王桂榮

摘 要：檔案管理工作作為當前醫(yī)院管理的重要組成部分，在市場經濟飛速發(fā)展的現代社會，有著其獨特而重要的意義。本文總結了目前醫(yī)院檔案管理存在的諸多問題，并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路，對于醫(yī)院檔案管理和內涵建設具有現實性指導意義。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；存在問題；對策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院科學管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎性工作。

1 現行醫(yī)院檔案管理中存在的問題

隨著現代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫(yī)院管理的一個重要組成部分，醫(yī)院檔案工作仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學工作相適應，主要表現在：

1.1 檔案意識不強，檔案利用率不高

具體工作中，不少同志，甚至領導干部，對檔案重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2 管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性

目前絕大多數醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學管理。

1.3 檔案管理人員素質參差不齊

目前從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時代發(fā)展的要求懸殊較大，難以適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

1.4 重管輕用，檔案開發(fā)利用率低

由于檔案系統(tǒng)長期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響，許多檔案工作者仍然停留在“重管輕用”的觀念上，檔案收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發(fā)和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設備、技術條件落后，也造成了醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作停滯不前。

1.5 檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高

有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫(yī)院管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

2 改善醫(yī)院檔案管理的對策

2.1 加強領導、宣傳，增強檔案意識

領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

2.2 健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

2.3 加強培訓，提高檔案管理人員素質

提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現代科學知識和專業(yè)技能的人才，同時加強對現職人員的業(yè)務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

2.4 解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率

檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業(yè)務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設與發(fā)展服務的效益，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統(tǒng)計、分析、總結等方法編寫資料捉供給醫(yī)院領導和有關部門及人員，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。

2.5 強化檔案室的硬件建設

根據醫(yī)院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統(tǒng)加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

3 醫(yī)學病理檔案信息化管理

3.1 進行病理信息接收編號

病理中心信息系統(tǒng)端可以同步顯示醫(yī)療機構發(fā)送的檢查申請單，形成申請單匯總列表。病理標本送達病理中心后，工作人員讀取標本瓶底RFID編碼所顯示的送檢信息并編制病理號，病理號即是每位患者數字病理檔案的序列號，按照標本類別、年份等的先后順序編排。同時，工作人員對每個病理標本的切片部位再進行細分與編號，在病理號的基礎上產生病理標本切片和蠟塊檔案號，與標本部位號相互對應。

3.2 實施病理信息傳輸

進入診斷流程的病理標本，經醫(yī)技科室技術制片、讀片、診斷等一系列操作后，由診斷醫(yī)生出具圖文數字化形式的病理診斷報告書，上傳保存至每個病理號內，實現病理檔案數據信息的共享，并通過信息系統(tǒng)反饋至送檢醫(yī)療機構。

3.3 加強病理信息歸檔

病理標本經過上述操作流程后進入歸檔環(huán)節(jié)。歸檔以每個病理號為單位，這時信息系統(tǒng)中已生成了申請單、會診記錄、質控要求等一系列文字材料，在確認病理信息完整規(guī)范后選擇歸檔鍵，系統(tǒng)就會自動進行歸檔保存處理。歸檔后的病理信息無法修改，切片檔案的玻片和蠟塊檔案的蠟塊上均貼有系統(tǒng)產生的編碼號，經整理后由機器掃取編碼，再進入切片檔案和蠟塊檔案數據庫歸檔，并輸入檔案存放的柜號和抽屜號。

3.4 加強病理檔案安全保護

在病理檔案信息化管理中，必須采取嚴格的安全保密措施，定期開展電子數據備份和專業(yè)系統(tǒng)維護，及時檢測網絡和系統(tǒng)安全性，確保檔案在信息處理、傳輸和利用等過程中的安全和保密。

總之，當前，醫(yī)療改革日益深化，醫(yī)院管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，那么新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務，是當前亟待解決的問題。