劉冠麟（山東水務發(fā)展集團有限公司，山東濟南250013）

?

技術(shù)檔案管理中存在的問題及建議

劉冠麟
（山東水務發(fā)展集團有限公司，山東濟南250013）

【摘要】分析了技術(shù)檔案管理中存在的制度不到位，檔案存放條件差等問題及原因，提出了有針對性地解決方案和建議。

【關(guān)鍵詞】技術(shù)檔案；管理設(shè)施；人員素質(zhì)

技術(shù)檔案是一種信息資源載體，是各單位生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性資料，同時也是單位的無形資產(chǎn)，他在一定程度上反映了單位的發(fā)展沿革,為領(lǐng)導決策提供可參考的歷史數(shù)據(jù)。如何有效科學地管理技術(shù)檔案，使之發(fā)揮應有的作用，是目前需要解決的一個較為突出的問題。

1　技術(shù)檔案管理中存在的問題

1.1思想上不重視

各單位每年的工作重點基本未將技術(shù)檔案管理工作列入其中,其主要原因是各級人員從思想上對此項工作的重要性認識不足。單位各部門往往把重點放在領(lǐng)導強調(diào)的工作上,主要精力放在緊急事項、經(jīng)營創(chuàng)收等方面，技術(shù)檔案管理則被認為屬于常規(guī)性的工作而從不重視，從主觀上放松了加強技術(shù)檔案的管理意識。

1.2制度執(zhí)行不到位

有些單位雖然制定了檔案管理制度和相關(guān)規(guī)定，但缺乏執(zhí)行落實和監(jiān)督力度，造成制度形同虛設(shè)。也有些制度雖然制定但缺乏可操作性，與實際情況脫節(jié)，沒有及時反饋修改，致使制度無法執(zhí)行。

1.3管理人員素質(zhì)有待提高

多數(shù)技術(shù)檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓就上崗工作，對技術(shù)檔案管理工作缺乏足夠的專業(yè)知識和科學的管理方法，致使工作能力薄弱、管理水平不高、管理手段落后等現(xiàn)象的發(fā)生。有些管理人員還兼有其他數(shù)項工作，對技術(shù)檔案管理投入的精力明顯不足，應付了事；有些人員還錯誤地認為此項工作沒什么技術(shù)含量，從事此項工作會影響自己的發(fā)展前途，嚴重影響了工作質(zhì)量和管理水平。

1.4搜集資料不重視

搜集資料是建立技術(shù)檔案至關(guān)重要的前期環(huán)節(jié)，在檔案的收集階段有些單位一般沒有提出較為詳細的規(guī)定要求，檔案收集意識得不到強化，造成從技術(shù)檔案建立的源頭就已經(jīng)疏于管理，使得日后建檔的技術(shù)資料不夠完整，甚至有些資料不真實，嚴重不符合檔案管理達標規(guī)定。

1.5履行職責不到位

各部門在項目完成后，不及時將技術(shù)檔案資料整理齊全移交檔案室，為今后查閱方便，而不執(zhí)行管理規(guī)定，使得技術(shù)檔案資料在各部門長期留置；此外，檔案室也未按照要求定期督促、收集技術(shù)檔案資料，這種管理職責履行不到位的現(xiàn)象，造成了技術(shù)檔案建檔不及時、不完整。

1.6檔案存放條件差

如上所述，留置在各部門的技術(shù)檔案資料，好的情況下部門安排兼職人員進行分類管理，多數(shù)部門則是堆放在各項目人員的書櫥里，與其他資料混放在一起，根本談不上分類檢索，也沒有防蟲、防塵、溫濕度達標等措施，嚴重不符合技術(shù)檔案存放條件。

1.7安全性難保障

技術(shù)檔案大都涉及單位機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑部門人員個人處置，對技術(shù)檔案的安全意識沒有足夠的認識，容易造成丟失現(xiàn)象，一旦丟失就有可能泄密。因此，技術(shù)檔案不僅要統(tǒng)一在檔案室管理，而且還要有安全保密措施。

