徐紅梅

摘 要：隨著公司集團化發(fā)展需要，公司內(nèi)部層級漸漸擴增，分，子公司各類經(jīng)營實體也日益增多，集團如何采用信息化管控手段對下屬各門類檔案進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理，如何實現(xiàn)集團檔案管理整體性和檔案業(yè)務(wù)前瞻性把控是集團公司亟待解決的頭疼問題。無錫地鐵通過不斷嘗試和探索，通過有效管控手段搭建檔案信息資源共享平臺，使集團化企業(yè)的檔案工作走上良性發(fā)展的軌跡。

關(guān)鍵詞：集團化；信息化；管控；探索

集團公司實施檔案管控是以企業(yè)總部為核心，以經(jīng)濟技術(shù)或經(jīng)營聯(lián)系為基礎(chǔ)，通常因規(guī)模大，多元化經(jīng)營，實行集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合的一種管理體制。面對企業(yè)迅速發(fā)展壯大形成集團化管理、面對點多面廣的的組織架構(gòu)帶來的檔案管理難度、面對廣泛而復(fù)雜的各項業(yè)務(wù)帶來的檔案收集難題，本文基于信息化技術(shù)在集團化企業(yè)檔案管理中運用進行了探索與嘗試。

1 信息化技術(shù)在集團化企業(yè)檔案管理中的重要作用

信息化是現(xiàn)代企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵一環(huán)，信息是企業(yè)得以生存和發(fā)展的重要資源，而檔案信息則是其中不可替代、不可或缺的一種信息資源。伴隨著整個社會信息化程度的提高，檔案信息化建設(shè)日漸進入各類企業(yè)的戰(zhàn)略視野之中。我們也應(yīng)該認識到檔案工作已經(jīng)從以往的龍尾走向龍頭，已經(jīng)從單一、封閉、被動走向了全面、開放、主動的服務(wù)層次。

1.1 企業(yè)信息化為無錫地鐵檔案工作發(fā)展提速

地鐵工程建設(shè)和運營管理是無錫地鐵集團有限公司的核心業(yè)務(wù)，無錫地鐵剛成立不久，公司開始搭建以電子檔案管理為主，實體檔案管理為輔的綜合檔案管理系統(tǒng)平臺，初步實現(xiàn)了實體檔案和電子檔案的規(guī)范化管理，通過建立電子檔案系統(tǒng)提高了公司檔案利用率，更好地促進公司內(nèi)部的知識創(chuàng)新和信息利用，檔案管理逐步從傳統(tǒng)手工管理跨躍到信息時代，

1.2 企業(yè)信息化促使無錫地鐵檔案管理模式升級

隨著公司逐步壯大和集團化發(fā)展需要，集團公司內(nèi)部層級漸漸擴增，分，子公司各類經(jīng)營實體也日益增多，面對分，子公司經(jīng)營行業(yè)跨度大，集團如何采用信息化管控手段對下屬各門類檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理，如何實現(xiàn)集團檔案管理整體性和檔案業(yè)務(wù)前瞻性把控是集團公司亟待解決的頭疼問題。集團檔案工作管控到什么程度，管少了怕下屬公司檔案工作開展缺失，管多了又擔(dān)心集團公司與其職責(zé)不清，效率低下，無法發(fā)揮集團的規(guī)模效應(yīng)和協(xié)同效應(yīng)。為此，無錫地鐵集團不斷摸索和嘗試，集團總部明確由總部實行統(tǒng)一管控措施，不管各二級部門中有成立早、規(guī)模大的還是規(guī)模小的公司，都必須按照集團檔案管理相關(guān)規(guī)定和要求布置和落實檔案各項工作。通過實行“誰產(chǎn)生，誰立卷，分級負責(zé)，統(tǒng)一管理”這一舉措，將各分，子公司在各項活動中分散產(chǎn)生的文件材料，通過有效管控收集起來使之條理化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，使無錫地鐵的檔案管理工作就此邁上了一條規(guī)范化、標準經(jīng)、科學(xué)化的道路，站在了較高的起點上。

2 集團型企業(yè)檔案管控的難度所在

2.1 歸檔業(yè)務(wù)呈多樣性

集團型企業(yè)的檔案材料種類繁多，內(nèi)容更加豐富。檔案管理的任務(wù)也隨之繁重。但各種業(yè)務(wù)的拓展，各二級部門、分，子公司的各種文書、設(shè)備、圖紙、各種載體等處于各自為政狀態(tài)，如果沒有建立集中統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫，不利于檔案信息資源的整合、無法總體把握公司檔案工作狀況和公司發(fā)展軌跡。

2.2 利用與信息共享需求困難

集團化后一些二級部門及分，子公司“條塊分割”的弊端尚未去除，往往僅關(guān)注本部門，本公司的資源管理，漠視集團化后各二級部門檔案信息資源的共建和整合，同時，各分，子公司各類信息利用時也難以依賴集團總部的骨干網(wǎng)。

