王鴻

做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作一直是各項(xiàng)工作的重中之重，而做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。通過(guò)對(duì)新時(shí)期李渡街道社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問(wèn)題分析，從紙介檔案到數(shù)字檔案的探索，我們需要對(duì)新時(shí)期提出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）李渡街道社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長(zhǎng)迅速。2015年底，李渡街道參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為26359人，比2008年末增加了19650人。由于重慶市實(shí)行城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)，全街道共有24229人參加，其中中青年16708人，享受待遇人員7521.參加居民醫(yī)保37522人；參加征占地養(yǎng)老保險(xiǎn)的數(shù)為2450人，比2008年末增加1528人。根據(jù)《國(guó)家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國(guó)城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)2.23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)1.2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)1.4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長(zhǎng)?？梢?jiàn)，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案與日俱增，而李渡街道隨著成為涪陵新城的發(fā)展，大量工業(yè)企業(yè)進(jìn)入，以及造成大量征占地，農(nóng)民購(gòu)買(mǎi)征地養(yǎng)老保險(xiǎn)，成為增長(zhǎng)的主要原因。這些參?；鶖?shù)的加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對(duì)我街道社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。

（二）負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門(mén)分散

李渡街道個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門(mén)中管理。具體情況是：李渡街道社保所管理著城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)、征占地保險(xiǎn)、超齡保險(xiǎn)、等的基本保障檔案；民政辦管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金；而李渡街道有個(gè)專(zhuān)門(mén)的醫(yī)保中心，管理著全街道的基本醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門(mén)，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們?cè)诶霉駛€(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私馊值廊罕娤硎芑蛘邊⒓拥氖裁幢ｋU(xiǎn)時(shí)，有時(shí)要通過(guò)區(qū)社保局，有時(shí)又需要到李渡醫(yī)管中心，或者民政辦去了解，這樣就帶來(lái)了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶(hù)并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大

社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來(lái)越引起人們的關(guān)注。近年來(lái)伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對(duì)稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無(wú)法從根本上解決參保者要求簡(jiǎn)化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問(wèn)題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問(wèn)題顯然已是過(guò)去時(shí)了?，F(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問(wèn)題。

2 我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題

（一）對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視

由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在我街道擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了李渡街道對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無(wú)序狀態(tài)，其作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范

由于我國(guó)目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成像我街道這種基層單位歸檔范圍不明確，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響街道社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒(méi)有專(zhuān)職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案存檔的條件差

由于場(chǎng)地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問(wèn)題無(wú)法解決，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場(chǎng)所存放檔案，歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒(méi)有專(zhuān)有的庫(kù)房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來(lái)非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來(lái)許多不便。

3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過(guò)程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類(lèi)保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來(lái)不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤(pán)。

（二）根據(jù)社保檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)管理

根據(jù)不同檔案的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門(mén)類(lèi)的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類(lèi)，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類(lèi)型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長(zhǎng)期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營(yíng)模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹(shù)立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者按號(hào)碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國(guó)設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)接口，允許公民定期查詢(xún)，同時(shí)也可替他們預(yù)測(cè)，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國(guó)統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)

在國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問(wèn)題，實(shí)行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門(mén)、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國(guó)社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計(jì)劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國(guó)各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項(xiàng)目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。

（五）統(tǒng)一公民社保檔案管理號(hào)碼，可供查詢(xún)

實(shí)行對(duì)每個(gè)公民發(fā)放社會(huì)保障號(hào)碼的制度，讓公民個(gè)人檔案號(hào)碼與本人身份證號(hào)碼、勞動(dòng)保險(xiǎn)號(hào)碼統(tǒng)一起來(lái)，由國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民個(gè)人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號(hào)碼上就可以反映出從什么時(shí)候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費(fèi)的繳納情況，同時(shí)便于投保者本人的查詢(xún)。