毛竹青

(浙江省檔案干部教育培訓中心)

從供給側角度談企業(yè)檔案管理的培訓需求

毛竹青

(浙江省檔案干部教育培訓中心)

本文針對企業(yè)檔案管理培訓需求日益增長的狀況,分析了當前企業(yè)檔案管理培訓存在的局限性,并結合供給側的概念,提出應從培訓對象、內容、方式等幾方面關注企業(yè)檔案管理培訓的需求,從而改進當前企業(yè)檔案管理培訓工作。

供給側 企業(yè)檔案管理 培訓需求

企業(yè)檔案是企業(yè)成長、發(fā)展的真實記錄,同時也是企業(yè)在生產、經營和研發(fā)活動中所積累的寶貴資產。隨著現代企業(yè)管理理念的不斷發(fā)展,企業(yè)檔案管理工作已越來越受到企業(yè)管理者的重視,針對企業(yè)檔案管理的培訓也方興未艾,本文試從供給側理論的角度出發(fā),探析企業(yè)檔案管理的培訓需求。

一、現有企業(yè)檔案管理培訓的局限性

目前,企業(yè)進行檔案管理培訓的途徑主要分為兩種：一種是內部的培訓,即通過較有資歷的從事檔案管理的員工對企業(yè)內部人員進行培訓,另一種是獲取外部的培訓,即參與社會專業(yè)培訓機構舉辦的培訓活動或聘請外部專家對企業(yè)進行授課。這兩種途徑都存在一定的局限性。內部培訓對授課人員的能力要求較高,特別是理論層面的深度和授課內容的廣度,一般僅從事本企業(yè)內部檔案管理的人員難以勝任。外部培訓雖然解決了授課人員的能力要求問題,但從現有的社會檔案培訓機構舉辦的培訓活動情況來看,或多或少存在著以下情況：一是培訓對象還是以具體企業(yè)檔案工作人員為主,較少面向企業(yè)管理層人員,特別是企業(yè)管理層的需求得不到滿足;二是培訓課程內容相對固化,不夠貼近企業(yè)各層次人員實際需求;三是培訓手段較為單一,主要是以講座的形式為主,對于技能性要求較強的檔案行業(yè)來說,不夠具象,總體上不能很好滿足企業(yè)的實際需求。

二、從供給側角度去思考企業(yè)檔案管理的培訓需求

供給側概念來自于供應學派的理論?！敖洕湣备拍钭钤鐏碓从诿绹小艾F代管理學之父”之稱的彼得·德魯克,后經美國哈佛大學商學研究院教授邁克爾·波特發(fā)展為“價值鏈”,最終演變?yōu)椤肮湣崩碚?。彼得·德魯克將客戶需求分為：已知的需求、感受到的需求和未知的需求。供給側改革,就是從提高供給質量出發(fā),用改革的辦法推進結構調整,提高全要素生產率,從而擴大有效供給。供給側改革旨在調整經濟結構,使要素實現最優(yōu)配置,創(chuàng)造新供給,滿足新需求,從重量轉變到重質,實現產品從低劣向優(yōu)質的轉變,通過結構優(yōu)化調整,緩解經濟社會中存在的供需矛盾,提升經濟增長的質量和數量。從本質上說,供給側改革,就是抓住根源性問題進行改革。

喬布斯曾說過,消費者并不知道自己需要什么,直到我們拿出自己的產品,他們就會發(fā)現,這是我要的東西。換句話說,需求猶如一座冰山,如果你只看到水面以上的,則需求就只是那十分之一。從檔案培訓的角度來看,企業(yè)管理者對于企業(yè)檔案管理工作已知的需求是多種多樣的,既有顯性的需求——管理人員已經認識到企業(yè)檔案管理的亂象,希望通過培訓來提升企業(yè)檔案管理的水平,也有隱性的需求——很多企業(yè)管理者甚至企業(yè)高管還沒有意識到企業(yè)檔案管理的重要作用,把檔案工作簡單的視同為文件資料的裝訂整理。

