姚 翔

(海鹽縣檔案局)

公益培訓(xùn)背景下社團(tuán)檔案的管理
——以清音箏社為例

姚 翔

(海鹽縣檔案局)

近年來(lái),海鹽縣文化館重視公益培訓(xùn),滿足了縣域內(nèi)廣大群眾的要求。但隨之而來(lái)的社團(tuán)檔案管理缺失等問(wèn)題漸漸出現(xiàn)。本文作者就如何完善社團(tuán)檔案的管理問(wèn)題,提出了自己的建議,希望對(duì)公益培訓(xùn)、文化提升有所借鑒。

公益事業(yè) 培訓(xùn) 社團(tuán)檔案

海鹽縣文化館近幾年結(jié)合省文化館的工作部署,以公益培訓(xùn)為重點(diǎn),逐步提升基層文化隊(duì)伍的專業(yè)化水平。設(shè)立“文化有約”等一系列的公益培訓(xùn)和講座,針對(duì)文化干部、業(yè)余愛(ài)好者的需求設(shè)置培訓(xùn)課程。

堅(jiān)持“面向基層”“服務(wù)群眾”,抓好基層文化隊(duì)伍培訓(xùn)工作,全面提高縣公共文化服務(wù)體系建設(shè)整體水平。從每年年初就推出形式多樣的公益培訓(xùn)班,開(kāi)設(shè)了各類藝術(shù)培訓(xùn)項(xiàng)目,其中有聲樂(lè)、合唱、戲曲唱腔、戲曲表演、排舞、少兒排舞、葫蘆絲、古箏、書(shū)法、美術(shù)等,2014年又新增了通俗唱法、篆刻、形體、拉丁恰恰、滾燈制作等培訓(xùn)。截至2014年底,已舉辦各類藝術(shù)培訓(xùn)班125期,參加培訓(xùn)人員達(dá)4183人。為向社會(huì)展示公益培訓(xùn)成果,在每年年底舉辦公益大培訓(xùn)展示活動(dòng),其中參加文藝展演230多人,展覽展出70幅作品。

在此背景下,清音箏社于2013年6月成立。箏社主要以古箏教授和演奏為主,是為古箏愛(ài)好者提供的一個(gè)專業(yè)學(xué)習(xí)和交流的平臺(tái)?，F(xiàn)有社員共12名,通過(guò)社團(tuán)招考的形式入社。目前已考出業(yè)余級(jí)別4級(jí)證書(shū)3名,5級(jí)2名,參加演出20余場(chǎng)。社團(tuán)成立后,如何對(duì)社團(tuán)的檔案進(jìn)行管理成了亟須解決的問(wèn)題。對(duì)此,筆者羅列了幾個(gè)方面的內(nèi)容,希望以此為切入點(diǎn),加強(qiáng)各社團(tuán)的管理,為促進(jìn)本縣文化的發(fā)展和宣傳提供一點(diǎn)借鑒作用。

一、做好社團(tuán)檔案管理的必要性

社團(tuán)檔案主要是指社會(huì)團(tuán)體在社會(huì)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

社團(tuán)檔案記載著社團(tuán)的宗旨、負(fù)責(zé)人、資金、場(chǎng)所、開(kāi)展活動(dòng)等基本情況,真實(shí)全面地記錄了社團(tuán)從籌備到成立、開(kāi)展活動(dòng)的全過(guò)程。收集和保存這些檔案,首先,可有效地促進(jìn)社團(tuán)的規(guī)范化建設(shè),促進(jìn)社團(tuán)的發(fā)展。其次,社團(tuán)檔案的文字、圖像、聲像等各種形式的生動(dòng)素材可擴(kuò)大社會(huì)影響,吸引群眾參加。再次,開(kāi)發(fā)社團(tuán)檔案信息資源,可為制定政策提供科學(xué)依據(jù),拓展社團(tuán)生存空間。

二、社團(tuán)檔案管理面臨的問(wèn)題

(一)主管部門領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

每年培訓(xùn)結(jié)束之后,有了總結(jié)、統(tǒng)計(jì)數(shù)字,就算工作完成。未要求各社團(tuán)對(duì)每年開(kāi)展的活動(dòng)進(jìn)行歸檔整理,又由于社團(tuán)的公益性特點(diǎn),其經(jīng)濟(jì)來(lái)源相對(duì)緊張,對(duì)檔案工作的資金投入極少。部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社團(tuán)檔案的管理工作認(rèn)識(shí)不深刻,甚至輕視,沒(méi)有把它提高到社團(tuán)發(fā)展的高度上。社團(tuán)檔案由于在工作中未能直接體現(xiàn)其價(jià)值,其存在的位置相當(dāng)微妙,幾乎是可有可無(wú)。