2.3 檔案信息資源在集團內(nèi)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一管理

檔案資產(chǎn)屬于企業(yè)重要資源和資產(chǎn)，其存在的價值在于為企業(yè)提供最大價值的服務(wù)，所以集團型企業(yè)經(jīng)營所產(chǎn)生的檔案不能人為分割，因此，企業(yè)集團化后應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)實際情況及時調(diào)整檔案管理模式，統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一管理各門類檔案資源的收集、整理和保管工作，明確集團化檔案工作的發(fā)展目標，對二級企業(yè)和部門的檔案業(yè)務(wù)進行分析和合理控制。

3 信息化技術(shù)在無錫地鐵集團檔案管理的探索和運用

3.1 從傳統(tǒng)檔案管理模式提升至紙質(zhì)電子雙軌制管理模式

2008年無錫地鐵剛成立不久，部門少，業(yè)務(wù)職責(zé)緊湊，為便于檔案工作的開展，公司著手規(guī)劃建立了一套自上而下的電子檔案管理系統(tǒng)，遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、重點難點突出、知識信息共享”的建設(shè)原則，采取“誰產(chǎn)生、誰立卷、誰歸檔”的管理手段進行統(tǒng)一管理。各部門均采取以紙質(zhì)檔案為主，電子文件為輔的雙軌制進行收集歸檔，基本實現(xiàn)了數(shù)據(jù)采取、存儲、利用、服務(wù)和安全等基本功能。

3.2 局域網(wǎng)數(shù)字化檔案管理模式的探索

2012年，隨著公司不斷發(fā)展壯大，部門業(yè)務(wù)職能越來越清晰，一些核心業(yè)務(wù)由部門裂變?yōu)榉?，子公司，無錫地鐵為適應(yīng)市場經(jīng)濟，提高競爭能力，經(jīng)市政府批準組建集團公司。公司集團化后，分、子公司獨立性相對增加了，集團對子公司的行政干預(yù)少了，但作為一個立檔單位，檔案集中管理的基本原則不能變，集團檔案信息化搭建時應(yīng)當(dāng)融合二級下屬部門及分，子公司的檔案信息化基礎(chǔ)平臺，遵循以圍繞集團核心為總原則進行多種控制和監(jiān)管，促進各渠道信息流程和存儲，避免“多渠道，多方式”傳輸?shù)臋n案信息重復(fù)，對于集團總部已經(jīng)存儲的信息各二、三級部門、分，子公司不需要再保存，從而保證了檔案的唯一性。集團總部建立企業(yè)的資源庫，以各類檔案信息資源建設(shè)為核心，以規(guī)范竣工檔案為重點，結(jié)合檔案的在線歸檔與管理，做到既弘揚傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)點，又能適應(yīng)信息化時代檔案管理的需求。

3.3 檔案信息資源共享利用平臺建設(shè)的實現(xiàn)

無錫地鐵嘗試對檔案信息資源在集團內(nèi)進行統(tǒng)一管理，克服以往集團自搞一套，下屬二級部門各自為政，各行其是，造成資源分散無序和重復(fù)浪費，使有效的檔案信息資源閑置或者短缺，使得整體效益難以發(fā)揮。為此無錫地鐵建立統(tǒng)一的信息資源共享平臺和相應(yīng)的信息共享機制，對下屬二級部門可進行個性化定制，以滿足其不同業(yè)務(wù)的檔案管理需求。將檔案分類體系結(jié)合各層級檔案業(yè)務(wù)模式，建立維度關(guān)系，達到檔案信息規(guī)范化歸屬、標準化操作、完整性存儲。通過檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的提前，延后和疊加，真實記錄集團與各二級部門，分，子公司內(nèi)電子文件的每一步流程，以及記錄電子文件在生命周期內(nèi)的全部活動，集團與下屬公司通過信息管理平臺共享企業(yè)的檔案信息資源，使檔案的管理部門從檔案的保管部門發(fā)展成為企業(yè)內(nèi)部的信息中心。

3.4 形成集團與二級部門間的檔案管理長效聯(lián)系制度

集團與下屬二級部門和分子公司的檔案管理部門、各專兼職檔案人員構(gòu)建了檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，通過電子檔案信息平臺進行檔案業(yè)務(wù)工作的收集、整理、歸檔、審核和移交等工作，平時可通過檔案網(wǎng)站交流信息、網(wǎng)上培訓(xùn)等活動相互學(xué)習(xí)，在實踐中不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4 總結(jié)

總之，集團化企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)在集團總部的統(tǒng)籌規(guī)劃，規(guī)范化管理下舍得投入，通過加強檔案信息資源的開發(fā)利用，搭建檔案信息資源共享平臺，使集團化企業(yè)的檔案工作走上良性發(fā)展的軌跡。采用多項先進的體系結(jié)構(gòu)保證檔案信息化系統(tǒng)的先進性與開放性。使檔案收集整理工作最大限度現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限得到安全控制、檔案利用方式更加簡單方便，也從整體上提升了企業(yè)信息化。

參考文獻

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