)。農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案重在安全保存和利用,而檔案數(shù)字化是解決當(dāng)前農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案安全保存和利用問題的重要途徑。本文就農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案數(shù)字化工作中存在的問題和具體解決途徑進(jìn)行了分析探討。

農(nóng)業(yè)農(nóng)村 檔案 數(shù)字化

我國是農(nóng)業(yè)大國,隨著城鄉(xiāng)一體化和新農(nóng)村建設(shè)的推進(jìn),近年來農(nóng)村發(fā)生了翻天覆地的變化,形成、保存了一大批見證農(nóng)業(yè)農(nóng)村發(fā)展過程的檔案,內(nèi)容覆蓋農(nóng)村土地承包、農(nóng)業(yè)科技和生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人事等方方面面。目前農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案的載體形式仍以紙質(zhì)為主,管理手段相對(duì)滯后。但隨著大數(shù)據(jù)、云時(shí)代的到來,農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作也必須適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展。因此,如何通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等手段,更好地保管利用好農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案,更有效地為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù),已是涉農(nóng)檔案部門面臨的一項(xiàng)迫切任務(wù)。

一、背景和現(xiàn)狀分析

2015年11月,農(nóng)業(yè)部辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下農(nóng)業(yè)檔案工作的實(shí)施意見》,2014年7月,中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》,對(duì)新形勢下農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作提出新要求,為農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作發(fā)展指明了方向。從慈溪市農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作面臨的外部環(huán)境看,“十三五”時(shí)期是我市農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案信息化建設(shè)的黃金期,全市已建立覆蓋各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),注冊(cè)網(wǎng)絡(luò)虛擬檔案室524家,其中農(nóng)村虛擬檔案室注冊(cè)295家。目前各鎮(zhèn)村正通過檔案數(shù)字化外包、自主加工等多種形式,加快推進(jìn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案數(shù)字化建設(shè)和電子文件歸檔工作。

二、我市農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案數(shù)字化工作中存在的主要問題

(一)認(rèn)識(shí)不到位,重視和支持力度不夠

目前農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案主要保存在涉農(nóng)行政部門和鎮(zhèn)村。在檔案主管部門的大力推動(dòng)下,截至目前,我市涉農(nóng)行政部門和309個(gè)村(社區(qū)、居委會(huì))全部建立了綜合檔案室,其中創(chuàng)建省級(jí)行政村規(guī)范化檔案室195家,示范檔案室10家,社區(qū)規(guī)范化檔案室30家,示范檔案室5家,并逐步建立了以檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫為主要數(shù)據(jù)內(nèi)容的涉農(nóng)檔案數(shù)據(jù)管理服務(wù)平臺(tái)。但總的來看,各部門、鎮(zhèn)村的發(fā)展還不平衡,一些涉農(nóng)部門領(lǐng)導(dǎo)和基層檔案人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位,認(rèn)為檔案數(shù)字化工作意義不大,缺乏重視、消極怠慢。有的只圖于表面形式,只說不做,沒有投入實(shí)質(zhì)性的人力、物力、財(cái)力。

(二)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱,制約數(shù)字化工作開展

農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案面廣量多、基礎(chǔ)薄弱,特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級(jí)經(jīng)濟(jì)組織的檔案歸檔、整理、保存和管理很不規(guī)范。檔案的收集保管范圍狹窄,主動(dòng)收集意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理人員大都以兼職為主,素質(zhì)相對(duì)較低,人員老化、更替頻繁、缺乏專業(yè)知識(shí)技能和系統(tǒng)性培訓(xùn),對(duì)檔案數(shù)字化工作積極性不高,認(rèn)為這是服務(wù)外包中介或單位信息部門的事,在數(shù)字化項(xiàng)目前期參與不夠,項(xiàng)目完成后又在數(shù)字化成果的管理使用上跟不上要求。

(三)市場無序競爭,存在諸多安全隱患

現(xiàn)階段農(nóng)村檔案數(shù)字化掃描的范圍主要是室藏歷年積累的歷史檔案,這些檔案數(shù)量多、質(zhì)量情況參差不齊,目前主要采取外包方式進(jìn)行掃描加工。但由于市場上的檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)良莠不齊、魚目混珠,存在資質(zhì)不全、配套不齊、業(yè)務(wù)不精、技術(shù)不強(qiáng)、管理不規(guī)范、服務(wù)不到位等亂象,這給農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案數(shù)字化工作帶來了較大風(fēng)險(xiǎn)。特別是有的外包服務(wù)企業(yè)一味追求利潤、降低成本,數(shù)字化項(xiàng)目缺乏規(guī)范管理,對(duì)小規(guī)模項(xiàng)目采取小作坊模式,缺乏統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范流程,存在較大安全隱患。

(四)缺乏規(guī)范指導(dǎo),數(shù)字化加工質(zhì)量不高

農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案種類多、保存條件較差,對(duì)檔案數(shù)字化掃描有一定特殊要求。而一些基層檔案部門在開展數(shù)字化加工時(shí),往往采取大包大攬的方式,沒有分類施策、科學(xué)實(shí)施。有的數(shù)字化外包服務(wù)公司整體業(yè)務(wù)水平一般,專業(yè)技術(shù)力量薄弱,沒有針對(duì)農(nóng)村檔案類型規(guī)格多、檔案紙張質(zhì)量較差等特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性處理,遇到紙張?zhí)厥?、篇幅過長、字跡模糊、年代久遠(yuǎn)以及發(fā)霉等情況的,以完成數(shù)量任務(wù)為目標(biāo),隨便蒙混過關(guān)。這些問題都直接影響檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。

