吳夢潔

摘 要：本文主要以機(jī)關(guān)單位文書檔案管理相關(guān)概述作為出發(fā)點(diǎn)，分析了我國機(jī)關(guān)單位文書檔案管理在實(shí)際工作中存在的問題，并針對(duì)問題提出了優(yōu)化機(jī)關(guān)單位文書檔案管理的途徑，以期為提高機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作效率和質(zhì)量提供一些參考和意見。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問題；途徑

作為服務(wù)單位檔案管理體系重要組成部分之一的文書檔案管理，在提高單位服務(wù)管理水平、規(guī)范檔案管理體制方面占據(jù)重要地位。21世紀(jì)是一個(gè)市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代，市場經(jīng)濟(jì)的競爭性和開放性特征促使企業(yè)之間不斷競爭與發(fā)展。作為單位管理體系的重要組成部分之一，加強(qiáng)文書檔案管理體制的有效性和針對(duì)性是時(shí)代發(fā)展的趨勢。

1 服務(wù)機(jī)關(guān)文書檔案管理概述

文書檔案管理不僅記載了一個(gè)企業(yè)或者單位的文化背景與理念，還記載了一個(gè)企業(yè)或者單位的歷史經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。因此這些文化理論與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)為現(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)在決策、經(jīng)營管理方面提供了堅(jiān)實(shí)的理論基石，在促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面具有積極的推動(dòng)作用。不僅如此，對(duì)于單位基礎(chǔ)管理系統(tǒng)而言，文書檔案管理是其中的重要組成部分之一，其不僅能夠?qū)挝唤?jīng)濟(jì)的發(fā)展起到助推作用，還可以實(shí)現(xiàn)管理的可持續(xù)，使機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展建設(shè)。如今，信息化和全球化的趨勢不斷加劇，在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的帶動(dòng)下，機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理工作不得不進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，如此才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的根本趨勢。從而有效提升機(jī)關(guān)單位在文書檔案管理工作中取得的成果，使得其能夠成為機(jī)關(guān)單位發(fā)展進(jìn)步的基礎(chǔ)。

對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，文書檔案的管理工作能不能按照相關(guān)的工作計(jì)劃落實(shí)下去，其和領(lǐng)導(dǎo)的重視程度具有直接關(guān)系。不僅如此，是否有效將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到管理工作中也是影響其管理工作的重要因素。長久以來，對(duì)于機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理，外界一直微詞頗多，不少人認(rèn)為這項(xiàng)工作不僅沒有發(fā)揮任何實(shí)際的效用，還造成了各類資源的浪費(fèi)。然而隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及現(xiàn)代信息化腳步的加快，創(chuàng)新單位文書檔案管理制度、更新文書檔案管理模式是現(xiàn)代信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢。由此可見，文書檔案管理工作是否有效很大一部分因素取決于單位領(lǐng)導(dǎo)者的重視度以及工作人員的服務(wù)指數(shù)。

就文書檔案現(xiàn)代化管理而言，傳統(tǒng)的文書檔案管理主要以紙質(zhì)管理模式為主，文書檔案管理部門的工作人員不僅工作強(qiáng)度大，而且花費(fèi)在文書記載方面的時(shí)間和精力較多。這種管理模式不僅大大降低文書檔案工作的效率，還會(huì)導(dǎo)致單位管理體系得不到有效發(fā)展。伴隨著信息技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，以計(jì)算機(jī)作為文書檔案管理的有效載體是當(dāng)今單位促進(jìn)管理工作發(fā)展的關(guān)鍵因素。

2 文書檔案管理存在的問題

2.1 文書模塊與檔案模塊得不到有效整合

就單位文書模塊與檔案模塊之間的關(guān)系而言，文書模塊與檔案模塊之間是具體與總結(jié)、促進(jìn)與發(fā)展的關(guān)系。一方面，在機(jī)關(guān)單位的相關(guān)工作中，文書檔案能夠起到一定的參考作用，甚至為某些決策提供必要的支持，這在一定程度上能夠?qū)ο嚓P(guān)工作起到助推作用。同時(shí)在另一方面，管理工作實(shí)質(zhì)上是對(duì)文書管理工作進(jìn)行的總結(jié)歸納，其能夠使計(jì)算機(jī)和文書管理之間形成有機(jī)銜接。一般情況下，文書管理工作與檔案管理工作是分開進(jìn)行的，從而導(dǎo)致檔案管理工作人員在對(duì)文書信息進(jìn)行歸納與總結(jié)時(shí)會(huì)忽視文秘工作人員，導(dǎo)致檔案管理人員與文秘工作人員之間的聯(lián)系與溝通逐漸減少，進(jìn)一步增加兩者脫節(jié)的地方。比如公文格式不規(guī)劃、檔案整理不標(biāo)準(zhǔn)等。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)沒有將焦點(diǎn)問題放在檔案管理模塊