需求與供給是一個硬幣的兩個方面,需求和供給又是互相影響的,從供給側角度來提升企業(yè)檔案管理培訓的質量,簡單一點說就是“創(chuàng)造客戶的培訓需求,滿足客戶的培訓需求”,解決培訓對象,培訓內容,培訓方式等問題,也就要是重點思考“為誰培訓?”“培訓什么?”“怎么培訓?”等三個問題,提供給企業(yè)真正需要的培訓服務,最終提升企業(yè)檔案培訓的質量。

三、供給側角度下的企業(yè)檔案管理培訓需求分析

第一是對象。檔案管理是一項基本的職業(yè)技能,但是,不同管理層次人員需要的檔案管理技能是不同的,基層工作者更傾向于檔案操作技能的培訓,中層管理人員更需要從部門的角度來考慮本部門檔案的價值,檔案信息的開發(fā)利用、數據分析等技能,高層管理者需要的檔案培訓側重于檔案責任意識、檔案重要性的認識、違法風險方面。因此,從供給側角度來說,企業(yè)內部檔案培訓也好,職業(yè)培訓機構也好,在檔案培訓的對象上應有向企業(yè)不同管理層次的人員分別提供培訓服務。在企業(yè)管理者層面上,向企業(yè)領導者和企業(yè)中層提供較為宏觀的檔案培訓服務,使其在建立企業(yè)檔案管理工作,保障企業(yè)檔案管理工作方面獲得必要的認知,從而為企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展奠定基礎;在企業(yè)檔案管理人員層面上,則可提供較為微觀的檔案培訓服務,使具體從事檔案管理的企業(yè)人員掌握必要的方法和技能,能夠勝任企業(yè)檔案管理工作崗位。

第二是內容,即根據企業(yè)不同培訓對象提供相應的培訓內容。首先,針對企業(yè)領導者和企業(yè)中層等企業(yè)管理者,應該側重于從法規(guī)培訓、案例培訓、理念培訓等三個方面。一是使企業(yè)管理者知曉國家法律法規(guī)對于企業(yè)檔案管理工作的要求,建立起“法規(guī)遵從”的意識;二是通過正反面的檔案工作案例講解,使企業(yè)管理者了解做好企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)有什么好處,反之又有什么樣的危害,并可以以此為鑒重新審視本企業(yè)的現況;三是將現代企業(yè)管理中檔案的資產觀、資源觀、標準化等意識培植于受訓的企業(yè)管理者,使他們對企業(yè)檔案管理的范圍、價值和實現途徑基本掌握。其次,針對企業(yè)檔案管理工作人員,應當側重于工作框架、制度建設、工作方法、業(yè)務技能、信息化建設和開發(fā)利用等方面的培訓,使其了解掌握企業(yè)檔案管理工作從哪里開始做、做什么、怎么做等要點。培訓課程中所傳授的方法、技能應具有直觀化、標準化和流程化等特性,使培訓人員在較短的時間里獲取最形象、直觀和實用的知識,從而達到培訓的良好效果。

第三是方法,即向企業(yè)不同的需求提供不同的培訓方式。簡單地來說可以分為常規(guī)培訓、專題培訓和高級培訓。常規(guī)培訓活動定期舉行,主要面向于新參加培訓的企業(yè)人員,包括企業(yè)管理者和企業(yè)檔案管理工作人員;專題培訓活動不定期舉行,并含有不同培訓內容,主要面向于需要知識更新和專題輔導的企業(yè)人員;高級培訓則可以以研討、論壇的形式不定期舉行,主要面向于需要進一步提升的企業(yè)人員。

總之,從供給側角度來提升企業(yè)檔案管理培訓的質量,就是要在滿足行業(yè)需求的導向下,把培訓對象、培訓內容和培訓方法作為提高培訓質量的改革重點。做好原有培訓項目的內涵升級和新建項目的有機重構,從“需求端”和“供給側”兩方面協(xié)調“共振”,促進企業(yè)檔案培訓需求與職業(yè)培訓機構培訓供給的良性互動。