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        在“新常態(tài)”下檔案工作的特點

        2016-03-21 08:21:28江東
        卷宗 2016年1期
        關(guān)鍵詞:新常態(tài)檔案管理信息化

        江東

        隨著我國經(jīng)濟體制和政治體制改革的不斷推進,作為行政管理工作的一部分,檔案工作正在發(fā)生一系列新的變化,呈現(xiàn)出新的特點。

        1 檔案服務(wù)信息化成為必然的趨勢

        習(xí)近平主席出席第二屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會開幕式并發(fā)表主旨演講:以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)日新月異,引領(lǐng)了社會生產(chǎn)新變革,創(chuàng)造了人類生活新空間,拓展了國家治理新領(lǐng)域,極大提高了人類認識世界、改造世界的能力。中國正處在信息化快速發(fā)展的歷史進程之中。“十三五”時期,中國將大力實施網(wǎng)絡(luò)強國戰(zhàn)略,讓互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展成果惠及13億多中國人民,更好造福各國人民。制定和實施國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略,是順應(yīng)世界信息化發(fā)展潮流的重要部署,是實現(xiàn)經(jīng)濟和社會發(fā)展新階段任務(wù)的重要舉措。要按照全面貫徹科學(xué)發(fā)展觀的要求,站在現(xiàn)代化建設(shè)全局的高度,大力推進國民經(jīng)濟和社會信息化,不斷把我國信息化提高到新水平”。檔案是一種寶貴的信息資源,它的原始性和不可再生性使其作用明顯優(yōu)于圖書情報資料等式邏輯其它信息,現(xiàn)代社會人們對各種時效性強、具有高密度價值檔案信息的需求越來越大,對利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息共享的要求也越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。特別是進入“信息社會”,計算機應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也為檔案服務(wù)息化提供了最佳的通道。在法律和國家政令允許的條件下,盡可能地開放檔案的利用范圍,讓公眾了解政府,掌握政府現(xiàn)行文件信息亦變?yōu)楝F(xiàn)實,如有的地方建立“現(xiàn)行公開文件閱覽服務(wù)中心”就是一種有益的嘗試。檔案服務(wù)信息化,不僅能產(chǎn)生很大的社會效益和經(jīng)濟效益,對檔案事業(yè)本身的建設(shè)也有巨大的推動作用,同時也能擴大檔案工作在社會上的影響,增強公民的檔案意識,實現(xiàn)檔案服務(wù)于社會的跨躍式發(fā)展。

        2 檔案管理信息化日益突出

        由于時代的進步和科技的發(fā)展,無論是政府的管理活動還是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營都呈現(xiàn)紛繁多緒的狀態(tài),人們在社會活動中產(chǎn)生及需要保存的文件和各種信息成倍增長。檔案管理現(xiàn)代化是解決日益繁重的檔案管理任務(wù)與有限的人力、物力和資源矛盾的最佳選擇,有利于更好地開發(fā)檔案信息資源,解決檔案紛繁與要求系統(tǒng)提供利用的矛盾。在過去相當(dāng)長的時期內(nèi),強調(diào)檔案菊花工作的政治性、保密性,檔案人員的主要是收集、保管和提供利用,其工作表現(xiàn)為傳統(tǒng)的手工管理方式和簡單意義上勞動。進入新世紀(jì),檔案工作要更好地為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù),檔案人員必須要增強責(zé)任感、緊迫感和使命感,拿出更多的時間和精力,認真研究實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代工業(yè)化的有效措施,學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理技術(shù),采用電腦、縮微照相方法、光盤輔助管理和開發(fā),逐步實現(xiàn)文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件原子化效率數(shù)字化、文件管理動態(tài)化的現(xiàn)代化管理方式,從而提高檔案信息收集、開發(fā)、傳遞的速度和質(zhì)量,以適應(yīng)信息社會對檔案工作所提出的要求。

        3 檔案管理職能向前延伸

        檔案工作管理職能是指檔案工作參與所在機構(gòu)的管理活動。這是檔案工作的主要職能。由于歷史的原因,長期以來檔案人員只關(guān)心檔案的收集、保存而不關(guān)心檔案如何形成,文件形成者只注重文件的現(xiàn)行目的與作用而不關(guān)心檔案和檔案工作的特殊關(guān)系,在機構(gòu)的業(yè)務(wù)管理中,只注重文件管理與檔案管理的界線而忽視兩者之間的內(nèi)在聯(lián)系,使文件管理和檔案管理脫節(jié),檔案管理一直處于被動、滯后和封閉、半封閉的狀態(tài),有諸多的地方不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理和實際工作的要求。為了提高工作效率和能力,全面履行檔案管理的職能,為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)提供服務(wù),必須更新管理觀念,檔案部門壞僅應(yīng)對本機關(guān)的歸檔工作,進行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo),也應(yīng)該對本機關(guān)的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、清退和保密工作,結(jié)合有關(guān)部門進行一些了解、監(jiān)督,實行文檔一體化的全程管理,特別是把管理的職能向前推移,在文件形成時及時介入,變被動為主動。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展也為實現(xiàn)前控制和全程管理的現(xiàn)代理念提供了可操作的平臺,文書處理和檔案工作由檔案管理部門統(tǒng)一進行全程管理,有利于兩者的客觀協(xié)作和同步發(fā)展,也有利于提高行政管理水平和機關(guān)的效能建設(shè)。

        4 檔案工作的科學(xué)勞動價值更加顯現(xiàn)

        當(dāng)代經(jīng)濟學(xué)者依據(jù)馬克思物質(zhì)生產(chǎn)領(lǐng)域價值創(chuàng)造的思維方式,提出了“新的活勞動價值一元論”,主張凡是直接生產(chǎn)有形和無形的物質(zhì)產(chǎn)品、精神產(chǎn)品的勞動,以及直接為勞動力商品的生產(chǎn)一再生產(chǎn)服務(wù)的勞動,都是創(chuàng)造價值的勞動。檔案人員是社會的發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)提供檔案信息資源服務(wù)的勞動者,其勞動也是科學(xué)勞動的一部分。檔案工作以一定的人力、物力、財力的投入為基礎(chǔ),通過收集、積累和貯存反映歷史上某一時期的社會、經(jīng)濟、政治、文化諸方面豐富而寶貴的知識、技術(shù)和管理經(jīng)驗并向社會各方面提供利用,使檔案信息得以順利進入社會生活的各個領(lǐng)域,為社會的經(jīng)濟生活、政治生活、文化生活所利用,它可以使后人站在前人的基礎(chǔ)上,創(chuàng)造出新的物質(zhì)財富和精神財富,為經(jīng)濟建設(shè)和社會生活的協(xié)調(diào)發(fā)展做出巨大的貢獻。檔案人員的勞動價值,正是以凝結(jié)在其他勞動者的精神和體力中并通過其勞動得到體現(xiàn),社會通過檔案工作獲得的價值則遠遠超過檔案人員自身在工作中創(chuàng)造的價值。

        總之,在當(dāng)今這個與時俱進、開拓創(chuàng)新的時代,檔案工作正由手工操作型向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變;從封閉、半封閉向開放型轉(zhuǎn)變;檔案工作者正從檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變,這是檔案工作的新要求和新特點。認識到這些新的特點,才能深化對檔案工作價值的認識,并在實踐中不斷地加強和改進檔案工作,為行政管理、經(jīng)濟管理工和社會活動提供更及時更有效服務(wù)。

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