一直以來，由于社會(huì)各界對(duì)文書檔案管理存在一種偏見，認(rèn)為文書檔案管理工作很簡單，因此不需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力在文書檔案管理模塊。另外單位管理工作人員沒有樹立科學(xué)合理的管理意識(shí)，以傳統(tǒng)紙質(zhì)的記載模式作為文書檔案管理模式，沒有將計(jì)算機(jī)作為文書檔案管理模塊的有效載體，從而進(jìn)一步阻礙了文書檔案管理工作的效率。一般情況下，文書檔案管理工作包括整理文件、記載信息、寫作公文信函等。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展腳步的加快，文書檔案管理工作不只是簡單地整理文件或者寫作公文信函，而是運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)置信息數(shù)據(jù)和模塊，從而加快檔案信息提取速度，進(jìn)一步提高檔案目錄工作效率。

2.3 管理人員文化素質(zhì)不高

相較于國外發(fā)達(dá)國家而言，我國的文書檔案管理工作起步較晚，其管理體系和制度還處于發(fā)展的初級(jí)階段，還需要單位管理工作人員積極引進(jìn)國外先進(jìn)文書檔案管理理論和模式，為提高我國文書檔案效率和質(zhì)量提供堅(jiān)實(shí)的基石。但是在實(shí)際管理過程中，文書檔案管理工作系統(tǒng)性不強(qiáng)、領(lǐng)導(dǎo)重視度不高、工作人員科學(xué)管理意識(shí)不夠、管理人員整體素質(zhì)不高等因素仍然是造成檔案工作效率低下的原因。這些因素進(jìn)一步阻礙了我國文書檔案管理體系與制度向標(biāo)準(zhǔn)化和制度化方向發(fā)展。我國很多單位在招聘人員時(shí)沒有對(duì)工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)或者專業(yè)技能培訓(xùn)，從而進(jìn)一步導(dǎo)致工作人員沒有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)和專業(yè)技能知識(shí)。

3 文書檔案管理水平提升策略探討

3.1 改變落后的管理思維模式

改變落后的管理思維模式是當(dāng)前單位考慮的焦點(diǎn)問題之一，也是提高文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的有效措施。因此，在經(jīng)濟(jì)全球化和信息化時(shí)代，單位要?jiǎng)?chuàng)新管理模式和理論，從根源上解決大部分機(jī)關(guān)單位對(duì)文書檔案管理工作的片面認(rèn)識(shí)。

3.2 制定合理科學(xué)的文書檔案管理體制

就管理體制而言，首先，創(chuàng)新文書檔案管理體制的前提條件是創(chuàng)新管理理論，并根據(jù)創(chuàng)新理論和單位實(shí)際情況制定科學(xué)合理的文書檔案管理制度。其次，單位工作人員要根據(jù)對(duì)應(yīng)的管理制度認(rèn)真落實(shí)工作每一步驟，切實(shí)執(zhí)行，為改革創(chuàng)新工作提供制度保障。

3.3 加大對(duì)文書當(dāng)前管理工作的資金投入

針對(duì)我國文書檔案管理工作系統(tǒng)性不強(qiáng)、領(lǐng)導(dǎo)重視度不高、工作人員科學(xué)管理意識(shí)不夠、管理人員整體素質(zhì)不高等等情況而言，單位領(lǐng)導(dǎo)人要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng)，為社會(huì)培養(yǎng)專業(yè)技能強(qiáng)、個(gè)人素質(zhì)高的管理性人才提供理論支撐。與此同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理模塊的普及與發(fā)展，單位應(yīng)該注重培養(yǎng)工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)技能。

3.4 保證人員配備

目前，就我國機(jī)關(guān)單位文書管理人員素質(zhì)而言，招聘制度不夠健全、人員配置不合理是導(dǎo)致單位檔案管理模塊缺乏具有專業(yè)技能水平強(qiáng)、個(gè)人綜合素質(zhì)高的管理人才的重要因素。根據(jù)對(duì)機(jī)關(guān)單位文書檔案管理人員的年齡進(jìn)行調(diào)查顯示，管理人員的年齡平均在四十歲左右，年齡較大，文化素質(zhì)偏低。因此單位要根據(jù)單位創(chuàng)辦理念有針對(duì)性地招聘具有創(chuàng)新意識(shí)的大學(xué)畢業(yè)生，為機(jī)關(guān)單位注入新鮮的血液，保證單位管理人員管理思想的時(shí)代性和創(chuàng)新性。

4 結(jié)語

總而言之，創(chuàng)新單位文書檔案管理工作、實(shí)施文書檔案管理的現(xiàn)代化管理是當(dāng)今社會(huì)和單位探討的焦點(diǎn)問題之一。因此單位領(lǐng)導(dǎo)者需要樹立科學(xué)正確的檔案管理意識(shí)，改變管理思維模式，創(chuàng)新管理體制，從而為文書檔案管理工作的創(chuàng)新之路提供科學(xué)的理論基礎(chǔ)。如此才能不斷提升機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理工作，同時(shí)促進(jìn)相關(guān)工作不斷發(fā)展進(jìn)步。

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