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一、文秘的職責

文秘作為領導的得力助手，需要負責幾項重要工作內(nèi)容：

1.記錄

文秘工作人員最常做的工作就是各種形式的記錄，例如電話記錄、到訪記錄、領導講話記錄、會議記錄等。其通過文字的形式將各個情景下所發(fā)生的情況記錄下來，以便領導需要的時候進行查閱。

2.抄寫

文秘工作的抄寫不是簡單的從別的文件當中抄寫主要的內(nèi)容，而是要將一些字跡潦草的內(nèi)容辨認并抄寫下來，對于不清晰的地方反復修改。除此之外，文秘需要抄寫領導的一些文稿，以便幫助領導節(jié)省時間[1]。

3.起草文稿

文稿起草是文秘工作當中最復雜的一環(huán)。起草文稿工作大多是和領導共同完成的，通過領導口述表達，將所需起草的事件記錄下來，之后再經(jīng)由自己的潤色加工，將文稿起草出來。更有些時候，文秘需要收集大量資料，自己擬寫稿件提綱，領導將整個文稿都交由文秘負責。一些領導在起草文稿的時候需要文秘給出建議和參考，由此可見文秘工作的重要性。

二、文秘的重要性及現(xiàn)狀

文秘需要具有良好的個人修養(yǎng)和專業(yè)素質。判定一個文秘是否合格，一個文秘是否負責，其重要依據(jù)就是考察其知識涵養(yǎng)、道德風范、品德作風。擁有以上素質的機關文秘才能將文書檔案處理的更加得心應手。作為一個稱職的文秘，其在國家特殊崗位上工作的重要責任規(guī)定了其要作為領導好助手的任務，具有良好的個人素質，才能管理好文書檔案，將檔案整理得更加精確、詳細。

盡管文秘的工作重要性已經(jīng)越來越突出，但我國對文秘隊伍的建設卻并不完善。一些基層部門明顯存在文秘人員專業(yè)水平不足的現(xiàn)象，除此之外，文秘工作隊伍人員稀少，工作卻繁重，造成崗位極不穩(wěn)定，人員流動性大的問題。一些機關不重視文秘的培養(yǎng)，只是將其當做普通的檔案管理員或者做簡單的抄寫及資料整理工作。此做法既浪費了文秘工作人員的時間，又降低了文秘人員的工作利用率。

三、培養(yǎng)機關文秘的專業(yè)素養(yǎng)

1.機關文秘的責任心

文秘是政府機關的重要工作人員，需要對工作認真、負責。作為領導身邊不可缺少的部分，其職權雖然不大，但其負責的工作卻非常重要。文秘工作人員需要具有強烈的榮譽感，機關致力于培養(yǎng)文秘人員敬業(yè)愛崗的精神，除了用實際行動證明自己將工作需要至上，還要牢記自己的本分[2]。做好自己該做的事，不該學習的堅決抵制，不該想的堅決回避。

2.機關文秘的素質

機關文秘應該注重自身素質培養(yǎng)，除了自身文化素質需要加強，以便于順利完成稿件起草等重要工作，更要加強自身道德素質建設。文秘工作需要管理文書檔案，為了將文書檔案更加細致、全面的保存，以確保檔案內(nèi)容不會被泄露，文秘人員需要具備良好的道德素養(yǎng)。除此之外，文秘應該了解本職工作的性質，了解自身業(yè)務的范圍。除了培養(yǎng)自身辦事能力，更要積極學習國家大政方針，遵守法律法規(guī)。文秘工作者是領導及政要身邊最親密的工作人員，應當做事公正，不接受其他人員的阿諛奉承，不信奉虛假不實的話。同時，文秘應當具備良好的閱讀和理解能力，對上層領導下發(fā)的文件充分理解，對領導的表達細心揣摩。

3.機關文秘的道德

文秘工作人員要具有良好的道德修養(yǎng)，不能因為自己工作的重要性就變得焦躁、傲氣。做人要謙虛、待人要誠懇。積極與同事進行溝通，為人正直，做事公允。作為文秘最重要的是不能做“墻頭草”，要堅定的站在領導的立場，遵循領導的指示做事情。做文秘工作最忌諱不懂裝懂，如果因此將領導的意思轉達錯誤，就會造成無法挽回的損失。文秘需要有嚴格的紀律約束，對公文、檔案等進行嚴格保密，不向他人透露或轉達保密性公文信息?！昂闷嫘暮λ镭垺边@句話在文秘工作人員心中要牢記，做文秘不能有太重的好奇心，不可以私自翻閱公文，不將重要文件帶離工作崗位。作為文秘工作人員要細心，將文書檔案妥善保管是其工作的重要表現(xiàn)。

四、機關文秘人員素質與文書檔案管理的聯(lián)系

1.責任心與文書檔案管理

文書檔案管理與責任心之間的聯(lián)系在于一個有責任心的文秘會盡心保管文書檔案的完整性，并且保證檔案不被泄露。同時，對于文書檔案的保管需要細心，認真、負責的文秘才能將文書檔案管理得井井有條。

2.專業(yè)素質與文書檔案管理

專業(yè)素質對于文書檔案很重要，具有良好的專業(yè)素質才能起草出好的文書，并對其歸檔處理。同時，擁有專業(yè)素養(yǎng)的文秘人員具有系統(tǒng)的管理經(jīng)驗，文書檔案的管理工作說難不難，卻復雜、繁瑣，需要有經(jīng)驗的文秘對其進行整理[3]。

3.道德修養(yǎng)與文書檔案管理

道德素養(yǎng)方面對文書檔案的保密非常重要。一個道德責任心強的文秘，不會私自翻閱文書檔案，也不會將之帶到無關工作的環(huán)境當中。對文書檔案的妥善保管將關系到后期工作的查閱和參考，為提升領導的工作效率、節(jié)省領導時間奠定基礎。

隨著改革開放的到來，經(jīng)濟市場日益發(fā)展，越來越多的機關單位設置文秘職位，為了有效的幫助領導解決困難。相比文秘工作的重要性加大，對于文秘的聘用和培養(yǎng)也成為機關單位的重要考核項目之一。我國機關單位文檔復雜，資料的龐大需要有經(jīng)驗，有專業(yè)素養(yǎng)的文秘配合完成。機關對于文秘管理工作的開展要越發(fā)重視起來。

結論

在經(jīng)濟飛速發(fā)展的新社會，越來越多的不正之風盛行，加強對文秘工作隊伍的建設應該成為機關隊伍的重點工作。相信經(jīng)過無數(shù)的考察和實踐，機關文秘隊伍將更加壯大，文書檔案的管理也會越來越順利。