1.8電子文件歸檔未重視

隨著計算機的普及,電子文件幾乎覆蓋了全部技術(shù)檔案,但在實際工作中,電子文件的歸檔還是有被忽視的現(xiàn)象發(fā)生。

2　建議對策

2.1領(lǐng)導加強重視

技術(shù)檔案管理工作離不開各級領(lǐng)導的大力支持，單位主要領(lǐng)導的關(guān)注和強調(diào)是最關(guān)鍵的。檔案室應主動向領(lǐng)導匯報檔案管理工作情況，強調(diào)檔案管理工作的重要性和必要性，把技術(shù)檔案的管理工作上升到如何能適應單位發(fā)展需求密切相結(jié)合的高度上來，最大限度地爭取領(lǐng)導的重視與協(xié)調(diào)。同時還要利用各種適當?shù)男问?，加大對技術(shù)檔案管理工作的重要性和必要性的宣傳力度，對增強各級人員從思想上重視技術(shù)檔案的管理意識起到良好的促進效果。

2.2健全有效可行的管理制度

檔案管理制度是技術(shù)檔案管理工作的辦事程序和工作準則，建立健全科學的、合理的、易操作和先進的檔案管理制度是做好技術(shù)檔案管理工作的首要條件。制度應考慮本單位和各部門的實際情況，結(jié)合實際工作的特點以及單位發(fā)展的需要進行制定。制度要簡明、可操作，實用性、規(guī)范性和指導性要強，使技術(shù)檔案管理工作真正有據(jù)可依、有法可行。

2.3加強制度的執(zhí)行力和監(jiān)督力度

保證制度有效執(zhí)行的前提，還需要做好制度的宣傳、解釋和交底培訓工作，使工作人員對制度有較全面的了解，從而增強對檔案管理工作重要性的認識和自身的責任意識，從主觀上能積極主動執(zhí)行制度。制度執(zhí)行的同時還要明確監(jiān)督職責，跟蹤監(jiān)督工作落實很重要。采用日常督查和專項檢查等方式隨時掌握制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，使制度的落實都有明確的責任部門，對違反制度的現(xiàn)象嚴肅追究，避免監(jiān)督檢查在制度運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)被動、滯后、乏力的情況。2.4提高檔案管理人員素質(zhì)

技術(shù)檔案管理工作其專業(yè)性較高，對從事此項工作的人員一是要有高度的責任心和職業(yè)道德；二是要有必備的專業(yè)知識和崗位技能。技術(shù)檔案管理人員還要養(yǎng)成不斷學習，及時更新管理知識的好習慣。不斷地豐富專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，要樹立利用與新時期相適應的管理手段提高管理水平的先進理念，推動技術(shù)檔案管理工作不斷完善和改進。

2.5配置必備的檔案管理設(shè)施

要充分考慮檔案存放的環(huán)境條件，以確保檔案的完整性、安全性，防火、防盜、防塵、溫濕度、通風等設(shè)施要配備齊全。嚴格按照檔案室達標的要求配置密集架存放資料，以達到節(jié)省存放空間、提高存放效率的目的。

2.6形成常態(tài)管理的工作習慣

規(guī)范化、科學化的檔案管理，是每個單位必須做好的一項基礎(chǔ)性工作。建立一套適應本單位業(yè)務特點、體現(xiàn)規(guī)范化、科學管理水平的檔案管理工作流程體系，養(yǎng)成良好的工作習慣和日常安全保密管理意識，從檔案形成的源頭開始抓起，積極主動地收集原始信息記錄資料，使技術(shù)檔案資料真實可靠。

2.7健全電子文件的歸檔工作

電子文件的歸檔工作與文本資料的歸檔同樣重要，利用現(xiàn)代計算機辦公軟件健全電子文件的管理工作，當前至關(guān)重要，他將為今后備查、修改方案等提供有效快捷的依據(jù)，降低成本、提高效率是其較突出的優(yōu)勢。

3　結(jié)語

技術(shù)檔案管理工作是一項至關(guān)重要的基礎(chǔ)性工作，只有不斷地完善和改進，才能使其發(fā)揮更有效的作用。管理人員要從傳統(tǒng)的管理服務理念轉(zhuǎn)向利用現(xiàn)代先進技術(shù)提高管理手段的理念，建立技術(shù)檔案辦公自動化系統(tǒng)，充分利用計算機和網(wǎng)絡資源實現(xiàn)技術(shù)檔案管理辦公自動化是對檔案管理人員提出的新要求。

（責任編輯崔春梅）

作者簡介：劉冠麟（1990—），女，助理館員

收稿日期：2015-05-12

【中圖分類號】G271

【文獻標識碼】B

【文章編號】1009-6159（2016）-02-0055-02