(二)檔案管理制度不健全,缺少專人管理

各社團(tuán)在開(kāi)展活動(dòng)之后,保存有自己的相關(guān)照片、視頻等,而對(duì)社團(tuán)在活動(dòng)的前期方案、開(kāi)展活動(dòng)的情況、總結(jié)等不予重視,往往隨著活動(dòng)的結(jié)束,這些寶貴的資料也隨之消失。從事社團(tuán)專職工作的人員少,專業(yè)檔案管理人員較為缺乏,經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的檔案人員更少。

(三)歸檔不及時(shí),導(dǎo)致檔案不完整、不齊全

由于是公益培訓(xùn),社團(tuán)人員進(jìn)出隨意、流動(dòng)頻繁,結(jié)構(gòu)松散,使得一些社團(tuán)組織的檔案遺漏、丟失,有的甚至只有一頁(yè)批文,其他基本信息和狀況得不到如實(shí)反映。

(四)分類混亂,排序不規(guī)則

沒(méi)有立卷歸檔的基本知識(shí),專業(yè)化程度不高,存在不懂不問(wèn)、不會(huì)不學(xué)的現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。

三、加強(qiáng)社團(tuán)檔案管理的對(duì)策

(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

要大力宣傳檔案工作,引起領(lǐng)導(dǎo)重視,樹(shù)立全員檔案意識(shí)。抓好檔案工作,可以為領(lǐng)導(dǎo)提供借鑒,為社團(tuán)工作提供保障。而且,單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社團(tuán)檔案的重視程度,也是能否加強(qiáng)和保障社團(tuán)檔案工作的前提。領(lǐng)導(dǎo)要做到認(rèn)識(shí)到位、組織到位、措施到位,把社團(tuán)的檔案工作作為一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)考核,與其他工作同部署、同考核。

(二)建立健全社團(tuán)檔案管理制度

民政部與國(guó)家檔案局聯(lián)合在2010年7月出臺(tái)了《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》,其中附有社會(huì)組織登記文件材料歸檔范圍,但只是側(cè)重登記、變更、注銷的相關(guān)材料,對(duì)于這個(gè)組織的活動(dòng)材料未要求歸檔。在社團(tuán)發(fā)展蓬勃的現(xiàn)實(shí)下,亟須出臺(tái)有關(guān)社團(tuán)檔案管理的辦法。一是人員的配備：要配備專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。二是完善制度：各社團(tuán)要制定檔案管理的相關(guān)制度,如收集制度、存檔制度、保管制度等。三是分類要科學(xué)、規(guī)范：社團(tuán)檔案的分類要依據(jù)文件材料形成的時(shí)間順序排列,不同載體的檔案分類存放。

(三)加強(qiáng)社團(tuán)檔案收集

認(rèn)真抓好檔案的收集、保管、利用三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié),要做到收集的真實(shí)、及時(shí)、規(guī)范、全面。要注意日常的積累,包括上課、演出、活動(dòng)等的前期方案、過(guò)程、總結(jié)等,及時(shí)收集。并要保持資料的整潔,收集齊全;收集時(shí)要按要求分類存檔;實(shí)行隨時(shí)歸檔制度。反映社團(tuán)基本面貌和重大活動(dòng)的檔案材料,必須歸檔。同時(shí),社團(tuán)由專人負(fù)責(zé)平時(shí)的大事記錄,按月及時(shí)歸檔。無(wú)論是上課的備課還是活動(dòng)的方案成果等,都作為檔案保存下來(lái)。

(四)明確歸檔范圍

由于各社團(tuán)在組織性質(zhì)、組織形式、組織規(guī)模上有很大差異,要根據(jù)各社團(tuán)的特點(diǎn)和形成的檔案內(nèi)容,制定社團(tuán)歸檔范圍：1.重要的會(huì)議材料包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、照片等;2.上級(jí)部門發(fā)來(lái)的與社團(tuán)管理業(yè)務(wù)有關(guān)的決定、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料;3.社團(tuán)印發(fā)的通報(bào)、通知等文件;4.社團(tuán)的請(qǐng)示及上級(jí)部門的批復(fù);5反映社團(tuán)活動(dòng)情況的報(bào)告、總結(jié);6.社團(tuán)與其他相關(guān)單位之間的來(lái)往文書(shū);7.社團(tuán)的各種工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)材料及信息;8.社團(tuán)選舉任免材料以及關(guān)于社團(tuán)理事和社員獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料;9.關(guān)于社團(tuán)成立、章程、合并、撤銷、更改名稱等的文件材料;10.關(guān)于社團(tuán)的歷史沿革、大事記及反映社團(tuán)活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片;11.社團(tuán)的財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證; 12.社團(tuán)編輯的出版物。清音箏社自成立以來(lái),共形成紙質(zhì)檔案52件、照片檔案65件、視頻檔案13個(gè)、榮譽(yù)檔案12件、實(shí)物類檔案36件。

總之,加強(qiáng)社團(tuán)檔案的收集、整理和保存,使之系統(tǒng)化、規(guī)范化,這對(duì)于充分發(fā)揮社團(tuán)的積極作用具有十分重要的意義。