陳麗琴

(衢州綠色產業(yè)集聚區(qū)管委會)

文書檔案管理工作的實踐思考

陳麗琴

(衢州綠色產業(yè)集聚區(qū)管委會)

本文闡述了文書檔案工作的重要性,從規(guī)范管理、提高檔案人員素質、注重平時積累、學習交流與細節(jié)管理等方面,對文書檔案管理工作進行了探討,闡述了見解。

檔案工作 文書檔案 實踐 思考

文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織,領導和行政管理等活動內容的主要載體。當前,在文書檔案走向網絡化和數字化的形勢下,如何使文書檔案管理工作規(guī)范化、程序化、數字化、網絡化,不斷適應辦公室工作變化的需要,是擺在文書檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題。本文總結以往的工作實踐,就如何進一步做好文書檔案管理工作談幾點認識。

一、獲得單位領導重視是做好文書檔案管理工作的前提

在一些領導的心目中,檔案工作在單位眾多職能當中地位不高,是說起來重要做起來卻次要的工作。他們把文書檔案工作想得很簡單,“不就是收集整理一下文件,再歸到檔案室建立一些檔案目錄而已嘛”。但文書檔案管理工作可分為兩個類別：一類是上級組織產生的文檔管理;另一類是由本級組織產生的文檔管理。兩類文檔均是單位及領導開展工作的依據之一,這就要求各級領導要充分重視文書檔案管理工作。在加強文檔管理工作方面,應做到以下兩點：一是要將加強和規(guī)范文書管理工作列入全年的工作計劃,從硬件設施、軟件管理各個方面提供便利條件,從上至下形成重視檔案管理的風氣;二是經常參與和反思檔案管理工作的具體細節(jié),對檔案管理工作中存在的問題及時提出改進意見。

二、完善工作制度和規(guī)范管理是做好文書檔案管理工作的基本保證

公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理,尤其是辦公自動化迅速發(fā)展的今天,這種關系顯得更為密切。規(guī)范文書檔案的管理就是要將發(fā)文和收文中的各項工作環(huán)節(jié)和程序予以規(guī)定,并嚴格按此辦理。如收文中簽收、登記、擬辦等,發(fā)文中審核、簽發(fā)、打印、分發(fā)等,每道環(huán)節(jié)都須按規(guī)定程序落到實處。制度是規(guī)范人們行為的準則,在進行文書檔案管理工作的過程中,各單位要根據工作實際情況,制定相應的《公文處理實施辦法》,用制度規(guī)范工作、約束工作人員,以制度實施保障文檔管理。將《公文處理實施辦法》列入部門《規(guī)章制度手冊》的首位,并組織各部門檔案人員學習,進一步提高部門對檔案管理工作的認識,提高文書辦理之前的質量和效率,減少辦公室的復核工作量。

三、平時積累是做好文書檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)

檔案材料的收集是檔案管理工作中文檔整理的第一步,也是最重要的一個環(huán)節(jié)。平時檔案材料的積累可使整個收集更為及時全面,為此要做好以下三點,一是健全規(guī)章制度。二是加強催收,將坐等上門的收集歸檔工作轉變?yōu)橹鲃拥礁鱾€部門去收集,把被動變?yōu)橹鲃?。三是加強臨時性文件的收集。人員調動或離職是每個單位不可避免的,但往往會有少量的重要文件遺留在他們手中,導致無法及時歸檔,甚至丟失。對此,檔案人員應每年定期在年初著手收集與整理上一年度的文書檔案,將重點放在臨時性檔案資料的收集。四是年終歸檔。根據文檔登記表,檢查是否有缺漏文件,如有缺漏務必想辦法補齊。綜上,平時收集、平時積累可使歸檔工作事半功倍。

四、注重細節(jié)是做好文書檔案管理工作的基本方法

“細節(jié)決定成敗”,細節(jié)是一種態(tài)度,一種準備,一種精神。做好檔案管理細節(jié)工作,就是要從各個方面把好細節(jié)關,將檔案管理好。

一是定制度,就是制定本單位的公文處理、文書檔案管理、用印管理等規(guī)章;二是選好人,選具備高度責任心、強烈保密意識和較高素養(yǎng)的人;三是詳記錄,按收發(fā)文的不同種類分別進行登記,收發(fā)文記錄各一,按程序進行,環(huán)環(huán)相接,避免因遺忘而產生的漏記、漏發(fā);四是分好類,按機構大體進行分類;五是備好案,根據工作需要,每季度做一次備案表,年終時,將做好的備案表裝訂成冊,形成一本檔案明細;六是存好檔,根據平時所做的記錄和分類情況,把文件分別裝入檔案盒,按時間順序排放以便備查;七是易查閱,此項工作的難易取決于上述各項工作完成的是否細致,這都靠檔案員平時的細心和工作的積累。

五、提高人員整體素質是做好文書檔案管理工作的根本途徑

檔案管理人員的素質直接影響著一個單位檔案事業(yè)的發(fā)展,加強檔案人員的繼續(xù)教育是目前和今后一項刻不容緩的工作任務。特別是電子檔案管理方面,改變檔案員知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要。同行間不斷溝通、交流,取長補短,實踐中總結經驗尤為可貴。檔案工作也不是封閉的,需要彼此的交流和相互學習,不斷增加和豐富新的知識,學習新技術,更新觀念,積極參加檔案管理方面的培訓,對口交流,相互激勵,這樣才能與時俱進地做好文書檔案管理工作。

文書檔案管理工作是衡量單位管理水平的一個重要標準,其管理水平直接關系到檔案資料的完整性和正確性。只有切實做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接,從根本上提高文書檔案的利用率,建立文書檔案實際管理工作的運行模式,采用科學管理的工作方法,才能順應新時期文書檔案管理發(fā)展的需要,使文書檔案管理工作邁上新臺階。