(五)平臺(tái)建設(shè)滯后,成果后續(xù)管理和利用跟不上要求

我市大多數(shù)政府機(jī)構(gòu)的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)主要依托市檔案局的虛擬檔案平臺(tái),統(tǒng)一建立在市政府的政務(wù)平臺(tái)上。由于政務(wù)平臺(tái)上部署的應(yīng)用系統(tǒng)較多,加上檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)自身功能不夠完善,在使用過程中存在檢索復(fù)雜、上傳不便等諸多問題,無法最大限度地發(fā)揮數(shù)字檔案資源的管理利用優(yōu)勢。

三、加快農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策和建議

(一)爭取領(lǐng)導(dǎo)支持,增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

檔案工作是農(nóng)業(yè)農(nóng)村發(fā)展中一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作,涉農(nóng)單位和鎮(zhèn)村基層檔案部門要加大宣傳力度,積極爭取相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)支持。要健全檔案工作機(jī)構(gòu),明確檔案工作人員,并保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。要加大對(duì)檔案數(shù)字化工作的投入,為農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案數(shù)字化工作開展提供必要的人力、財(cái)力、物力保障。要明確檔案數(shù)字化職責(zé)分工,各司其職、密切配合、形成合力,切實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

(二)規(guī)范中介管理,提升檔案隊(duì)伍素質(zhì)

可以由檔案主管部門牽頭成立協(xié)會(huì),規(guī)范檔案數(shù)字化中介服務(wù)的流程和技術(shù)要求,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、引入競爭、優(yōu)勝劣汰,推進(jìn)服務(wù)中介規(guī)范化建設(shè)。同時(shí),檔案數(shù)字化外包只是臨時(shí)、階段性的任務(wù),今后每年形成檔案的數(shù)字化掃描、檔案數(shù)字化成果管理及開發(fā)利用還需要檔案人員自己實(shí)施。為此,要注重加強(qiáng)涉農(nóng)部門及農(nóng)村檔案隊(duì)伍建設(shè),檔案主管部門每年要制訂培訓(xùn)計(jì)劃,分期分批組織基層檔案人員進(jìn)行檔案管理及數(shù)字化培訓(xùn),使基層檔案人員掌握檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)要求,熟悉檔案管理利用平臺(tái)的具體操作和應(yīng)用。

(三)規(guī)范工作流程,加強(qiáng)成果質(zhì)量管理

國家和省對(duì)紙質(zhì)檔案及其他載體檔案的數(shù)字化加工有一系列規(guī)范要求,要嚴(yán)格按照國家和省有關(guān)規(guī)范開展檔案數(shù)字化加工,加強(qiáng)檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量控制和管理。目前農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案數(shù)字化的主要管理和業(yè)務(wù)流程包括：制訂方案、調(diào)檔、檔案提卷、前期處理、數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)掛接、檔案數(shù)據(jù)審查、數(shù)據(jù)備份、檔案原件復(fù)原、檢查復(fù)原檔案、歸檔等步驟(見圖1)。

因農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案基礎(chǔ)薄弱、整理不規(guī)范等原因,數(shù)字化工作過程中,前期處理這一環(huán)節(jié)顯得尤為重要。在數(shù)字化掃描前,需先進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的整理,對(duì)影響掃描的檔案重新拆除整理,再掃描,做到規(guī)范、安全、無遺漏。對(duì)破損嚴(yán)重、褶皺變形、紙張不規(guī)范、發(fā)霉的檔案需要進(jìn)行熨平、修復(fù)等專業(yè)技術(shù)處理;對(duì)字跡模糊、字體過小的檔案,需提高掃描精度,一般采用600dpi左右的精度;對(duì)篇幅過長的檔案要防止漏頁現(xiàn)象的存在,掃描后的圖像通過拼接核對(duì)與原件無誤。數(shù)字化加工操作流程的每一環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《檔案數(shù)字化外包工作操作指南》等國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施,把業(yè)務(wù)操作流程轉(zhuǎn)化為具體工作制度,要求各單位和中介機(jī)構(gòu)嚴(yán)格執(zhí)行,并加強(qiáng)成果的質(zhì)量管理和審核驗(yàn)收。

圖1

(四)堅(jiān)持問題導(dǎo)向和需求導(dǎo)向,加強(qiáng)成果管理和利用

數(shù)字化檔案在利用過程中,要杜絕篡改和泄密的發(fā)生,嚴(yán)格執(zhí)行保密措施。檔案管理人員和外加工單位要簽訂安全保密協(xié)議,確保不出現(xiàn)一例檔案泄密事件。同時(shí)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案共享平臺(tái)建設(shè),及時(shí)對(duì)檔案信息平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)和更新,對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、防火墻、路由器、交換機(jī)、存儲(chǔ)器等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代,保障檔案信息的安全與利用。在保障檔案安全的前提下,開放檔案閱覽室,設(shè)立便民服務(wù)中心,把已開放的檔案通過數(shù)字化建設(shè)讓農(nóng)民就近可以查到所需的檔案信息,實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案資源共享,服務(wù)廣大農(nóng)民群眾。

總之,農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案數(shù)字化工作是今后農(nóng)村檔案信息化建設(shè)的長期性、基礎(chǔ)性任務(wù),由于各地各單位情況千差萬別,在工作過程中,難免會(huì)出現(xiàn)各種情況和問題,這需要我們基層檔案人員不斷探索,努力走出農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案數(shù)字化建設(shè)的新路子,更好地為“三農(nóng)”事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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